ТЕМА 1. Основні правила та вимоги до складання та оформлення службових документів

Текст як головний елемент документа.

Текст документа містить інформацію, заради якої його створено, і викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без повторів. Під час складання документів уживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція установи.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

На персональному комп’ютері документи, як правило, набирають і роздруковують у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman) з такими параметрами: формат аркуша – А4; розмір шрифту основного тексту – 14 кегль; абзацний відступ – 1,25 см; міжрядковий інтервал – одинарний; вирівнювання тексту – по ширині. Опцію „Автоматична розстановка переносів” не використовують.

Якщо текст має вигляд анкети, то назви ознак передають іменником у називному відмінку або словосполученнями з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу („були”, „перебували”, „маєте”, „володієте”). Характеристики, передані словесно, необхідно граматично узгоджувати з назвами ознак.

Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменниками в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Якщо таблицю укладають більше ніж на одній сторінці, її графи необхідно пронумерувати, а на наступних сторінках друкувати тільки їхні номери, а також у верхньому правому кутку – слова „Продовження додатка”. За необхідності, якщо граф багато, їх можна переносити на наступні сторінки.

У розпорядчих документах (наказ, доручення) форма викладу тексту має бути від першої особи однини („наказую” – для наказу та „доручаю” – для доручення).

У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини теперішнього часу („ НАКАЗУЄМО ”).

Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу („слухали”, „виступили”, „вирішили”).

У документах, що встановлюють права й обов’язки (положення, інструкція, правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини („відділ здійснює функції”, „до складу об’єднання входять”, „комісія встановила”).

У листах використовують такі форми викладу:

– від першої особи множини („просимо надіслати”, „надсилаємо на розгляд”);
– від першої особи однини („вважаю за необхідне”, „прошу виділити”);
– від третьої особи однини („Міністерство не заперечує”, „Міністерство вважає за можливе”).

Під час підготовки листа на ім’я посадової особи використовують звертання в кличному відмінку. Найчастіше вживають таку форму звертання:

Шановний Іване Петровичу!

Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним курсивом.

У кінці тексту ставиться крапка. Нижче останнього рядка тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів з абзацу рівним напівжирним шрифтом друкують словосполучення „ З повагою ” (без коми), нижче якого з маленької літери від лівого берега розміщують реквізит „Підпис” (усе друкують, напівжирним рівним шрифтом 14 кегля).