Характеристики Microsoft Access 2010

СУБД Microsoft Access 2010 (в дальнейшем Access) – программная система для работы с реляционными БД в информационных системах. Это приложение для создания и ведения баз данных. Его понятный и доступный графический пользовательский интерфейс, множество встроенных шаблонов БД, современные инструменты и функции обработки данных позволяют даже непрофессионалу работать с большими объемами данных, отслеживать ключевую информацию, упрощать управление и анализ данных.

Access является компонентом офисного пакета Microsoft Office 2010. Содержит инструментальные средства для создания и работы с локальными и многопользовательскими БД. Предоставляет пользователям доступ к данным в глобальных сетях. Позволяет создавать web-базы данных и публиковать их на сайтах SharePoint, посетители которых могут работать с БД через браузер на основе разрешений SharePoint, определяющих возможность доступа к объектам базы.

Большие возможности по экспорту/импорту данных в БД. Имеет встроенный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA). Содержит средства для администрирования БД (защиты, восстановления, сжатия, преобразования БД к формату БД предыдущих версий: Access 2000, Access 2002-2003, Access 2007). Имеет развитую справочную систему, включающую справочные материалы с web-сайта Office.com.

2. Характеристика базы данных и ее объектов

СУБД Access позволяет создавать реляционные БД, объектами которых являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица предназначена для хранения информации пользователя в БД. Ее строки – это записи, а столбцы – поля БД. Записи идентифицируются ключом таблицы. Таблицам и их полям присваиваются символьные имена, в которых запрещены: точка (.), восклицательный знак (!), надстрочный символ (`), прямые скобки ([]). Между таблицами возможна установка связей двух типов – 1:1, 1:М. Для этого имеются средства проектирования схем данных.

Запрос может использоваться для просмотра, добавления, изменения или удаления данных из БД, а также для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных.

Форма используется с целью создания интерфейса пользователя для БД. Формы ускоряют работу с БД и делают ее более приятной и эффективной. Существуют «привязанные» и свободные формы. «Привязанная» форма, в отличие от свободной, напрямую соединена с источником данных (таблицей или запросом) и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных базы. Формы могут содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы с БД. Можно построить составную форму, включающую другие формы.

Отчет позволяет выводить на экран или на печать информацию из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе. Он может быть составным (включать другие отчеты). Можно создать отчет с адресом, отформатированным для печати наклеек на почтовые конверты.

СУБД Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов и форм: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, темы, вставка объектов других приложений и др., а также по просмотру и печати отчетов.

Макрос предназначен для автоматизации работы с формами и отчетами без написания программ.Это набор из одной или нескольких макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие. Макрокоманды могут иметь аргументы, уточняющие действие, выполняемое ими.

Модуль представляет собой программу для работы с БД, написанную на языке VBA.

Все объекты БД можно хранить в одном файле – файле БД с расширением. accdb. Это упрощает их перенос с компьютера на компьютер, облегчает создание связанных объектов, проверку целостности данных.

Некоторые ограничения в Access приведены в табл. 15.1.

Таблица 15.1

Спецификации Access

Для создания объектов БД существуют такие инструментальные средства, как Конструкторы и Мастера. Конструктор предоставляет пользователю ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать объекты БД. Мастер последовательно задает пользователю вопросы и на основе его ответов строит законченный объект БД или выполняет определенную операцию.