Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому служит своего рода планом группировки документов в дела. Она составляется и утверждается в конце календарного года и вводится в действие с 1 января нового года. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Таблица1

Заполнение содержательной части номенклатуры дел

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

- ответственным за архив предприятия производится визирование документа;

- подписывается начальником службы делопроизводства;

- экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;

- передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;

- утверждается руководителем предприятия.

Таблица 2

Номенклатура дел отдела кадров

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по Перечню	Примечание
05-01	Законодательные и нормативные правовые акты в сфере труда и трудовых отношений. Копии.		До минования надобности
05-02	Приказы по основной деятельности. Копии.		До минования надобности
05-03	Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, и др.)		75 л. ЭПК Ст. 66
05-04	Приказы по личному составу (о предоставлении очередных и учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировок и др.)		5 л. ЭПК Ст. 336
05-05	Штатное расписание и расписание к нему. Копии.		До минования надобности
05-06	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год Ст.407	После замены новыми
05-07	Положение о отделе кадров		Постоянно ст. 16
05-08	Должностные инструкции работников		3 года Ст. 35	После замены новыми
05-09	Личные дела работников		75 л. ЭПК Ст. 3376
05-10	Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел		75 л. ЭПК Ст. 338
05-11	Трудовые договоры уволенных работников		75 л. ЭПК Ст. 338
05-12	Личные карточки работников		75 л. ЭПК Ст. 339
05-13	Личные карточки уволенных работников		75 л. ЭПК Ст. 339
05-14	Трудовые книжки работников		До востребования
05-20	Документы к приказам по личному составу(заявления, представления, докладные записки и др.) не вошедшие в состав личных дел		5 л. Ст.343
05-21	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, резюме и др.) лиц не принятых на работу		1 год Ст. 341
05-22	Переписка по кадровым вопросам		3 года Ст.353
05-26	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них		50 л. Ст. 358е
	Книга учета трудовых договоров		75 л. Ст 358 д
05-35	Протоколы заседания аттестационной комиссии		15 л. ЭПК Ст. 359
05-40	Графики предоставления отпусков		1 год Ст. 356
05-41	Табели учета рабочего времени		1 год Ст. 281

Ход занятия. На основе приведенной информации и примера, составить возможную номенклатуру дел по кафедре.

Таблица 3