Связь данного метода с коучингом.

Информация о системе Pomodoro Technique.

 

Формальная информация.

Автор – Francesco Cirillo, опубликована в 1992 году.

На русском языке в книге: Штаффан Нётеберг Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут.

Издательство Альпина Паблишер, 2013.

Здесь излагаются мои личные понимание и опыт этой системы, которые, надеюсь, не противоречат вышеуказанной книге (если только в мелочах).

Общая информация.

Это система само-менеджмента, направленная на управление своим временем и своими делами (задачами). Содержит в себе элементы тайм-менеджмента, самокоучинга, самомотивации.

Достоинства: простота, наглядность, гибкость, малые затраты, легкость и быстрота освоения. Система инструктивного типа – то есть содержит конкретные инструкции, которые легко понять, запомнить и выполнять.

Система научно обоснована (насколько вообще можно считать научными области менеджмента, мотивации, коучинга).

Недостаток – система не для всех, а только для тех, кто самостоятельно управляет своим рабочим временем и рабочими задачами, хотя бы на существенную часть своего рабочего времени. То есть, это неприменимо для служащих и для работающих с входящими клиентами. Также, при глубокой творческой работе над одной темой, в потоке – прерывания каждые полчаса нежелательны. Впрочем, вне работы (дом) – это применимо практически для всех.

Можно использовать не только индивидуально, но и при совместной работе вдвоём, и в команде.

3. Понятие «помидор» в данной системе.

В данной системе «помидор» – это неделимый отрезок рабочего времени заранее определенной фиксированной длительности, в течение которого я отдаю свои силы, способности, внимание на выполнение одного конкретного дела (без требования его завершения или достижения каких-то конкретных промежуточных результатов). Рекомендуемая длительность «помидора» 25 минут, или любая другая в границах от 15 до 45 минут. Рекомендуется начать с длительности «помидора» именно 25 минут, а затем подстраивать под себя, как будет удобнее и эффективнее. Я, например, решил начать с 30 минут, сейчас (5-я неделя использования метода) задумываюсь перейти на 25 минут.

Отрезок времени задаётся простым недорогим кухонным таймером, рассчитанным на 60 минут; форма (дизайн) неважна, хотя именно в форме красного помидора точнее соответствует идее автора. Лично я использую тот таймер, который мне помогли (еще раз СПАСИБО!) быстро найти – в форме яйца.

Начало «помидора» - завели таймер на принятое Вами время, конец - звонок таймера.

Почему называется «помидор» - ну, назвал так автор метода, особого какого-то глубокого смысла в этом искать не стоит.

Реквизит системы.

Всё, что используется в системе – это простой дешевый кухонный таймер и 3 листа бумаги.

Первый лист – «Реестр дел» (многие используют это в своей работе и без этого метода). Достаточно листа формата А4. Это простой перечень дел, изложенный без особой системы или по системе, удобной для Пользователя. Конечно же, для дел (задач), у которых есть четкий срок завершения, необходимо указывать этот dead-line. Книга рекомендует планировать объёмы дел в «помидорах», а также декомпозицию больших дел на более мелкие с той же целью (оценки в «помидорах»), я пока этого еще не делаю, у меня простой перечень.

Начните использование метода «помидоров» с первого «помидора» - составления реестра дел. Когда составлять реестр дел заново, а когда продолжать существующий реестр – это дело Пользователя, как ему удобно. Затраты на «Реестр дел» я оцениваю не более 30 минут в месяц; думаю, что практически у любого руководителя или специалиста это не займёт более 45 минут в месяц.

Второй лист – «Дела на день». Утром, начиная работу, я выписываю из реестра, из календаря (MS Outlook) и из собственной головы дела, которыми намереваюсь сегодня заняться, просто списком. Если есть запланированное время выполнения или dead-line или приоритеты, конечно же, делаю отметки. Рекомендуется планировать объёмы работы на сегодня по каждой строке в «помидорах», ставя соответствующее количество квадратиков. Но, из своего опыта – можно и не планировать, если нет такой необходимости, а ставить эти же квадратики по ходу дела. Выполненный «помидор» – ставите галочку или крестик на соответствующий квадратик. Я трачу меньше 5-ти минут в день на всё-про-всё, связанное с этой формой. Если Вы запланировали затраты на выполнение задачи в «помидорах», и в процессе работы не уложились, то можно следующие «помидоры» рисовать не квадратиками, а кружочками; но это не очень важно.

Ставите ли Вы самому себе цель – выполнить все запланированные задачи – это Ваше личное решение; я себе такой цели не ставлю, потому что зачастую планирую «с запасом», а также не всегда точен прогноз текущих отвлечений.

Третий лист – «Статистика». Я начал с листа бумаги форматом А4, потом перешел на А3. Простейший вариант – в каждой строке день недели, дата, количество выполненных за день помидоров. Более сложный – но также абсолютно простой вариант – добавить некую систему больших задач, проектов или тем, которыми Пользователь занимается, и разносить выполненное количество «помидоров» по какой-то классификации, удобной и имеющей смысл для Пользователя. Например, Пользователь участвует в 3-х проектах – можно легко учитывать, сколько он тратит усилий на каждый из них.

Что сделал я – выделил 6 классификаций (последняя, конечно же – «другие дела») для «нормальных помидоров», и отдельно, в другом месте таблицы – «ненормальные помидоры», к которым я отнёс совещания и проводимые мною обучения. Таким образом, у меня есть статистика по «нормальным помидорам» всего и в разрезе важных тем, и есть статистика «ненормальных помидоров», и их сумма. За каждый день и итог за неделю. И, конечно же, достаточное поле для комментариев.

На рисунке, как пример, показаны только 3 строки, одна итоговая за 5-ю КН, другие за 18 и 19 февраля, соответствующие рисункам «Дела на день» за эти же рабочие дни. Конечно же, реальные документы заполняются не фломастером, а обычной ручкой, и немного аккуратнее.

Я трачу меньше 2-х минут на занесение итогов за день в эту форму («Статистика»).

Уверенно утверждаю, что я на систему «помидор» не трачу ощутимого времени, которое стоило бы учитывать.

ВАЖНО! Не используйте компьютер – используйте кухонный таймер и листы бумаги. Если кухонный таймер не удобно использовать в условиях офиса из-за коллег, придётся искать другой вариант (часы-будильник на компьютере или на сотовом телефоне).

Алгоритм.

Алгоритм очень простой.

1. Составляю «Реестр дел». По ходу изменений – добавляю или вношу изменения. Время от времени – составляю новый «Реестр дел» (перенося незавершенные дела из предыдущего).

2. В начале рабочего дня, используя «Реестр дел» и «Календарь MS Outlook», составляю «Дела на день».

3. Если есть доступное от других дел время, приступаю к очередному «помидору» - это принятие решения, что именно буду делать сейчас (из документа «Дела на день»), и завожу таймер.

4. Сосредоточенно работаю над выбранным делом до звонка таймера.

5. По звонку таймера заканчиваю то, что «на середине строки или абзаца» (разговора, запроса в и-нете, что-то еще) – не более 1 минуты обычно.

6. Отдыхаю 3-5 минут.

7. Выполняю какие-то накопившиеся мелкие дела, если они накопились к этому моменту. Перехожу к следующему «помидору» (возврат на п.3).

8. По концу рабочего дня подписываю «Дела на день» - как отметка о завершении, и переношу данные за этот день в форму «Статистика».

ВАЖНО! При каждом новом «помидоре» Вы каждый раз заново выбираете что делать, а не автоматически продолжаете то же дело, что и в предыдущем «помидоре».

СУЩЕСТВЕННО! Если Вы выполнили подряд 4-5 «помидора», устали, а обеденный перерыв еще не так скоро, то рекомендуется отдохнуть чуть больше, минут 10-15, не занимаясь другими делами, полностью расслабиться.

6. Обработка конкретных вмешательств (о вмешательстве – см. п.8).

Простой алгоритм. Конечно, идёт речь о конкретном вмешательстве внутри выполняемого «помидора».

1) Пришло конкретное вмешательство (звонок, е-письмо, что-то вдруг сами вспомнили, кто-то зашел с каким-то вопросом и т.д. и т.п.).

2) Оценка, надо ли прервать «помидор» или можно продолжить.

3) Если продолжить – то обработка вмешательства (отложить, сделать запись в «Дела на день», попросить перезвонить или зайти еще раз через сколько-то минут, быстро ответить и т.д. и т.п.). Например, я на звонки и письма от своих коллег часто отвечаю коротко и сразу – «через ** минут (помидор)».

Философия данного метода.

Лично я строю использование данного метода на следующих идеях – и считаю это ОЧЕНЬ ВАЖНЫМ, а не как теоретизирование.

Я достаточно компетентен и способен для своей работы, у меня нет сомнений в этом. Проблема, может быть в том, чтобы сосредоточиться на конкретной задаче, быстро погрузиться в выполнение задачи, не отвлекаться ни на внешние, ни на внутренние помехи (вмешательства, как это называется в коучинге).

Я должен научиться сосредотачиваться на одном конкретном деле хотя бы на 25 минут продуктивной работы (и стремиться к состоянию потока).

Если в рабочее время мне удастся стабильно, изо дня в день, выполнять по 8 «нормальных помидоров», то это будет прекрасным результатом с точки зрения результативности и эффективности моей работы.

Каждый «нормальный помидор» - это чистое создание ценности с точки зрения моих должностных обязанностей и поставленных передо мной задач (в отличие от совещаний, где это не так уж очевидно).

Наладив регулярное качественное выполнение «помидоров» (то есть процесс моей работы), результаты будут качественными и высокими. Собирается статистика для мониторинга, анализа и оценки моей работы.

Вместо беспокойства – удастся ли мне выполнить множество различных дел в нужные сроки и с должным качеством – я спокойно выполняю задачу за задачей с уверенностью в своей компетентности, в своих силах, в своей работоспособности, не беспокоясь, что и сколько удастся, грамотно отрабатывая вмешательства. Однако, обязателен самоконтроль по статистике (действительно ли мои результаты хороши), например, 1 раз в неделю.

Метод «помидор» оформляет выполнение разных разномасштабных дел в единый эффективный результативный процесс, и тем самым позволяет применение некоторых преимуществ процессного подхода.

Связь данного метода с коучингом.

Основная формула теории коучинга:

РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ = ПОТЕНЦИАЛ – ВМЕШАТЕЛЬСТВО.

Данный метод направлен на убирание вмешательств, как внешних, так и внутренних.

Внутреннее вмешательство (из теории коучинга) – может быть вызвано самыми разнообразными причинами. Например, внутренний страх (по самым разным причинам), неуверенность, недостаточное усердие, чрезмерное усердие, груз прошлых неудач, груз прошлых успехов, желание произвести впечатление, чрезмерная загруженность ума, отвлечение на ненужные (в данной ситуации) мысли и чувства, нервы, раздражение, злость, лень, загруженность ума, запутанность в мыслях, убеждения и установки, предубеждения и предустановки и многое другое. Классические примеры вмешательства – из спорта, когда спортсмен на ответственных соревнованиях проигрывает не сопернику, а себе самому, показывая результаты гораздо хуже своего потенциала и делая неожиданные для его уровня ошибки.