Регулярный обмен информацией создает атмосферу уверенности и сотрудничества

 

В каждой компании всегда происходит что‑то, о чем сотрудникам необходимо знать, и совещаний раз в полгода или беспредметных рассылок от начальника недостаточно. По крайней мере, если компания хочет воспитать в сотрудниках чувство общности, лояльности и взаимопонимания.

Регулярный обмен информацией помогает предотвратить распространение слухов, взаимных обвинений и упреков, спекуляций, непонимания, последствия которых могут быть непредсказуемы.

В конце концов, все сотрудники стремятся к одной цели.

Не важно, какое положение вы занимаете – директор, продавец, секретарь, уборщица, ‑

для выполнения стоящих перед компанией целей важна работа каждого. К сожалению, лишь каждый третий из трудоустроенных шведов знает, в чем заключается корпоративная идеология. Мы знаем, что продаем гамбургеры или кондиционеры, но какова концепция развития нашей компании, ее стратегия?

Идеология моей компании заключается в улучшении качества жизни людей. Это довольно простая цель. И не важно, читаете ли вы эту книгу, посещаете семинары, приходите ко мне за консультацией или приглашаете поработать с вашей организацией в течение полугода. Я хочу улучшить качество жизни людей в различных направлениях: в личных отношениях, на работе, в развитии личности – везде. Я сразу вижу, удастся ли мне добиться поставленных целей, и если понимаю, что мне это не под силу, отказываюсь от работы. У меня есть цель, к которой я стремлюсь, и стратегия, которой я придерживаюсь, а также самооценка и самоуважение, которые не страдают, что бы ни происходило вокруг.

Аналогичным образом и у компаний есть (или, по крайней мере, должна быть) идеология, которой они руководствуются, и сотрудники, каждый рабочий день приближающие компанию к осуществлению ее целей.

 

Участие: важно для многих

 

Участие – это вовлеченность, ощущение собственной важности, необходимости для компании. Ощущение это возникает, если мы получаем информацию о том, что происходит в компании.

Иногда меня приглашают в ту или иную компанию, чтобы помочь ей в кризисное для нее время, и я вижу, как важен регулярный обмен информацией и необходимы регулярные совещания сотрудников. Если компании предстоит сокращение штатов, руководство продемонстрирует уважение к сотрудникам, дав им максимум информации. Это поможет им легче смириться с увольнением.

То же касается смены руководства, переезда в новый офис, расширения штата – словом, любых перемен, с которыми сталкивается компания. Главная цель такого информирования: руководствуясь принципами участия и честности, создать у сотрудников ощущение уверенности, ценность которого для компании неизмеримо высока.

 

Создание здорового социального климата на работе

• Давайте информацию каждый месяц. Это вполне достаточный интервал времени, совпадающий с выдачей зарплаты, началом нового месяца и тому подобное – например, в первый понедельник.

• Создайте каналы обмена информацией между разными подразделениями компании. Это сократит расстояние между ними и поможет развить командный дух. Чем лучше взаимопонимание между ними, тем теснее сотрудничество и лучше результат.

• Обмен информацией должен быть постоянным. Не важно, что на повестке дня совещания нет особенных новостей, важно собрать сотрудников.

 

Тишина на рабочем месте

 

Не каждое рабочее пространство располагает к непосредственному общению. Иногда бывает так тихо, что слышно, как пищит комар. Это потому, что никто не осмеливается заговорить.

Тихие рабочие места вызывают чувство дискомфорта. Лишенные общения люди вынуждены по‑своему интерпретировать происходящие события, формировать свое мнение, основываясь на любых доступных им крохах информации. Информационный голод заставляет их жить в своей собственной реальности. А это опасно.

Каждый раз, приходя в такую компанию, я удивляюсь: люди отдают себя работе, проводят в офисе долгие часы, и их окружает тишина. И это не оттого, что у сотрудников нет своего мнения, идей, мыслей, а скорее потому, что никто из них не осмеливается высказать их вслух, разве что коллеге за чашкой кофе или сигаретой. Идей у них легион, но они не достигают ушей тех, кто в состоянии претворить их в жизнь. Сотрудники обмениваются только слухами, взглядами и вздохами.

Кирсти Лин Холте написала целую диссертацию о молчании на работе и о влиянии этого молчания на результаты деятельности компании.

От 30 до 45 процентов сотрудников предпочитают держать свое мнение при себе, вместо того чтобы высказать его руководству. Согласно Кирсти Холте, теория, гласящая, что молчание есть синоним лояльности, не выдерживает критики. Напротив, молчание персонала напрямую связано со снижением квалификации, креативности и демократии в компании. По ее мнению, тот, кто в уважительной манере высказывает конструктивную критику, более лоялен к своему работодателю, чем его молчаливый коллега. Проблема заключается еще и в том, что по отношению к «разговорчивым» работникам порой применяются репрессии, их идеи и мнение игнорируются, что никак не способствует созданию на работе комфортного климата. В такой ситуации сотрудники больше озабочены сохранением своего рабочего места.

Руководство должно с уважением относиться к каждому, кто высказывает конструктивные критические замечания. Если в компании царит политика тишины, есть риск, что ценные идеи погибнут под спудом молчания, а когда творческому потенциалу мешают развиваться, компания вряд ли долго протянет.

Нужно понимать, что для создания комфортного климата требуется уверенный в себе руководитель, для которого мысли и чувства работников – не пустой звук. Не связанные обетом молчания сотрудники стимулируют развитие компании, общение на рабочем месте повышает качество выполняемой ими работы.

Печально, что не все это понимают. Если бы я была руководителем компании, первым делом я поговорила бы с персоналом, потому что люди мне интересны, я действительно хочу знать, о чем они думают, что чувствуют, чего хотят.

Однажды мать Терезу пригласили на семинар по управлению. Предполагалось, что она выступит с длинной речью на тему лидерства. А она спросила только: Вы знаете людей, с которыми работаете? Вы заботитесь о людях, с которыми работаете? – и сошла с трибуны. Только это показалось ей важным.

 

 

Общение между коллегами

 

 

Нина. Общение между коллегами должно оставаться профессиональным. Иногда я трушу и о чем‑то умалчиваю. Стараюсь выражать свои мысли правильно, но мне не всегда это удается.

 

 

Крис. Общение – неотъемлемая и существенная составляющая моего рабочего дня. Я постоянно общаюсь с коллегами – в столовой, у копировальной машины, когда кто‑то подходит к моему столу. По‑моему, это здорово.

 

Специалисты Мичиганского университета (США) недавно провели исследование с целью выяснить, как болтовня с коллегами влияет на производительность труда, и оказалось, что разговоры о пустяках повышают результативность работы! А всего‑то нужно потратить десять минут в день на легкий разговор о повседневном. По всей видимости, дружеская болтовня благотворно действует на память и помогает сосредоточиться.

Совершенно очевидно, что дружеские разговоры создают в коллективе приятную атмосферу, сплачивая коллег и, как следствие, улучшая результаты деятельности компании. Небольшие перерывы в работе и болтовня ни о чем снимают напряжение, освежают, и мы с новыми силами возвращаемся к тому, чем занимались.

Все мы разные, и степень разговорчивости у нас тоже разная. Некоторые люди тихо сидят большую часть дня, зарывшись в бумаги, в то время как другие просто не в состоянии держать рот закрытым. Они постоянно о чем‑то говорят, словно ведут репортаж в прямом эфире. Чуть позже я вернусь к различию в характерах и ролях в группе.

 

Ясность

 

Если бы мне удалось выстроить в одну цепочку тех, с кем мне довелось встречаться и кто испытывал трудности с ясностью общения, эта цепочка протянулась бы до Москвы. И все эти люди соглашались с тем, что ясность является жизненно важным, может быть, одним из основных аспектов общения на рабочем месте, как между коллегами, так и с руководством. Люди обычно считают, что способны ясно выражать свои мысли, тогда как в действительности это не так или не совсем так.

Нечеткость в выражении мыслей в некоторой степени связана с нашей неготовностью брать на себя ответственность за чувства других людей. Я имею в виду, что иногда мы избегаем простых формулировок и облекаем свои мысли в громоздкие словесные конструкции, потому что не знаем, как отреагирует собеседник на сказанное, и не хотим расстраивать, разочаровывать, сердить или обижать человека, портить атмосферу или раздувать конфликт.

Ко всему прочему, мы просто не привыкли прямо и однозначно выражать свои мысли, мы плохо знакомы с тем, как люди реагируют на откровенность, и не знаем, как справляться с эмоциональными всплесками. Это означает также и то, что, когда мы пытаемся быть предельно понятными, мы часто перегибаем палку и высказываемся достаточно резко. Собеседнику не остается ничего другого, как защищаться. Как следствие, назревает конфликт.

Отчасти в этом повинна наша уверенность в том, что другие люди способны понимать нас без слов и читать наши мысли. Нам кажется, что они должны схватывать все буквально на лету. Нам кажется, что намека в наших глазах должно быть достаточно.

В самом деле, сколько времени нужно потратить на объяснения, чтобы взрослый человек понял, что мы имеем в виду?

Я бы сказала, довольно много. Но это зависит также и от того, как мы объясняем.

 

Лоттен. Я возлагаю большие ожидания на своих коллег. Я хочу, чтобы они делали в точности то, о чем я их прошу, и чтобы наш вклад в общее дело был равным. Но я постоянно разочаровываюсь. Я стараюсь предельно ясно объяснять коллегам, чего жду от них, чтобы не возникало непонимания, но, по‑моему, они считают меня придирчивой занудой.

 

 

Тор. Боюсь, я слишком много говорю, когда пытаюсь выразить свои мысли. Получается беспорядочное нагромождение слов, в котором людям трудно отыскать суть. Я знаю об этом, потому что после совещаний ко мне подходят коллеги и спрашивают, что я, собственно, имел в виду, а остальные просто делают свои выводы из сказанного мной, зачастую неверные. Но это так трудно изменить!

 

Я уверена, что Тор может говорить красноречиво, выразительно, образно, но, когда он хочет донести свои мысли до коллег, ему не хватает ясности выражений. Человек, способный эффективно доносить до других людей информацию, сразу схватывает ситуацию, адаптирует свое мышление и воспринимает мысли и чувства окружающих.