Сводные таблицы

При анализе больших объемов данных, представленных таблицей (списком) EXCEL, часто возникает необходимость изменять структуру данных, выбирать нужные данные из полного набора, группировать их, показывать детально или обобщенно, подводить различные итоги. Фактически это означает построение на основе исходной таблицы вспомогательных таблиц произвольного вида для решения различных задач. EXCEL дает возможность удобно формировать такие с водные таблицы и легко их модифицировать.

Для создания сводной таблицы (далее СТ) следует проверить, нет ли у исходной таблицы ненужных пустых или примыкающих к ней фрагментов. Затем активизировать ячейку внутри таблицы и выполнить команду Данные\Сводная таблица. Дальнейшая работа по созданию СТ происходит с помощью Мастера сводных таблиц, который имеет 3 шага.

1 шаг: указание типа исходных данных, которые могут находиться в списке (таблице) EXCEL, во внешнем источнике данных, в диапазонах консолидации, в других СТ. В случае ттаблицы EXCEL следует оставить первую, принятую по умолчанию, установку. Здесь же можно задать тип отчета: в виде СТ или сводной диаграммы.

2 шаг: задание диапазона ячеек, содержащих нужные данные. Если перед вызовом Мастера активная ячейка была внутри таблицы, программа автоматически выберет ее.

3 шаг: формирование макета СТ; задание параметров СТ (при необходимости); указание места ее размещения.

Рассмотрим подробно третий шаг. Кнопкой Макет вызывается диалог, в котором представлены поля будущей СТ: страница, строка, столбец и данные. Справа – кнопки с именами (столбцов) исходной таблицы. Продумав предварительно, какой будет структура СТ, следует отбуксировать нужные поля исходной таблицы на подходящие поля макета. Удаление и перемещение полей макета также выполняются буксировкой. В одном поле макета могут размещаться несколько полей исходной таблицы. В этом же диалоге можно изменить вид подводимых итогов в поле данные (по умолчанию для числовых данных используется Сумма, для текстовых – Количество значений). Для этого по нужной кнопке в поле данные выполняется и в появившемся диалоге выбирается из списка нужная итоговая функция.

Кнопка Параметры вызывает диалоговое окно, в котором можно увидеть принятые по умолчанию установки, определяющие вид и некоторые особенности поведения СТ. Как правило, эти установки можно оставлять без изменения.

В основном окне третьего шага Мастера

СТ можно изменить место расположения СТ (по умолчанию – на новом листе).

Работа со СТ. СТ имеет особые, выделенные серым цветом, ячейки – имена полей сводной. Курсор мыши на них приобретает вид четырехнаправленной стрелки. Буксировка этих ячеек приводит к изменению структуры СТ. Поле страница дополнительно имеет раскрывающийся список, позволяющий показывать страничные данные полностью или выборочно.

Для работы со СТ имеется отдельная панель инструментов. Она обычно появляется автоматически на листе со СТ, но может быть установлена и обычным образом через меню Вид\Панели инструментов. Панель активна, если активна ячейка внутри СТ. Эта панель содержит кнопки с именами всех полей СТ для добавления их в готовую СТ (буксировкой). Кнопка со списком Сводная таблица дает доступ к основным операциям со СТ.

Есть кнопки для форматирования СТ, построения сводной диаграммы, вызова Мастера СТ, скрытия/отображения деталей, обновления данных, изменения параметров полей.

Удобный способ работы со СТ – через контекстное меню СТ или ее элементов.