Информационно-справочные документы

Справки –документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Реквизиты справки: наименование жанра документа; именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; текст, содержащий требуемую информацию; наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.

Содержание информации: Дана в том, что....действительно работает в … (является студентом)

Обозначение адресата: Дана для представления в...

(справка с места работы)

СПРАВКА

00.00.00.

Ф.И.О. работает экономистом отдела маркетинга (наименование предприятия) с окладом (цифрами и прописью) руб. в месяц.

Директор                          Подпись                               И.О. Фамилия

Главный бухгалтер          Подпись                               И.О. Фамилия

Докладная записка –документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующую, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторую – где излагаются предложения, просьбы.

Реквизиты докладной записки:адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); наименование жанра документа; текст (информация; предложение и его аргументация); список документальных приложений (если они требуются); наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу... Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответ ствии с... Возникла необходимость (чего?)... Согласовать вопрос...

00.00.0000 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые смогут отдохнуть летом 0000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять под контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. отдела образования Аванов Д.М.            Подпись                                                                                 Н.И. Пирогова

Объяснительная записка –это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Текст должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Довожу до вашего сведения…

Декану … факультета

 (Ф.И.О)

студентки II курса, группы...

Объяснительная записка

Я отсутствовала на занятиях в период с 00.00.00 по 00. 00. 00 по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата                                                                                                                 Подпись

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход заседания, совещания, собрания.

Различают полные и краткие протоколы. Основную часть полного протокола занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.

Председатель…, секретарь…, присутствовали…, приглашенные…, повестка дня…, слушали…, выступили…, постановили…, рассмотренные вопросы…, принятые решения…

Полный протокол

Наименование предприятия …

ПРОТОКОЛ

00.00.0 № …

собрания акционеров предприятия

Председатель – Ф.И.О.

Секретарь – Ф.И.О.

Присутствовали: …(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: …(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ: …

СЛУШАЛИ: …(должности, фамилии, инициалы, содержание выступления)

ВЫСТУПИЛИ: …(должности, фамилии, инициалы, содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ: …

Председатель    (Подпись)

Секретарь          (Подпись)

Краткий протокол

Наименование предприятия …

ПРОТОКОЛ

00.00.0000. №…

собрания акционеров предприятия

Председатель – Ф.И.О.

Секретарь – Ф.И.О.

Присутствовали: …(должности, фамилии, инициалы)

РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ: …

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ: …

Председатель    (Подпись)

Секретарь          (Подпись)

Акт – документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.)

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта.

Комиссия в составе…, составили акт о следующем…, составлен комиссией в составе…, комиссия рекомендует…, фактов … не установлено.

АКТ

00.00.0000 № …

об отсутствии на работе инженера-технолога Л.И. Спирина

Комиссия в составе начальника цеха В.В. Логинова, диспетчера О.М. Сергеевой, контролера ОТК Г.И. Николаевой составили акт о следующем.

В течение рабочего дня 00.00.0000 инженер-технолог Л.И. Спирин отсутствовал на рабочем месте (помещение сборочного цеха) с 11 час. 20 мин. до 13 час. 30 мин. (всего: 2 час. 10 мин.).

Отсутствие инженера-технолога привело к сбоям в работе бригады рабочих цеха по выпуску уникального оборудования и в итоге к производственным ненормативным потерям.

Л.И. Спирин свое отсутствие на рабочем месте объяснил необходимостью быть в это время в ГИББД. Документов, подтверждающих подобную информацию, Л.И. Спирин не представил. Серьезных доводов в свое оправдание не привел.

Начальник цеха                                Подпись                              В.В. Логинов

Контролер ОТК                                 Подпись                               Г.И. Николаева

Диспетчер                                           Подпись                              О.М. Сергеева

С актом ознакомлен:           Подпись         00.00.0000       Л.И. Спирин