Сортировка данных в списке

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4

Тема: Электронные таблицы. Фильтрация данных.

Цель: Приобретение навыков по созданию списков, сортировке и фильтрации данных.

Теоретическая часть

Многие технологии работы в MS Excel ориентированы на работу с данными, организованными в виде списка – набора строк, содержащих взаимосвязанные данные. Списки могут использоваться для поиска нужных сведений, сортировки, обобщения и систематизации данных.

Список включает в себя заглавную строку с заголовками столбцов (в тер-минологии баз данных полей) и совокупность строк (записей) одинаковой структуры, каждая из которых характеризует некоторый конкретный объект.

На рисунке 1 представлена таблица, оформленная в виде списка MS Excel, содержащая информацию о квартирах, реализуемых риэлтерской фирмой.

Рисунок 1 – Сведения о квартирах, продаваемых риэлтерской фирмой

При создании списка следует соблюдать следующие правила:

– список должен отделяться от любой другой информации на рабочем листе пустыми строками или столбцами (обратите внимание, что на рисунке 13 список отделён пустой строкой даже от названия таблицы);

– в каждом поле списка должны содержаться данные только одного типа (текст, числа или даты);

– в списке нельзя объединять ячейки;

– заголовки полей списка должны быть уникальными;

– в списке не должно быть пустых строк или столбцов.

Сортировка данных в списке

При сортировке данных в списке следует руководствоваться сформулированным ранее правилом – каждая запись списка характеризует конкретный объект. Отсюда следует, что при правильном выполнении сортировки должен изменяться порядок следования записей, а не значений данных в отдельных полях.

Для выполнения сортировки записей списка по значениям данных в одном поле следует поставить указатель в любую ячейку этого поля, далее нажать кнопку прямого или обратного порядка сортировки в группе Сортировка и фильтр на вкладке ленты Данные. Если выбран прямой порядок сортировки, в поле, по которому выполняется сортировка, текстовые данные будут расставлены по алфавиту, числа – от меньшего к большему, даты – от более ранней к более поздней. При обратном порядке сортировки порядок расположения данных будет противоположным. Не рекомендуется перед выполнением сортировки выделять данные в поле – при недостаточно аккуратной работе список может быть испорчен.

Если планируется сортировка по нескольким полям, в группе Сортировка и фильтр следует нажать кнопку Сортировка для вывода диалогового окна, в котором следует определить параметры сортировки (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диалоговое окно для создания многоуровневой сортировки записей списка

Параметры, заданные в диалоговом окне, представленном на рисунке 2, позволяют выполнить двухуровневую сортировку записей списка. Вначале записи будут рассортированы по районам расположения квартир (по алфавиту), затем внутри этих групп – по датам приватизации квартир (в хронологическом порядке).

MS Excel позволяет создать с помощью пользовательского списка порядок сортировки, отличающийся от стандартного. Предположим, записи списка должны сортироваться в следующем порядке: Южный, Восточный, Северный районы. Для реализации возможности такой сортировки необходимо в диалоговом окне Сортировка для поля Район открыть список в поле Порядок (рисунок 2) и выполнить команду Настраиваемый список…. На экране появится диалоговое окно Списки, инструменты которого позволяют сформировать новый пользовательский список. В дальнейшем этот список можно будет выбирать в поле Порядок диалогового окна Сортировка.