Нормативно-законодавча база діяльності архівних установ у пострадянській Україні

Відновлення в серпні 1991 р. державної незалежності України, динамічні трансформаційні процеси в її суспільно-політичному та економічному житті протягом наступного десятиліття істотно вплинули на розвиток архівної справи. Базові елементи організаційної структури державної архівної системи в цей період залишалися незмінними. Вони пройшли випробування часом, загалом відповідали основним принципам архівістики, тогочасному адміністративно-територіальному поділу, могли забезпечити потреби громадян і держави в ретроспективній документній інформації. [ 5, с. 167]

Водночас гостро постала проблема правового врегулювання нових суспільних відносин в архівній сфері, створення нормативно-правової бази, яка б відповідала реаліям часу, вирішенню питань правонаступництва щодо Державного архівного фонду колишнього СРСР. Нові нормативно-правові акти у цій сфері мали спиратися на практику діяльності архівних установ, співвідноситися із загальною системою законодавства України, забезпечувати можливість реформування й розвитку архівної справи. [ 5, с. 167]

Завдання ускладнювалося тим, що на початку 1990-х рр. контури загальної правової системи держави тільки формувалися, не було науково обґрунтованого бачення багатьох галузевих проблем, спостерігалися різнобій у понятійному апараті, нерозвиненість фахової термінології. До того ж, контекст тогочасних подій вимагав прийняття невідкладних рішень на захист національної документальної спадщини.

Суспільний запит на розроблення законодавчого акту з архівної справи актуалізували небезпідставні побоювання за долю цієї спадщини в умовах зламу одних суспільних і державних інституцій та заміни їх іншими - і водночас потреба в суттєвій демократизації доступу до архівів в умовах різкого зростання національної самосвідомості. [ 5, с. 167]

Першим суттєвим кроком на шляху демократизації архівної справи ви стало передавання у відання Головного архівного управління при Раді Міністрів України архівів Компартії України, здійснене ним відповідно до постанови Президії Верховної Ради від 27 серпня 1991р Цей акт поклав край паралельному функціонуванню двох архівних фондів - державного і компартійного, розпочав масове розсекречення архівних матеріалів та залучення до наукового обігу важливої документної інформації. Це дозволило також зміцнити матеріалі, ну базу державної архівної служби, зокрема розширити корисну площу архівосховищ. [ 5, с. 167]

Згідно з постановою Президії Верховної Ради України від 9 вересня 1991 р. на державне зберігання передавалися деякі категорії документів колишнього КДБ УРСР, зокрема архівно-слідчі справи колишніх репресованих і так звані фільтраційні справи громадян жертв нацистських переслідувань, вивезених на примусові роботи до Німеччини та її сателітів. [ 5, с. 167]

У жовтні 1991 р. до мережі центральних архівних установ увійшов Центральний державний архів громадських об'єднань України, створений на базі Архіву ЦК КП України.

Зрушення в архівній справі стимулювали перехід від розмов про бажаність архівного закону, що точилися в колі фахівців ще з кінця 1980-х рр., до його практичної підготовки. На початку 1992 р. у Головархіві з цією метою було створено авторський колектив у складі заступника директора Інституту історії України АН України, док тора історичних наук, професора С. Кульчицького, начальників відділів Головархіву - К. Новохатського та Г. Портнова, директора ЦДАГО України, кандидата історичних наук Р. Пирога, старшого наукового співробітника Інституту держави і права АН України, кандидата юридичних наук І. Усенка.

Розробники законопроекту опрацьовували чинні нормативно-правові акти з архівної справи, аналізували зарубіжне архівне законодавство, нові законодавчі акти України з деяких суміжних галузей і сфер. Розглядалися й підготовлені ще за часів СРСР проект "Об архивном фонде СССР" проект "Об Архивном деле и архивах" та проект Закону України "Про Архівний фонд України і архіви", складений 1991 р. фахівцями Головархіву України.

На той час уже діяв законодавчий акт, що став базовим при розробленні архівного закону - "Основи законодавства України про культуру" (лютий 1992 р.).

Згідно з ним архіви вважалися закладами культури, а архівна справа належала до сфери культури. В "Основах" декларувалися права громадян на створення архівів, доступ до архівних документів, обов'язок громадян дбати про збереження архівів, сприяти їх охороні, гарантії держави щодо забезпечення охорони і збереженості архівних фондів, вільного доступу до них, заборона вилучення документів з архівних фондів з ідеологічних чи політичних міркувань, їх роздержавлення і приватизації та інші норми, безпосередньо дотичні архівній справі.

Низку питань, зокрема право на інформацію, право власності на неї, право і порядок доступу до різних видів інформації та документів, унормував Закон "Про інформацію", прийнятий у жовтні 1992 р. У ньому вперше на законодавчому рівні визначалося поняття "документ".[ 5, с. 167]

Відповідно до пріоритетних завдань архівної справи збереження і використання національної документальної спадщини - в основу проекту архівного закону було покладено концепцію Національного архівного фонду, а головним об'єктом правового регулювання обрано сукупність усіх цінних архівних документів, які належать державі та суб'єктам права, що знаходяться на її території або під її юрисдикцією. Предметом регулювання в законі були й суспільні відносини, що виникали в процесі формування НАФ, його обліку, зберігання та використання. Ставилися завдання законодавчо визначити організаційно-правові, економічні, соціальні умови здійснення цих напрямів діяльності, надати загальнообов'язкової сили нормам і процесам, виробленим архівною теорією та апробованим на практиці. [ 5, с. 167]

Невдовзі було підготовлено текст проекту Закону під назвою "Про Національний архівний фонд і архівні установи", який після обговорення в державних архівах, деяких наукових установах, вищих навчальних закладах на початку червня 1992 р. було подано до Кабінету Міністрів України.

Після розгляду в уряді за результатами погодження з низкою міністерств і відомств та доопрацювання відповідно до зауважень експертів у листопаді 1992 р. законопроект було передано Верховній Раді України. Паралельно з вивченням законопроекту в комісіях Верховної Ради, експертизою в групі наукових консультантів її Секретаріату профільна парламентська комісія з питань культури та духовного відродження направила його текст на відзив відомим історикам і архівістам: О. Апанович, С. Білоконю, Г. Боярку, М. Брайчевському, Л. Гісцовій, Я. Дашкевичу, Л. Дубровіній, О. Мітюкову, В. Смолію.

Більшість експертів підтримали ідею прийняття закону про архіви, внесли чимало конкретних про позицій до його змісту. Водночас результати розгляду законопроекту цими висококваліфікованими фахівцями і ученими ще раз за свідчили, що, крім конкретних проблем правового врегулювання діяльності архівів, існує проблема вироблення правосвідомості виробників, зберігачів і споживачів архівної інформації, засвоєння ними питань і категорій права, відповідної лексики і термінології, а передусім - суті НАФ як загальнонаціонального надбання, що належить усьому суспільству. [ 5, с. 167]

5 лютого 1993 р. проект Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" розглянула і схвалила в першому читанні сесія Верховної Ради України. Протягом наступних місяців комісія з питань культури та духовного відродження за участю авторів законопроекту доопрацювала проект з урахуванням результатів його розгляду парламентарями. При цьому авторам довелося долати опір прихильників "священного права власності", думки яких представляв, зокрема, співдоповідач від профільної комісії Я. Дмитришин, що, докоряючи в "надто суворій централізації і надмірному адмініструванні", начебто закладених у законопроекті, не визнавали верховного права власності суспільства на Національний архівний фонд і обстоювали віднесення документів до його складу лише зі згоди їх власників. Така позиція була одним із виявів реакції на надмірне втручання держави в ще недавньому минулому в приватне життя людини. [ 7, с. 16]

24 грудня 1993 р. закон без постатейного обговорення було майже одноголосно прийнято остаточно4. Ця подія стала знаковою в архівному будівництві незалежної України. Вперше на найвищому законодавчому рівні визначалися правові принципи та організаційна система архівної справи. Якісно нова категорія - Національний архівний фонд - вперше закріплювалася в українській архівістиці та законодавстві, причому з найвищим статусом - однієї із загальнонаціональних цінностей, що має не проминальне значення. НАФ кваліфікувався як єдина цілісна категорія культури і права. Підкреслювалося його значення як складової не лише вітчизняної, а й світової історико-культурної спадщини та частини інформаційних ресурсів суспільства. Закон визначив право власності на документи НАФ, передбачив регулювання суспільних відносин навколо нього на єдиних засадах, незалежно від форм власності. Наступне принципове положення закріплювало провідну роль держави щодо реалізації законодавчих норм в архівній справі. Закон став правовою основою проведення єдиної державної політики у сфері архівної справи, серед пріоритетних напрямків якої визнавалися забезпечення збереженості і доступності НАФ,. його цілеспрямоване поповнення, зокрема документами зарубіжної україніки. Він визначив повноваження державних органів в архівній справі, підтримав ідею повноважного державного органу управління нею. [ 7, с. 16]

Із прийняттям цього Закону відбулося конституювання на єдиних засадах системи архівних установ, що мала забезпечувати функціонування НАФ. На законодавчому рівні визначено права громадян на збирання і зберігання архівних документів, доступ до Національного архівного фонду, їх обов'язки щодо збереження НАФ. Закон відкрив простір новим економічним відносинам в архівній справі, багатоманітності форм власності у зберіганні архівних документів. Нарешті, прийняття Закону мало принципове значення для захисту суверенітету України в архівній галузі, для входження її в міжнародний правовий простір в цій сфері. [ 7, с. 16]

Підтримка урядом ідеї розроблення проекту архівного закону, прийняття вищим законодавчим органом цього питання для розгляду на складному початковому етапі державного будівництва, хід і характер парламентських дебатів, результати голосування, нарешті затвердження безпрецедентної норми повного пільгового оподаткування архівних суб'єктів яскраво засвідчили визнання важливої суспільної значущості архівів і архівної справи. Це стало високою оцінкою першого досвіду архівістів у законотворенні.

І хоча наступний перебіг подій не дав можливості реалізувати деякі норми, закладені в Законі, зокрема щодо звільнення від будь-яких податків, створення фондів розвитку архівної справи, ліцензування використання архівної інформації, його прийняття забезпечило правову базу реформування архівної справи на засадах її деполітизації і демократизації.

Під час роботи над проектом архівного закону було прийнято два законодавчі акти, що мали важливе значення для діяльності архівних установ. Законом України "Про приватизацію державного майна" (березень 1992 р.) архіви серед інших об'єктів, "діяльність яких забезпечує соціальний розвиток, збереження та підвищення культурного, наукового потенціалу, духовних цінностей", заборонялося приватизувати. Йшлося не лише про документи, а про всю установу, включаючи будівлі й приміщення. [ 7, с. 16]

У липні 1992 р. у Москві було укладено Угоду про правонаступництво щодо державних архівів колишнього Союзу РСР, яку підписали 10 держав, у тому числі Україна. Угода визначала кілька принципових позицій архівної справи, зокрема визнавався перехід під юрисдикцію держав-учасниць архівів союзного рівня, що перебували на їх територіях, взаємно визнавалася юридична сила архів них довідок, регламентувалися дії щодо документів їхньої історії, які залишилися в інших державах тощо. [ 9, с. 76]

Правовий режим зберігання секретних архівних документів і використання їх інформації визначив Закон України "Про державну таємницю", прийнятий у квітні 1994р.

Окремі питання діяльності архівних установ і статусу архівних документів урегульовувалися законами "Про банкрутство", "Про авторське право і суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про музеї та музейну справу". До цих ухвалених впродовж 1992-1995 рр. законів наприкінці 1990-х рр. додалися закони "Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації", "Про обов'язковий примірник документів", "Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей". Уточнення статусу місцевих архівних установ і документів, що в них зберігалися, відбулося після прийняття законів "Про місцеве самоврядування в Україні" і "Про місцеві державні адміністрації"". Першим із них міські державні архіви було перетворено на виконавчі органи місцевого самоврядування у сфері архівної справи. Другий закріпив ситуацію, що склалася ще наприкінці 1980-х рр., коли місцеві держархіви почали виконувати функції органів державного управління архівною справою на відповідних територіях. [ 9, с. 76]

Важливе значення для діяльності державних архівів мало доповнення в 1997 р. Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" нормою про віднесення архівних установ, які утримуються за рахунок бюджету, до неприбуткових організацій.

Чимало питань архівної справи унормовувалися на нових засадах підзаконними актами, передусім постановами Кабінету Міністрів України. Після прийняття "Основ законодавства про культуру" уряд затвердив "Положення про державний реєстр національного культурного надбання", до якого мали вноситися "унікальні акти державності, інші важливі архівні матеріали". 1992 р. було затверджено положення про центральний орган державної виконавчої влади, що реалізує державну політику в галузі архівної справи - Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, де визначалися його статус, функції і повноваження в системі державних органів незалежної України і де вперше офіційно вживалося словосполучення "Національний архівний фонд".[ 19, с. 76]

Особливо активізувалася нормотворча діяльність у сфері архівної справи після прийняття базового архівного закону, механізм реалізації якого передбачав створення понад 30 нормативно-правових актів різного рівня. Третину з них мав затвердити уряд. Перший пакет таких актів було затверджено в жовтні 1995 р. постановою "Питання діяльності архівних установ України". До нього входили нове положення про Головархів, положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до НАФ, положення про реєстрацію документів НАФ, положення про порядок віднесення документів НАФ до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання. У травні 1994 р. уряд прийняв постанову про створення Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, який невдовзі також включився у процес нормотворення. [ 19, с. 76]

Кількома урядовими постановами згідно зі статтею дев'ятою архівного закону було засновано галузеві державні архіви в системах геодезії і картографії, гідрометеорології, геології, силових відомств. У серпні 1996 р. Кабінет Міністрів України затвердив Типове положення про державний архів області, міст Києва і Севастополя, а у грудні 1998 р. - Типове положення про архівний відділ районної державної адміністрації. Цього ж року уряд затвердив перелік платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами. У 1997-1998 рр. було видано також кілька важливих урядових інструкцій у сфері діловодства: за зверненнями громадян, із загального діловодства в органах виконавчої влади, поводження з матеріальними носіями конфіденційної інформації, що є власністю держави. У підготовці проектів усіх зазначених актів брали безпосередню участь представники Головархіву[ 19, с. 76]

Водночас розгорнулася підготовка нормативно-правових актів з архівної справи, які за повноваженнями, наданими Головархіву, він мав затверджувати своїми наказами або спільними розпорядчими документами разом з іншими центральними органами виконавчої влади. Більшість із таких актів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції набула загальнообов'язкового характеру.

Протягом 1996-2000 рр. було розроблено або пере складено положення практично про всі державні архівні установи, про порядок передання до державних архівів України кінофотофонодокументів типові положення про експертні комісії, порядок ведення державного обліку документів НАФ, методику і критерії виявлення унікальних документальних пам'яток, перелік типових документів із зазначенням строків їх зберігання, інструкцію про порядок зупинення діяльності архівних установ, порядок надання платних по слуг державними архівними установами та інші нормативні документи з різних напрямів діяльості. [ 19, с. 76]

Новою для архівістів України формою унормування питань архівної справи стала участь у підготовці державних і галузевих стандартів. Перший державний стандарт "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення", затверджений 1994 р., фактично зафіксував нерозвиненість на той час вітчизняної архівної термінології 1998 р. було затверджено галузевий стандарт "Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги", розроблений співробітниками УНДТАСД, і розпочато роботи зі стандартизації вимог до зберігання документі з плівковими носіями.

Поряд із напрацюванням нових нормативно-правових актів здійснювався систематичний перегляд раніше затверджених актів з метою підтримання їх відповідності чинному законодавству, досягненням теорії і практики архівної справи. У руслі цього напряму нормотворчої діяльності Головархів України 1996 р. розпочав роботу щодо внесення змін і доповнень до архівного Закону. Для цього було створено робочу групу, до складу якої разом з іншими фахівцями увійшла більшість авторів першої редакції Закону. Необхідність удосконалення окремих його норм засвідчувала передусім практика реалізації Закону. Прийняття Конституції України, цілої низки законів у споріднених та інших сферах спричинило потребу узгодження норм архівного Закону з цими актами Слід було врахувати перші здобутки вітчизняної архівної науки, довід законодавчого регулювання архівної справи за кордоном. [ 21, с. 179]

За результатами збирання, експертизи й опрацювання пропозицій щодо вдосконалення Закону робоча група підготувала проект його нової редакції, поданий урядом у вересні 2000 р. до Верховної Ради України

У цьому проекті посилено регулюючу роль держави в організації архівної справи, внесено уточнення до системи архівних установ, режиму регулювання щодо документів НАФ залежно від форми власності на них, удосконалено норми щодо процедури експертизи цінності документів, захисту НАФ і забезпечення збереженості його документів, зафіксовано статус цих документів як культурних цінностей, додатково внесено положення щодо соціального захисту архівних працівників та інші зміни, що розширять сферу застосування Закону і спрямовані на його повнішу реалізацію. У травні 2001 р. проект нової редакції парламент схвалив у першому читанні, а 13 грудня цього ж року - в цілому. [ 21, с. 179]

Таким чином, створення правової бази організації та розвитку архівної справи протягом першого десятиріччя існування незалежної України стало одним з провідних напрямів діяльності центрального органу виконавчої влади в цій сфері. Були й певні проблеми в організації цієї роботи, пов'язані з непідготовленістю до неї кадрів, відставанням у її науковому забезпеченні, відсутністю в системі повноцінної юридичної служби. Це уповільнювало нормативне забезпечення архівів, знижувало якість проектів актів і в цілому ускладнювало правове регулювання архівної справи. Ефективність діяльності державних архівних установ у напрацьованому правовому полі знижували також затримка у створенні кодифікую чого нормативного документа - "Основних правил роботи державних архівів", невизначеність зі статусом електронних документів, відсутність дієвих санкцій за порушення архівного законодавства.

Одним із найважливіших обов'язків державних архівних установ у 1991-2001 рр. було поповнення НАФ документами, що відображають стан розбудови державності України з усіх аспектів цього найважливішого явища сучасності. Архівні установи країни провели значну роботу щодо організації своєчасного відбору до НАФ і приймання на державне зберігання різноманітних документів. За 10 років державної незалежності до складу НАФ надійшло майже 19 млн. од. зб. різних видів документів, у тому числі 10,5 млн. від архівного фонду КПРС, майже 3 млн. від колишнього КДБ та близько 6 млн. від підприємств, установ і організацій - традиційних джерел комплектування державних архівів. Загалом на початок 2001 р. НАФ складав майже 60 млн. справ. [ 21, с. 179]

Крім планового приймання документів, державні архівні установи всіх рангів, від центральних до районних, змушені були практично щороку в терміновому порядку приймати десятки,а то й сотні тисяч справ реорганізованих або ліквідованих підприємств, установ і організацій державної й недержавної форм власності Особливо напруженою була ця робота в 2000 р., що спричинювало ся проведенням адміністративної та аграрної реформ. [ 21, с. 179]

Прийняття Закону "Про Національний архівний фонд і архівні установи" дозволило налагодити передавання в Україну ряду доку ментальних комплексів, що протягом багатьох років зберігалися за її межами, зокрема, архівної колекції Державного центру УНР в екзині з Канади, документів надзвичайної дипломатичної місії УНР з Швейцарії, архівного фонду відомого українського літератора Івана Багряного зі СІЛА, інших особових фондів та мікрофотокопій документів українського походження з різних країн світу.

Велику роботу щодо впорядкування та забезпечення збереженості документів вищих органів влади і управління провів ЦДАВО України, до якого протягом останніх десяти років надійшло понад 150 тис. справ від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, вищих органів судової ланки та інших установ, що неодноразово зазнавали реорганізації протягом вказаного періоду

Значно розширилося надходження до складу НАФ документації об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності. Завдяки широкому застосуванню методів постійного спілкування з фондоутворювачами висвітлення прикладів співпраці громадських об'єднань і архівних установ у засобах масової інформації щорічно на державне зберігання надходили десятки тисяч справ від політичних партій, професій них, творчих спілок, інших недержавних організацій.

Постійно зростали обсяги надходження до складу НАФ документів особового походження. Лідером у цьому процесі був Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва, який що річно приймав від громадян України, мешканців далекого та ближнього зарубіжжя до 30 тис. справ і окремих документів.

Вдалося зберегти досить високий рівень надходження на державне зберігання науково-технічної документації та кінофотоаудіо документів. Уперше в практиці архівного будівництва в Україні наприкінці 1990-х рр. на державне зберігання почали надходити документи. Основну роль у поповненні НАФ спеціальною документацією відігравали ЦДНТА і ЦДКФФА України імені Г. Пшеничного. [ 11, с. 179]

Значна частина спеціальної документації, яка мала наукову, історико-культурну цінність і підлягала внесенню до НАФ, постійно зберігалася в архівних підрозділах підприємств і організацій недержавної власності майна, а державні архівні установи здійснювали постійний контроль за умовами зберігання документів і використання архівної інформації.

Велику роботу було проведено відповідно до указів Президента України, виданих на початку 2000 р., про реформування колективних сільгосппідприємств (КСП), яких в країні налічувалося 11,5 тис. Державні архівні установи вживали заходів щодо забезпечення збереженості документів КСП. За ініціативою Держкомархіву Кабінет Міністрів України доручив Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним державним адміністраціям забезпечити зберігання документації колективних сільгосппідприємств, що ліквідувалися, шляхом виділення архівним відділам райдержадміністрацій додаткових приміщень і штатної чисельності працівників. Аналогічне розпорядження було прийнято в усіх регіонах України. 90 % документів з основної діяльності та особового складу працівників колишніх сільгосппідприємств було впорядковано та внесено до описів державного зразка. Переважна більшість цих справ надійшла на державне зберігання, або під контролем архівних установ їх було передано правонаступникам КСП.

У квітні 2001 р. колегія Держкомархіву розглянула питання про стан забезпечення збереженості документів колишніх колгоспів і радгоспів та накреслила ряд заходів, спрямованих на завершення роботи щодо впорядкування, приймання та обліку цих документів до кінця року.

Серед надходжень до НАФ різко зросла кількість документів органів управління всіх рівнів, установ соціально-культурної сфери, торгівлі, наукових та навчальних закладів, а також новостворених добровільних об'єднань громадян різних напрямків діяльності. Це об'єктивно відповідало тим змінам у політичному й соціально-економічному устрої країни, що відбулися протягом 10 років існування незалежної України.

З метою методичного забезпечення формування НАФ Держкомархів за допомогою інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ підготував. Перелік типових документів, відомчі переліки документів Національного і комерційних банків, Державної митної служби, народних судів, установ Гідрометкому, ряд примірних і типових номенклатур справ. Було майже закінчено роботу над переліками документів Міністерства оборони, Міністерства внутрішніх справ, доповненнями до Переліку типових документів

Значно активізувалася робота щодо оптимізації складу документів державних архівів обласної та низової (районної, міської) ланок шляхом проведення цільової комплексної експертизи цінності документів. [ 21, с. 179]

Значну роль у процесі формування НАФ продовжували виконувати госпрозрахункові підрозділи державних архівних установ які на договірних засадах щорічно проводили науково-технічне опрацювання та складання описів 130-150тис. справ постійного і тривалого зберігання підприємств, установ і організацій різних форм власності.

Поступово розвивалися і такі форми надання юридичним особам і громадянам платних послуг, започатковані ще наприкінці 1980-хрр., як створення кооперативів, інших господарських об'єднань, пов'язаних з відповідними державними архівами договірними стосунками. Особливо швидкими темпами стала розвиватися мережа таких об'єднань в 2000-2001 рр. у зв'язку з прийняттям низки законодавчих і нормативних актів,згідно з якими значно спрощувався порядок створення і державної реєстрації зазначених структур, упорядковувалися умови їх оподаткування.

Практика довела, що в умовах ринкового реформування економіки країни створення господарських товариств архівістів є най ефективнішою формою надання платних послуг. [ 21, с. 179]

На шляху формування НАФ архівні установи зазнавали таких же труднощів, перешкод, що й інші бюджетні організації гуманітарної сфери. Передусім це пов'язано з відсутністю у сховищах державних архівних установ вільних площ, внаслідок чого в останні роки державні архіви міста Києва, Київської, Одеської, Тернопільської та деяких інших областей майже припинили комплектування. Практично вичерпані можливості приймання документів до Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України. Нестача вільних площ в держархівах областей спричиняла додаткове навантаження на архівні відділи райдержадміністрацііі та міські державні архіви. [ 26, с. 17]

Виникло чимало труднощів і в роботі архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, де розпочиналося формування НАФ, що пов'язано з перманентними змінами в системі органів управління народногосподарським комплексом та соціально-культурною сферою, зміною форм власності майна багатьма раніше державними фондоутворювачами, браком у них коштів для опрацювання цінних документальних джерел.

Значно скоротилася чисельність працівників структурних підрозділів, що відповідали за формування НАФ, а навантаження, пов'язане з наданням різноманітних довідок соціально-правового характеру, до чого постійно залучалися співробітники зазначених підрозділів, навпаки, зросло.

Незважаючи на широке застосування в процесі документотворення сучасної комп'ютерної техніки, не вирішувалося питання про порядок відбору для внесення до НАФ, приймання в державні архівні установи і подальшого зберігання документації, створеної за допомогою персональних комп'ютерів.

Важливою складовою діяльності державної архівної служби впродовж 1991-2001 рр. була організаційна робота, спрямована на зміцнення матеріально-технічної бази державних архівів з метою поліпшення умов і стану збереженості документів НАФ. [ 26, с. 17]

За ініціативою Головархіву України в 1995-1997 рр. проводився із залученням широких верств громадськості та органів державної влади громадський огляд стану збереженості документів у державних архівах. Проведення такої масштабної акції сприяло поліпшенню матеріально-технічної бази архівів. Лише за два роки ремонт приміщень здійснено в 4 центральних і 14 держархівах областей, в архівних установах низової ланки відремонтовано 170 сховищ. Нові приміщення отримали 56, а додаткові - 48 міськдержархівів і архівних відділів райдержадміністрацій. У низці держархівів модернізовано або відремонтовано системи пожежної та охоронної сигналізації. Копіювальні апарати придбали 8, а комп'ютерне обладнання - 9 держархівів. Завдяки активній позиції Держкомархіву і держархівів, за сприяння Кабінету Міністрів України та місцевих державних адміністрацій вдалося поступово вирішувати найактуальнішу проблему - збільшення площ архівосховищ шляхом реконструкції, облаштування раніше наданих приміщень. Серед них держархіви Закарпатської, Івано-Франківської, Чернівецької областей та м. Києва. [ 26, с. 17]

Додаткову можливість зміцнювати і поповнювати свою матеріально-технічну базу держархіви отримали завдяки постанові Кабінету Міністрів України від 17 травня 1998 р. "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами". Кошти, отримані за надання платних послуг, спрямовувалися на придбання сучасних технічних засобів, виконання робіт. Активізувалася робота щодо залучення спонсорської допомоги для вирішення цих питань. [ 26, с. 17]

Певним внеском у зміцнення матеріально-технічної бази держархівів стала затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 15 вересня 1999 р. Програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр. Вона надала певні можливості для отримання додаткових коштів і технічних засобів.

Мобілізуючий вплив на спрямування зусиль місцевих органів влади, архівістів на подальше зміцнення матеріально-технічної бази мало розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи". У більшості областей були прийняті відповідні розпорядження облдержадміністрацій, якими визначені конкретні шляхи поліпшення діяльності архівних установ.

Однак упродовж усього десятиліття деградація матеріально-технічної бази залишалася однією з найсуттєвіших негативних тенденцій архівної сфери. Ще з радянських часів не вдалося добудувати споруди держархівів Київської, Тернопільської областей та м. Севастополя. У багатьох архівах технологічне обладнання вичерпало ресурс. Повільно вирішувалася проблема повернення релігійним громадам культових споруд, у яких розміщувалися архіви. Дефіцит якісних матеріалів негативно позначився на реставрації та ремонті документів. Фактично припинилося створення страхового фонду. Все це негативно відбивалося на забезпечення збереженості архівних документів.

Вимогою часу стала інформатизація архівної справи в Україні. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталога (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня представлення інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як засвідчила подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію насамперед масиву даних, що представляли систему державних архівних установ; "позаархівна" частина ДАФ (бібліотеки і музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані. Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп'ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі6.

Серйозним етапом у розробленні теоретико-методологічних засад інформатизації стала Державна програма "Національна архів на інформаційна система (НАІС) "Архівна та рукописна Україніка" (1991-1996), ініційована групою спеціалістів Національної академії наук України. Вона розроблялася за безпосередньою участю Головархіву, Міністерства культури та інших відомств.

У ході реалізації програми було узагальнено зарубіжний і вітчизняний досвід, підготовлено технічне завдання проекту НАІС, опубліковано основну бібліографію з проблем дескриптивних стандартів, правил архівної каталогізації; проведено апробацію структури даних; розроблено кодикологічну модель і структуру опису східнослов'янської рукописної книги для інформаційної системи. При Головархіві України було створено спеціальний міжвідомчий відділ архівної україніки і НАІС для методичного супроводу і практичної реалізації проекту (1993). Співвиконавці програми і Український науковий інститут Гарвардського університету (США) підписали угоду про розроблення міжнародного проекту "АрхеоБібліо-База України (АББ)", що передбачав створення зведеної архівно-бібліографічної бази даних інституційного рівня на архівні і рукописні фонди в Україні як першого етапу НАІС. [ 16, с. 11]

Його логічним завершенням стало розроблення концепції Археографічного реєстру національної архівної спадщини України (1996)7 та Основних положень концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні (1996-1998)8. Останні фактично склали методологічний фундамент для подальших розробок.

Наступний етап в історії інформатизації(1995-1998) пов'язаний зі спробою практичної реалізації досвіду створення НАІС у галузевому інституті архівної справи і документознавства. Спеціальний відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем вперше провів моніторинг архівних установ, розробив "Пропозиції з автоматизації архівної справи", опублікував методичні рекомендації з програмно-апаратного забезпечення систем комп'ютерного діловодства, посібник із засобів захисту інформації в них.

Опрацювання в першій половині 1990-х рр. теоретико-методологічних засад системної інформатизації галузі поєднувалося з енергійними кроками з їх практичної реалізації. Успішним виявився пілотний проект - створення діючої моделі архівної інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1992-1994).

Поступово викристалізувався основний напрямок робіт, широко розгорнутих уже на сучасному етапі - створення електронних версій фондових каталогів центральних і регіональних архівів силами самих архівів з подальшою інтеграцією їх у єдину інформаційну систему.

Наступним генеральним пілотним проектом інституційного рівня стала так звана «АрхеоБібліоБаза», успішно реалізована П.Грімстед у Росій. Український варіант (1992-1996)був менш успішним. У модифікаційному вигляді його первісна ідеї реалізувалися 2000р.,спочатку у вигляді традиційного книжкового довідника «Архівні установи України»9, згодом - в електронному вигляді на офіційному веб сайті Державного комітету архівів.

В середині 1990-х рр. розпочався стрімкий процес «стихійної» автоматизації регіональних і деяких центральних архівів. Не очікуючи готових «рецептів» і рекомендацій з центру, не заглиблюючись в методологічні дискусії, архіви самостійно на власний розсуд почали купувати комп’ютери, встановлювати програмне забезпечення запрошувати спеціалістів для створення власних електронних інформаційних ресурсів. На кінець 2001р. у 4 центральних і 15 обласних архівах створені і функціонують десятки баз даних тематичного і облікового характеру. [ 16, с. 11] Під управлінням архівом розуміється організація виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень архіву. Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними методами. Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Державного комітету архіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників. Положення про архів визначає його статус як юридичної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управління.

Положення про архів затверджується органом виконавчої влади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі типових положень, затверджених Кабінетом Міністрів України.

Структура архіву – документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи [3, с. 82]. Структура архіву затверджується директором архіву за погодженням з органом вищого рівня. В архівах, що не мають структури, можуть створюватися групи працівників за напрямками діяльності, які очолюють відповідні спеціалісти.

Положення про структурні підрозділи архіву визначають завдання, функції, повноваження й організацію діяльності підрозділів. Ці положення розробляються на основі положення про архів, його структури та з урахуванням примірних положень про структурні підрозділи архівів, затверджених Державним комітетом архіву України. Положення про структурні підрозділи затверджуються директором архіву.

Штатний розпис архіву – документ, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці [1, с. 157]. Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в межах встановленої йому граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

Кошторис надходжень і витрат архіву – документ, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів архіву [5, с. 92]. Кошторис складається на календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.

Посадові інструкції складаються на всіх працівників архіву і визначають їхні обов’язки, права та відповідальність. Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних довідників посад працівників і положень про структурні підрозділи та затверджуються директором архіву.

Директор (керівник) архіву здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших працівників архіву.

Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створюється колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент) затверджуються відповідним органом вищого рівня. Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.

В архіві на правах науково-дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

- науково-методична рада – для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи;

- експертно-перевірна (експертна) комісія – для розгляду питань, пов’язаних з визначенням цінності документів, віднесення їх до Національного архівного фонду (НАФ), визначення складу документів архіву, грошової оцінки документів НАФ;

- комісія по розсекречуванню документів – для зняття обмежень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії. Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються директором архіву.

Ефективність праці в архіві забезпечується якісними підбором, розстановкою та використанням кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.

Підбір кадрів, їх розстановка і використання здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників по структурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджується директором архіву.

Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяльності працівників за характером функцій, що ними виконуються, здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв’язання завдань за рахунок одночасного виконання різних робіт та спеціалізації працівників.

Кооперація праці – об’єднання працівників для узгодженої спільної участі у виконанні єдиного завдання, встановлення взаємозв’язків між окремими працівниками у єдиному процесі праці [12, с. 184]. Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються його структурою, штатним розписом та штатною розстановкою, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників, методичними посібниками з виконання певних робіт.

Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасових трудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи (розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, виставки документів, довідника, виконання завдання органу вищого рівня тощо). До складу тимчасового трудового колективу можуть включатися працівники різних структурних підрозділів архіву і, в разі необхідності, фахівці інших установ.

Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяльності, у тому числі фінансування, строки і порядок виконання роботи, затверджуються наказом директора архіву.

З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто виконання працівником протягом робочого дня крім обов’язків, установлених посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншою посадою, що передбачена штатним розписом архіву. Суміщення посад або розширення зон обслуговування здійснюється за рахунок більш ефективного використання робочого часу, підвищення продуктивності праці і не повинно заважати виконанню працівниками їх основних обов’язків. Суміщення посад або розширення зон обслуговування вводиться наказами директора.

Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів, необхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовується нормування основних видів робіт та операцій.

За порядком розроблення і затвердження норми бувають типовими та місцевими. Типові норми встановлюються на основні види робіт, що виконуються у державних архівах за стандартних організаційно-технічних умов праці. Типові норми затверджуються Держкомархівом України за погодженням з Центральним комітетом профспілки працівників державних установ України і є обов’язковими для застосування.

Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі види робіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщо умови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов. Місцеві норми розробляються на основі типових норм, класифікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних про затрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографування та самофотографування робочого часу, відомостей облікових і звітних документів та результатів перевірянь виконання норм. Розроблені норми проходять апробацію і за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом затверджуються директором архіву. Періодично, у міру вдосконалення технології, появи нових видів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються, можуть доповнюватися і коректуватися.

Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і охорону праці працівників архіву. На основі галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку в архіві наказом директора встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і громадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про впровадження естетики, створення і підтримання нормального психологічного клімату в колективі.

Архів для залучення додаткових коштів на утримання своїх споруд і приміщень, зміцнення матеріально-технічної та соціальної бази, розвитку довідкового апарату, ведення наукових досліджень у сфері архівної справи і діловодства може надавати за плату юридичним і фізичним особам послуги та виконувати роботи з профільної діяльності, що не заважають реалізації його основних завдань і функцій [8, с. 69].

Перелік платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затверджується Кабінетом Міністрів України. Порядок надання платних послуг державними архівними установами затверджується Держкомархівом України. Для виконання платних робіт і послуг в архіві можуть створюватися спеціальні структурні підрозділи, тимчасові трудові колективи.

Для розгортання платних робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність:

- вивчає попит на такі роботи та послуги потенційних замовників і споживачів, у тому числі зарубіжних;

- обраховує економічну доцільність й ефективність надання таких робіт і послуг;

- використовує рекламне забезпечення виконуваних робіт та послуг (реклама у засобах масової інформації: газети, радіо, телебачення, мережа Інтернет; рекламна продукція на виставках; виступи в зацікавлених аудиторіях: наукові, культурні, навчальні заклади, конференції, зібрання громадських організацій тощо);

- веде пошук нових замовників і споживачів.

У разі виконання платних робіт і послуг стосунки архіву з юридичними і фізичними особами – замовниками та споживачами, у тому числі зарубіжними, можуть оформлятися договором. У договорі визначаються його предмет, зобов’язання сторін, строки і обсяги виконання робіт і послуг, порядок передання-приймання виконаних робіт, право власності на створені інформаційні продукти, форма та умови оплати, порядок вирішення спірних питань і припинення договору.

Архів обов’язково укладає договір із споживачем (користувачем) у разі комерційного використання одержаної ним в архіві первинної чи вторинної документної інформації. До укладання договору архів здійснює розрахунок очікуваних затрат і ефекту від його виконання.

Порядок ціноутворення на платні роботи і послуги затверджується Держкомархівом України. Архів визначає розмір плати за конкретні платні роботи чи послуги на підставі затверджених розрахунків цін. У необхідних випадках оплата вартості робіт та послуг здійснюється на договірних засадах за домовленістю із замовником (споживачем).

Архіву належить право власності на інформаційні продукти, створені працівниками архіву відповідно до планів роботи (збірники документів, довідники, включаючи бази і банки даних, каталоги, буклети, інформаційні довідки, фільми тощо). Ці твори також підпадають під дію законодавства про авторське право і суміжні права.

Зустрічні ініціативи з місць знайшли,нарешті, серйозну методичну і програмну підтримку В центрі інформаційних технологій, створеного при Держкомархіві 2000 р. В результаті реалізації програми системної інформатизації галузі архіви отримали новий програмний продукт – «Архівні фонди України», достатньо гнучкий,здатний до легкого модифікування, що відповідає сучасним вимогам обміну інформації через мережі. 24 грудня 2000р. відбулося відкриття офіційного веб-сайту Держкомархіву в Інтернеті (www. sarch. кiev.ua).

Створення інформаційної системи «Центральний фондовий каталог» рішенням колегії Держкомархіву від 25 липня 2001р. визнане з одним із пріоритетних напрямів галузі.Паралельно, в рамках Державної програми розвитку мережі Інтернет в Україні Центром розроблено програму створення мережі Інтернет – ресурсів державних архівів на 2000-2005рр. [ 16, с. 11]