В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.
По сфере применения различают: банковские, фондового рынка, страховые, налоговые, промышленных предприятий и организаций, статистические и другие экономические информационные системы.
Как и всякая другая система, ЭИС состоит из элементов или подсистем, находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с их элементами образуют структуру системы. Иными словами, ЭИС - это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.
В ЭИС можно выделить две большие части: обеспечивающую и функциональную. Обеспечивающая часть ЭИС состоит из технического, программного, информационного, организационного, правового и других видов обеспечения.
К техническому обеспечению относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника. Компьютеры условно можно разделить на два класса: персональные и высокопроизводительные (суперкомпьютеры). Компьютеры могут объединяться в локальные вычислительные сети (ЛВС). В ЛВС известно несколько режимов работы. Наиболее простой режим не предполагает специально выделенного компьютера, ресурсы которого распределяются между другими машинами. Каждая ЭВМ имеет свои собственные ресурсы и ресурсы, предоставляемые другим компьютерам.
Второй режим предусматривает выделение отдельного компьютера (файл-сервера) для обслуживания сетевых программ и других компьютеров, на этой машине находятся общие программы и базы данных.
Третий режим также предполагает выделение отдельного компьютера и известен под названием клиент-сервер. В отличие от предыдущего в данном случае на сервере находятся не только общие базы данных, но и программы поиска и записи, что позволяет "клиентам" (другим программам, расположенным на удаленных компьютерах) запрашивать не всю информацию из базы данных, а только частично или полностью обработанную сервером. ЛВС могут объединяться между собой и распределять ресурсы.
Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ системы обработки данных и документов, необходимых для эксплуатации этих программ.
Различают общее и прикладное ПО.
В общее ПО включают операционные системы, системы программирования, сервисные программы.
Операционная система - это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.
Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей-программистов, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения.
Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.
Для функционирования ЭИС необходимы также следующие виды программного обеспечения:
- тестовые и диагностические программы;
- программные средства телекоммуникации;
- программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и других воздействий;
- программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи пользователя;
- программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.
Прикладное (функциональное) ПО - это программные средства для конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий (настройка автоматизированного рабочего места - АРМ, СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, подсистем ЭИС).
Прикладное ПО принято делить на: универсальные программные средства (текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных, интегрированные пакеты программ и др.); профессиональные программные средства, ориентированные на различные специальности и специализации как для экономистов, так и не экономистов; прочие программные средства (обучающие, развлекательного характера деловые игры и т.д.)
Информация, необходимая для обеспечения функционирования системы управления, представляет собой информационное обеспечение, которое формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель: бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.
Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. Это информация о состоянии рынка и конкурентах, прогнозах процентных ставок и цен, налоговой политике и политической ситуации. Такая информация носит вероятностный характер и ее обработка стандартными программными средствами затруднена.
Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели. Эта информация, как правило, формализуется, измеряется и в управленческих документах фиксируется как точная информация.
Информация может быть внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.). Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях в виде файлов.
Все документы, относящиеся к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные. Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные.
Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзита) и решении задач в последующий период.
Организационное обеспечение включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Основными функциями персонала ЭИС является разработка:
- юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;
- документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;
- методической документации для подготовки управленческих работников к работе в условиях компьютеризации и др.
Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус. Оно осуществляет также регулирование разработки ЭИС и взаимоотношений разработчика и заказчика. Правовое обеспечение включает общую и специальную части: первая содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а вторая осуществляет юридическую поддержку принятия решений.
Функциональная часть ЭИС представляет собой совокупность взаимосвязанных задач различных подразделений объекта управления, формализованная и переведенная на компьютерную основу. Фактически она является моделью системы управления объектом. Функциональная часть разбивается на подсистемы (декомпозиция), конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам:
- по уровню управления (высший, средний, оперативный);
- виду управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы);
- сфере применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.);
- функциям управления и периодом управления.
Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.
Состав задач в ЭИС определяется важностью той или иной функции управления, возможностью формализации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров, наличием информационной базы и технических средств и другими факторами.
4. Об электронной нервной системе и информационной работе*
Не пройдет и десяти лет, как для большинства людей ПК станет незаменимым атрибутом домашней и рабочей обстановки, а электронная почта и связь через Интернет - обычным делом, они будут носить с собой цифровые устройства, хранящие их личную и деловую информацию. Появятся новые потребительские устройства, которые будут обрабатывать практически любой вид информации - текст, числа, голос, фотографии, видеозаписи - в цифровом формате.
Сегодня схема доступа к информации выглядит так: человек сидит за своим письменным столом, а связь с Интернетом осуществляется посредством материального кабеля. Но через некоторое время переносные цифровые устройства будут сопровождать человека везде, обеспечивая ему постоянный контакт с другими цифровыми устройствами и с другими людьми. Счетчики электроэнергии и расхода воды, системы сигнализации, автомобили и прочие материальные предметы повседневного быта человека будут готовы в любой момент отчитаться перед ним о своем состоянии через Интернет. Все упомянутые сферы применения электронной информации подходят сегодня к «точке перегиба» - моменту, когда перемены в характере их использования потребителями станут стремительными и массовыми. В совокупности все эти изменения приведут к радикальному преобразованию как мира бизнеса, так и повседневной жизни людей.
Самый надежный способ выделить свою компанию среди конкурентов - это хорошо организовать работу с информацией. Число конкурентов растет. Растет и объем информации о них, о рынке, который становится глобальным. В конкурентной борьбе победят те компании, которые смогут внедрить у себя «электронную нервную систему» высшего класса - ту, что обеспечивает бесперебойное движение информации ради интенсивного постоянного развития интеллекта компании.
Ключевым элементом «электронной нервной системы» является координация деятельности в трех различных областях - управлении знаниями, деловых операциях и коммерции.
Успеха в ближайшем десятилетии добьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свою работу с помощью электронного инструментария. Это позволит им быстро принимать правильные решения, предпринимать эффективные действия и поддерживать тесные плодотворные связи со своими клиентами. «Электронная нервная система» позволит вести бизнес со скоростью мысли.
Какими бы достоинствами ни обладали компании - умными сотрудниками, замечательными продуктами, хорошим отношением клиентов, солидными счетами в банке, - сегодня этого недостаточно. Необходимо еще и обеспечить в компании быстрое движение полезной информации, которое поможет лучше организовать рабочие процессы, повысить качество продукции и эффективность деятельности. У большинства компаний есть хорошие сотрудники. Большинство компаний хотят правильно работать со своими клиентами. В недрах большинства организаций имеются полезные данные, которые могли бы очень пригодиться их сотрудникам. Однако необходимы еще информационные потоки, которые являются кровеносной системой компании; они позволяют добиться максимальной отдачи от сотрудников и получить необходимые сведения от клиентов.
Как только в 1946 году была построена первая в мире универсальная ЭВМ ENIAC, компьютеры быстро доказали свое превосходство над людьми в скорости и точности вычислений во множестве сфер применения, справляясь как с управлением записями о клиентах крупнейших учреждений, так и с автоматизацией практически любых технических процессов, которые могут быть разложены на дискретные, многократно повторяющиеся шаги. Однако высшие сферы были компьютерам недоступны. Они помогали людям, но эту помощь трудно было назвать интеллектуальной. Для того чтобы понять физику процессов и разработать подробные программы вычисления траекторий артиллерийских снарядов или баллистических ракет, требуется человеческий мозг - и лишь затем для мгновенного выполнения этих вычислений в дело вступает «гениальный тупица» - компьютер.
Коммерческим предприятиям требуется работа другого рода, которую автор книги «Что нас ждет» [Michael Dertouzos. What Will Be: How the New World of Information Will Change Our Lives (San Francisco: HarperCollins, HarperEdge, 1997)], называет «информационной работой». Информационную работу он определяет как «преобразование информации посредством человеческого мозга или компьютерной программы». Информационная работа - проектирование здания, обсуждение контракта, заполнение налоговой декларации - требуется для большинства реальных данных, с которыми мы имеем дело в жизни, и составляет большую часть видов деятельности, выполняемой в экономически развитых странах. «Действия, в которых участвует «информация-как-глагол», доминируют в обработке данных», - утверждает Дертузос. Он считает, что информационная работа порождает 50-60 процентов валового национального продукта индустриально развитых стран.
Информационная работа - это работа мысли. Когда мышление и сотрудничество получают мощную поддержку компьютерных технологий, это и означает, что создана «электронная нервная система». Она состоит из современных компьютерных процессов, используемых интеллектуальными работниками для принятия оптимальных решений, для того, чтобы думать, действовать, реагировать на изменения и адаптироваться к ним.
Чтобы выполнять информационную работу, сотрудники компании должны иметь простой доступ к информации. До последнего времени, однако, было принято считать, что «цифры» являются прерогативой высшего руководства.
В каждой компании должна быть проведена некая черта, разграничивающая доступ к информации. Тем не менее политика доступа к информации должна быть максимально открытой. Очень важно, чтобы как можно больше людей, включая самых младших членов рабочих групп, были вовлечены в работу над продукцией, владели историей вопроса, понимали смысл ценообразования и знали о ситуации с продажами в разных географических регионах и сегментах потребительского рынка. Польза от системы, основанной на доверии и обеспечивающей каждому сотруднику целостную картину дел в компании, во много раз перевешивает потенциальный риск такого подхода.
Признаком хорошей «электронной нервной системы» является снабжение менеджеров среднего звена потоком конкретной, побуждающей к действиям информации. Сведения о продажах, структура расходов, цены поставщиков и подрядчиков и состояние важнейших проектов - все это менеджеры должны видеть в онлайновом режиме, чтобы они могли на их основе анализировать данные и координировать свои действия с другими сотрудниками. Системы должны извещать пользователей о нестандартных ситуациях, выявляемых на основе задаваемых ими критериев, что избавит их от необходимости рутинного контроля нормального функционирования бизнеса. Однако даже в крупнейших компаниях, входящих в список 500 грандов бизнеса, публикуемый журналом Fortune, критически важная информация проходить достаточно длинный, извилистый путь.
Еще одним признаком хорошей «электронной нервной системы» является число полезных идей, «всплывающих» на верхние этажи компании с уровня менеджеров линий продуктов и интеллектуальных работников. Получая возможность анализа конкретных данных, эти люди становятся генераторами конкретных идей о том, как можно улучшить работу.
К признакам хорошей «электронной нервной системы» относится и то, что она позволяет обсуждать на совещаниях конкретные, четко поставленные проблемы и принимать конкретные решения, ведущие к определенным действиям.
* Билл Гейтс. Бизнес со скоростью мысли. –М.: ЭКСМО-Пресс, 2001.
с. 15-40
