и исполнению запросов социально-правового характера

Для проведения аттестации работников отдела по работе с обращениями граждан

и исполнению запросов социально-правового характера

 

1. (Общий). Назвать статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ», регулирующие вопросы использования архивных документов.

Глава 6. Доступ к архивным документам и их использование, пункты 3, 4 ст. 26.

2. (Общий). Какой раздел Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН устанавливает нормы по вопросам использования архивных документов?

Пункт 5.7. Формы использования архивных документов; пункт 5.8. Порядок исполнения запросов пользователей; пункты 5.9., 5.10. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3. (Общий). На какие виды подразделяются запросы, поступающие в государственный архив?

Запросы, поступающие в государственный архив подразделяются на тематические, генеалогические, социально-правовые запросы.

4. (Общий). Какой запрос называется тематическим?

Запрос о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту является тематическим. Биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц, являются также тематическими.

5. (Общий). Какой запрос называется генеалогическим?

Запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода, является генеалогическим.

6. (Общий). Какой запрос называется социально-правовым?

Запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ, Омской области и международными обязательствами РФ, являются социально-правовыми.

7. (Общий). В каком виде оформляется ответ на социально-правовой запрос?

Ответ на социально-правовой запрос оформляется архивом в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

8. (Общий). Дать определение понятию архивная справка.

Архивная справка это документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

9. (Общий). Дать определение понятию архивная выписка.

Архивная выписка это документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

10. (Общий). Дать определение понятию архивная копия.

Архивная копия это дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

11. (Общий). Каков порядок работы с запросом, не относящимся к составу хранящихся в архиве документов?

Запрос, не относящийся к составу документов, хранящихся в архиве, в течение 5 дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя. Возможно направление заявителю рекомендаций о самостоятельном обращении в соответствующий архив или организацию.

12. (Общий). Какие нормативные документы КУ ИсА регламентируют порядок исполнения социально-правовых запросов.

В КУ ИсА разработаны: Административный регламент по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов по документам АФ РФ и другим архивным документам, Методическое пособие по исполнению запросов социально-правового характера, Порядок работы с контрольными запросами, Порядок исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом.

13. (Общий). Каков порядок регистрации запросов социально-правового характера?

Поступившие в архив запросы социально-правового характера регистрируются в электронном виде с использованием программного комплекса «Архивариус: контролер» не позднее дня, следующего за днем поступления запроса.

14. (Общий). В какие сроки исполняется запрос социально-правового характера?

Срок исполнения запроса социально-правового характера установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» и составляет 30 дней. В порядке исключения руководителем КУ ИсА срок может быть продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

15. (Общий). Какие требования предъявляются к тексту архивной справки?

Текст архивной справки составляется в хронологической последовательности событий, фактов с указанием видов архивных документов и их дат, допускается цитирование архивных документов Сведения об учебе, работе в нескольких учебных заведениях, организациях включаются в одну справку.

Несовпадение отдельных данных архивных документов с запрашиваемыми сведениями (отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие только одного из них и т. п.) оговариваются в тексте архивной справки словами «Так в документе» или «Так в тексте оригинала», которые приводятся в скобках или в конце текста архивной справки. В конце текста архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места: «Так в тексте оригинала» или «В тексте оригинала неразборчиво».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

16. (Общий). Как удостоверяются архивная справка, архивная выписка и архивная копия?

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия подписываются руководителем или его заместителем и заверяются оттиском печати КУ ИсА.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, дополнительно заверяется проставлением и заполнением специального штампа – апостиля. Апостиль не проставляется на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, направляемых в государства, с которыми РФ заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам. Апостиль не поставляется также на архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

17. (Общий). Как оформляется текст архивной выписки?

В архивной выписке наименование организации – автора документа, наименование вида архивного документа, его дата и номер и, при наличии, заголовок к тексту воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов приводятся в архивной выписке с оформлением в начале и в конце извлечения многоточия. Пропуски в тексте архивного документа также обозначаются многоточием.

К тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места словами: «Так в тексте оригинала» или «В тексте оригинала неразборчиво».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

18. (Общий). Каков порядок выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий?

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются заявителям по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, высылаются в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и др.) направляются в Росархив или Управление Департамента консульской службы по Омской области.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются заявителю или его доверенному лицу под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель расписывается на обороте копий архивной справки, архивной выписки или копии сопроводительного письма, указав дату получения.

19. (Общий). Каков порядок подготовки и удостоверения архивной копии?

Архивные копии по запросам заявителя изготавливаются с помощью оргтехники (ксерокс, сканер). На верхнем поле в правом углу архивной копии проставляется штамп «Архивная копия». Все листы архивной копии скрепляются в установленном порядке и на месте скрепления заверяются заверительной надписью о количестве листов, подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и оттиском печати КУ ИсА. На обороте последнего листа архивной копии проставляются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Окончательное удостоверение осуществляется оформлением слова «Верно», подписью руководителя и оттиском печати КУ ИсА.

20. (Общий). Возможен ли возврат личных документов? Каков порядок возвращения подлинных личных документов?

По письменным заявлениям и с разрешения руководителя КУ ИсА гражданам выдаются трудовые книжки, личные документы, а реабилитированным лицам и их наследникам – подлинники личных документов творческого характера (рукописи, фотографии, письма и другие личные документы), сохранившиеся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах.

Сохранившиеся документы официального происхождения: (паспорт, военный билет, служебное удостоверение и др.) возврату не подлежат.

21. (Общий). Чем при необходимости дополняется архивная справка?

При необходимости архивная справка дополняется архивными копиями документов или выписками из них, которые подтверждают сведения, изложенные в архивной справке.

22. (Общий). Каковы сроки для подготовки ответа на запрос по НСА?

Срок исполнения запросов по НСА не должен превышать 15 дней со дня регистрации запроса.

23. (Общий). Каковы особенности исполнения повторного запроса?

При исполнении повторного запроса, в том числе, составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, проверяется соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, в случае обнаружения дополнительных сведений, они включаются в повторно выдаваемую справку.

24. (Общий). Какие основные документы регламентируют доступ к архивным документам в КУ ИсА?

– Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН (2007);

– Положение о доступе к архивным документам (КУ ИсА, 2012);

– Правила работы пользователей в читальном зале (КУ ИсА, 2012);

– Порядок доступа к документам, содержащим охраняемые законодательством тайны (КУ ИсА, 2012).

25. (Общий). К каким документам ограничивается доступ в архиве?

Архив ограничивает доступ пользователей к секретным делам, к делам и БД, содержащим информацию, охраняемую законодательством РФ, а также к делам в соответствии с условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

26. (Общий). Какие условия следует соблюдать при организации доступа к уголовным делам, к делам репрессированных, к делам, содержащим сведения об усыновлении, информацию о третьих лицах, их имуществе, и иным делам, содержащим охраняемые законодательством РФ тайны?

К перечисленным делам не ограничен доступ для:

1) работников судов, органов прокуратуры и внутренних дел РФ, органов государственной власти и местного самоуправления, органов опеки и попечительства (на дела содержащие сведения по усыновлению, опеке и попечительству), организаций – фондообразователей, на основании официального мотивированного письменного обращения в пределах исполнения ими служебных обязанностей:

2) граждан, субъектов сведений, их наследников (после смерти первых) и их доверенных лиц;

3) усыновителей, а после их смерти – усыновленных и их доверенных лиц (на дела содержащие сведения по усыновлению);

Архив может организовать доступ пользователей к этим документам в соответствии с темой научной работы на основании официального письма и разрешения руководителя КУ ИсА. Гражданам, занятых частным поиском документы не выдаются.