Ввод, удаление данных и форматирование

При вводе данных в ячейки необходимо соблюдать правило: одно число или каждая порция текста вводится в свою ячейку. При вводе большого фрагмента текста, начать новую строку можно сочетанием клавиш AltEnter.

Если введённый текст не умещается в ячейке. Можно увеличить ширину столбца. Для этого мышкой нужно потянуть за линию между буквами столбцов. При этом увеличится размер всех ячеек столбца.

В некоторых случаях, например при оформлении таблицы, требуется объединить несколько ячеек в одну.

Для этого следует выделить ячейки, выполнить команду Формат, Ячейки, Выравнивание, поставить галочку " Объединение ячеек ", или нажать кнопку (Объединить и поместить в центре).

К ячейке можно применить следующее форматирование (командой Формат, Ячейки):

выровнять текст или число по левому, правом, верхнему, нижнему краю ячейки, выровнять по центру; повернуть содержание ячейки под любым углом, сделать надпись вертикальной (вкладка Выравнивание);

изменить формат шрифта ячейки (вкладка Шрифт);

залить фон ячейки цветом (вкладка Вид);

обвести ячейку или группу ячеек рамкой (вкладка Граница).

Удаление данных из ячейки Правка очистить все, форматы, содержимое(Del), примечание.

Типы данных и форматы числа

Ячейка может хранить либо текстовые, числовые данные, данные логического типа (ИСТИНА или ЛОЖЬ), формулы. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю, числовые данные по правому.

Числа в Excel могут быть представлены в различных форматах (команда Формат, Ячейки, Число).

Общий - используется для отображения текстовых и числовых данных любого типа.

Числовой – общий способ представления числа, число выводится с округлением.

Процентный - число выводится умноженным на 100 и со знаком "%".

Денежный - число выводится со знаком денежной единицы, например "р.".

Финансовый - используется для выравнивания денежных величин по разделителю целой и дробной части

Дата - целая часть числа интерпретируется как количество дней, прошедших после 1 января 1900 года.

Время - дробная часть числа интерпретируется как доля времени, прошедшего от начала суток (единица соответствует 24 часам).

Автозаполнение данных

В правом нижнем углу активной (выделенной) ячейки есть маркер автозаполнения, за который можно потянуть мышкой вниз или вправо. При этом будет осуществляться автоматическое заполнение данных.

Автозаполнение позволяет

Копировать текст и числа в смежные ячейки

Заполнить соседние ячейки периодически повторяющейся информацией: месяцами, кварталами, днями недели.

Заполнить соседние ячейки цифрами по порядку. Автозаполнение осуществляется при нажатой клавише CTRL.

Скопировать формулу на соседние ячейки, чтобы там были проведены аналогичные вычисления с учетом переадресации ячеек.

Заполнить соседние ячейки датами по порядку.

Заполнить соседние ячейки датами или числами с заданной периодичностью. Для этого надо ввести две даты (или два числа) с заданной периодичностью, выделить обе ячейки и потянуть за маркер заполнения.

Даты и время

Excel сохраняет все даты в виде целых чисел, а все значения времени – в виде десятичных дробей. Что позволяет выполнять со значениями даты и времени операции сложения, вычитания и сравнения, как и с любыми другими числами.

В этой системе каждой дате, начиная с 1 января 1900 года, присвоен свой порядковый номер, который и хранится в ячейке Excel. Для преобразования числового значения даты в привычный вид, к нему применяют формат даты (Формат, Ячейки, Число, Дата).

Порядковый номер 1 представляет собой полдень 1 января 1900 года. Значения времени сохраняются в виде десятичных дробей в диапазоне,0 –,99999, где.0 – это 00:00:00, а,99999 – это 23:59:59. Целые числа, представляющие значения даты, и десятичные дроби, представляющие значения времени, могут объединяться в числа, имеющие целую и десятичную составляющие. Например, число 32331,06 представляет следующую дату и время: 07.07.1988 1:26:24 ночи.

Дату можно вводить так: ДД.ММ.ГГ или так: ДД/ММ/ГГ а можно так: ДД-ММ-ГГ. Если ввести дату иначе, то Excel будет рассматривать её как текст.

Время нужно вводить так: чч:мм или чч:мм:сс т.е. час, минута и, если требуется, секунда, разделённые двоеточием.

Если нужно ввести дату вместе со временем, то время отделяется пробелом:например, 31.01.2011 12:30.

Чтобы узнать, что на самом деле записано в ячейке, ей нужно присвоить Общий формат (Формат, Ячейки, Число, Общий). Даты и время превратятся в целые и дробные части чисел, соответственно.

В приложение Excel встроены функции даты и времени, облегчающих выполнение сложных вычислений с датой и временем.