Индекс – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

РУССКИЙ ЯЗЫК В ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Словарь

Нижний Новгород

2015

Автор-составитель:

Ипатова И.С., кандидат педагогических наук, профессор кафедры

языкознания и иностранных языков ПФ РГУП

Данный словарь содержит основные термины и понятия по дисциплине «Русский язык в деловой документации».

Предназначен для магистрантов, изучающих дисциплину «Русский язык в деловой документации». Будет полезен широкому кругу читателей, интересующихся спецификой деловых бумаг.

Пособие одобрено на заседании кафедры языкознания и иностранных языков федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный университет правосудия» (Приволжского филиала) (протокол № ___от ____).

Утверждено Учебно-методическим советом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный университет правосудия» (Приволжского филиала) (протокол № ___ от ___________).

Автобиография – это последовательное изложение самим говорящим или пишущим основных этапов его жизни.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант – отправитель.

Адресат –получатель.

Акт –документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений

Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Бланк –белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т. п.).

Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка – копия части текстового документа.

Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документ; Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Дубликат – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу).

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок письма – указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о».

Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например служебная З., памятная З., докладная З., объяснительная З.)

Запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.

Заявление –документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Инвентаризационная опись – (ведомость) – перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Индекс – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела, то же, что Номер дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация – проставление индекса (присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации).

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исковая давность – срок защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Картотека по личному составу – каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

Квитанция – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Клише. 1. Рельефное изображение на металле, камне, дереве. 2. Речевой стереотип, готовый оборот, используемый в качестве легко воспроизводимого в определенных условиях стандарта.

Ключевые слова – слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контрагент – одна из сторон контракта, договора.

Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит – включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т. д. из государственных фондов.

Лист (архивного) фонда – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Маркировка – индексация технических документов или товара.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Накладная – документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

Наряд-заказ – плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы

Номенклатура – перечень наименований.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.