Работа с текстом документа.

Рассмотрим на примере, какую информацию, связанную с изучаемым документом, можно получить из системы и как эту информацию можно использовать.

Например, найдем Трудовой кодекс.

После того, как вы сформировали карточку поиска, построили список и вошли в найденный документ, вы можете: почитать, подсчитать количество страниц документа, распечатать, сохранить на дискету или в любой свой каталог.

В верхней части окна с текстом имеется информационная строка, содержащая запись: Внимание: О применении документа см. Примечания в Справке. Эта строка содержит предупреждение о необходимости получить важную дополнительную информацию о документе.

В нижней части окна с текстом документа имеется ряд корешков. Обязательно присутствуют корешки «Текст» и «Справка». Кроме того, могут присутствовать корешки «Оглавление», «Редакции».

Текст – выбран по умолчанию при входе в документ.

Справка – содержит важную дополнительную информацию о документе: источник публикации, примечание к документу, название документа.

В зависимости от специфики конкретного документа некоторые поля могут быть пустыми.

Оглавление – для более удобного поиска в документе предусмотрено оглавление, как в книге. Зная номер или название нужной нам главы или статьи, мы можем быстро осуществить ее поиск.

Редакции – различные редакции документа.

Все что в документе выделено ярким синим цветом – это гиперссылки на документы, которые тем или иным образом связаны с просматриваемым документом. Они позволяют переходить к указанным в них документам, минуя заказ через карточку поиска.

Например, в статье 2 ТК есть ссылка на Конституцию, мы можем перейти в текст Конституции.

При работе с текстом большого объема часто возникает необходимость быстрого поиска отдельных слов и целых словосочетаний в тексте.

Например, найдем в ТК, в каких случаях можно привлечь работника за ущерб, причиненный работодателю.

Воспользуемся быстрым поиском F7. В поле наберем: случ + полн + материал + ответствен + работн + ущерб. Найдем статью 243 «Случаи полной материальной ответственности».

Данную статью можно выделить и экспортировать в Word.

Для пользователя очень важно знать, как взаимосвязан изучаемый им документ с другими документами из всего Единого информационного массива.

Найдем Налоговый кодекс, часть вторая.

В Технологии 3000 применяется три наглядных способа отображения связей:

1. Примечания в тексте – так отражается информация о важнейших связях, без которой невозможно правильное применение данного документа. Это может быть информация об отмене частей документа, изменении текста документа (создании новой редакции), изменений действия частей документа, судебных решениях по применению частей документа, официальных разъяснениях по применению частей документа, фактической утрате силы частей документа.

2. Отображение с помощью символа «i» на полях документа – так отражается информация, которая может быть полезна при применении документа. Яркий значок «i» - полезные связи ко всей статье, бледный значок «i» - полезные связи к фрагменту документа. При щелчке на любой из значков «i» вы получите список документов. При открытии любого документа из списка сразу попадаем на первое упоминание изучаемого документа.

3. Через пункт меню «Связи» - так отражаются все связи, включая простые упоминания. Связи представляются в виде структурированного списка ссылок, в котором они систематизированы по типу юридической взаимосвязи (изменен, разъяснен, дополнительная информация, упоминается и пр.), по разделам и информационным банкам.

Папки, закладки, история.

Единые закладки. Установка закладки в системе, быстрый просмотр всех закладок в документе, в системе, поиск закладки, удаление закладки, именование, удаление.

В системах КонсультантПлюс предусмотрена возможность ставить закладки в текстах документов, а также писать к ним комментарии.

Например:

1. Поставим закладку на ст.243 ТК. Через оглавление выйдем на ст.243.
2. Найдем Закон № 2005-1 «О государственной пошлине». В нем найдем, какую сумму берет нотариус за удостоверение завещаний. Воспользуемся быстрым поиском F7, наберем удостовер + завещан. Поставим закладку, имя Нотариус, с комментарием 100руб.

При выходе на карточку поиска вверху есть ярлычки папки, закладки, история. Зайдем в ярлычок закладки – здесь мы можем увидеть все закладки в системе.

Единые папки. Сохранение документов в папку, дозанесение документов в уже существующую папку, переименование папки, удаление папок.

При работе с документами время от времени возникает необходимость создать определенные подборки документов (например, тематическую) для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа. В таких случаях можно сортировать документы по определенным папкам, поэтому при необходимости легко найти соответствующие документы, если взять ту или иную папку.

Технология 3000 Консультант Плюс позволяет сохранять документы из различных информационных банков в одну единую папку.

Например:

1. Найдем все документы по теме обеспечение жильем.

Построим список найденных документов и сохраним их в одну папку.

Через корешок «Папки» мы можем увидеть все созданные вами папки.

6. Раздел «Финансовые консультации».

Включает в себя три информационных банка – вопросы ответы, корреспонденция счетов, приложение бухгалтерские издания.

Единицей информации является консультация. Различные консультации, описывающие большинство типичных ситуаций, возникающих в хозяйственной деятельности организации, сравнивать различные мнения по той или иной проблеме, высказываемые как авторами, представляющими официальную точку зрения различных государственных ведомств, так и независимыми экспертами. Основной принцип, заложенный еще при разработке системы, - четкая ориентация на потребности пользователей. Поэтому в раздел включаются консультации и разъяснения по таким темам, которые больше всего интересуют наших пользователей. Огромную помощь в этом оказывают как сами пользователи системы, так и авторы материалов - ведущие специалисты в области бухучета и налогообложения.

Обратите внимание, что карточка поиска отличается от той, что мы встречали при поиске нормативных документов. Это сделано специально для упрощения поиска консультаций. А именно, если при поиске нормативных документов мы могли воспользоваться номером, датой принятия документа, принявшим органом, видом документа, то при поиске консультации эти реквизиты нам не нужны. Поэтому карточка реквизитов изменена и приспособлена для поиска именно консультаций.

Тематика: тематический рубрикатор состоит из разделов, соответствующих отраслям законодательства- налоговому, таможенному, банковскому, валютному и т.д. Кроме того, одной из рубрик является план счетов по новому и по старому плану счетов. С помощью Общего плана счетов бухгалтер может описать практически любую хозяйственную операцию, а, следовательно, найти необходимую консультацию.

Налоги.Взносы.Платежи: представляет перечень ключевых слов, характеризующих платежи в бюджеты различных уровней.

Выплаты физическим лицам: характеризует расходы предприятия, связанные с расчетами с персоналом, учредителями и другими физическими лицами.

Расходы предприятия: характеризует расходы предприятия, связанные с деятельностью данного предприятия с другими организациями в процессе осуществления хозяйственной деятельности, а также частными предпринимателями.

Ключевые слова: этот список содержит перечень ключевых слов, бухгалтерских понятий, терминов, часто употребляемые при ведении бухгалтерского учета и не вошедшие в описанные выше словари ключевых слов.

Название документа: аналогично поиску по названию в разделе Законодательство.

Текст документа: аналогично поиску по тексту в системах нормативного характера.

Дата: в это поле заносится дата ответа на заданный вопрос.

Статус:

- Официальные разъяснения: консультации не устанавливают новые ограничения или нормы, а могут только разъяснять существующие нормативные документы.

- Официальная переписка: разъяснения официального ведомства, данное на частный вопрос предприятия или другого ведомства.

- Консультации экспертов: разъяснения, данные от конкретного лица.

- Схемы корреспонденции счетов.

- Унифицированные формы первичной учетной документации.

- Формы бухгалтерской отчетности.

- Формы документов строгой отчетности.

- Формы первичной учетной документации.

Организация: в данном поле содержится информация:

- в случае, если консультация дана от лица организации, в данном поле указывалось название этой организации,

- в случае, если консультация дана от имени автора, физического лица, в данном поле указывается место работы автора - то есть название соответствующей организации.

Номер официального документа: содержит перечень номеров официальных документов, к ним относятся зарегистрированные в Минюсте, документы официальной переписки или официального разъяснения. Если выбрать все номера, то количество документов будет соответствовать количеству официальных документов в базе.

Автор: Для любой информации, особенно - консультационной, очень важно, кто является ее автором, кто готовит разъяснения и ответы. Авторами всех материалов системы являются высококвалифицированные специалисты. Это профессионалы из МНС, Минфина РФ, других государственных органов, а также независимые эксперты: аудиторы, профессиональные бухгалтеры, юристы, имеющие большой опыт в практическом применении законодательства. Поэтому в системе представлено как мнение разработчиков нормативных документов, так и точка зрения практиков, которые применяют эти документы в своей ежедневной деятельности.

Запомнить: Консультация сама по себе представляет ответ на конкретный вопрос. Поэтому Вы ищите вопрос наиболее приближенный к Вашему. Все консультации имеют ссылки на нормативные документы.

При работе с документами надо учитывать, что каждый отдельно взятый материал, несомненно, ценный в практическом отношении, содержит разъяснение данной учетной проблемы с точки зрения конкретного автора и на конкретный момент времени. Поэтому нельзя слепо копировать найденное решение и применять предлагаемую схему без учета реальных условий хозяйствования и текущего состояния законодательства.

Вместе с тем, значительная часть новых материалов, регулярно включаемых в раздел, отражает последние изменения в законодательстве о бухгалтерском учете. При этом все ранее включенные материалы сохраняются с указанием конкретной даты подготовки материала. Такой порядок формирования раздела дает пользователю возможность не только следить за текущим состоянием дел, но и при помощи материалов системы проверить ведение бухгалтерского учета в прошлом и при необходимости правильно восстановить учет. Поэтому следует подчеркнуть, что с какой бы целью ни использовались материалы системы, всегда надо обращать внимание на дату, которая указана под каждым материалом.

Поиск можно проводить как по всему разделу, так и отключать различные информационные банки от поиска.

В информационный банк Корреспонденция Счетов включаются схемы отражения в бухгалтерском учете типичных и традиционно вызывающих сложности финансово - хозяйственных ситуаций, а также примеры, иллюстрирующие на конкретных проводках последние изменения в нормативных документах по бухгалтерскому учету.

Каждый материал состоит:

q из короткого описания финансово - хозяйственной ситуации,

q нормативного обоснования предлагаемого решения с разъяснением сложных моментов проведения в учете,

q собственно схемы отражения этой ситуации в бухгалтерском учете в виде таблицы с условным иллюстрирующим арифметическим расчетом,

q к наиболее важным проводкам под таблицей даны детальные пояснения.

Каждая корреспонденция (проводка) в таблице обязательно приводится в виде отдельной записи. Для каждой записи указывается ее содержание, корреспондирующие счета, соответствующая условная оценка и первичные учетные документы - как основание для записи.

7. Информационный банк «Бухгалтерские издания»

Информационный банк Бухгалтерские издания привлекателен тем, что содержит архив аналитических материалов крупнейших бухгалтерских СМИ, обладая при этом всеми поисковыми и сервисными возможностями, гипертекстом.

Рассмотрим поиск по всему разделу Финансовые консультации.

Например:

1. Работнику предоставляется отпуск за 2 года (56 календ.дней). По заявлению работника отпуск за 1 год (28 кал.дн.) заменена денежной компенсацией. Подлежит ли указанная сумма компенсации обложению ЕСН? Каков порядок отражения в БУ?

НалогиВзносыПлатежи: Единый социальный налог

Выплаты физ.лиц: отпуск основной

Словарь: компенс* рядом обложен*

2. Организация в честь своего юбилея приобрела подарки для своих сотрудников. В каком порядке стоимость подарков облагается НДФЛ? Облагается ли указанная сумма операция НДС?

НалогиВзносыПлатежи: НДС ИЛИ НДФЛ

Словарь: подарк*

3. Организация компенсирует работникам проезд до места работы. Какие проводки следует использовать для учета данной операции и какие первичные документы использовать.

Выплаты физическим лицам: компенсации работникам

Название документа: мест* и работ*

Словарь (текст): оплат* рядом проезд*

Статус: схемы корреспонденции счетов

4. Организация с вредными условиями труда выдает своим работникам молоко. Облагается ли данная сумма НДФЛ и ЕСН?

НалогиВзносыПлатежи: НДФЛ или ЕСН

Словарь: молок*

Если мы оставим в разделе Законодательство один информационный банк Бухгалтерские Издания, то появится ряд специальных полей, характерных для данного ИБ.

Поле "Рубрики изданий" строится на основе тематических рубрик, предложенных издательствами для классификации материалов в печатной версии.

Поле "Источник опубликования" выглядит следующим образом: сначала наименование издания, затем год и номер.

Рассмотрим примеры:

1. Найдите книги издательства «Налоговый вестник», а именно «Практические советы по применению ПБУ 1 – ПБУ 16», автор Макарьева В.И.

Рубрики изданий: Книги издательства налоговый вестник.

Автор: Макарьева В.И.

2. В Финансовой газете в 2003г. была статья о предоставлении скидок на товары (особенности учета и налогообложения).

Словарь (текст): скидк* рядом товар*

Источник опубликования: Финансовая газета и 2003

8. Раздел «Судебная Практика».

Залогом нормальной и стабильной работы любого предприятия является умелое прогнозирование хода судебного разбирательства, которое может возникнуть как по инициативе партнеров по бизнесу, так и инициативе самого предприятия. При этом немало важная роль играет именно знание порядка функционирование судебной системы и судебной практики. Например, договор, заключенный с нарушение действующего законодательства или неверные бухгалтерские проводки могут привести к судебному разбирательству, результатом которого будут серьезные финансовые потери. Но знание судебной практики по данному виду правоотношений может помочь минимизировать потери за счет того, что предприятию будут известны те нормы, которыми обычно руководствуются суды при вынесении решения, что, в свою очередь, поможет соответствующим образом построить линию поведения на время судебного разбирательства.

Не менее важным является то, что, обладая информацией по вопросам судопроизводства и знанием судебной практики, можно построить работу так, чтобы вообще не доводить дело до суда, предусмотрев заранее, где и как может возникнуть ошибка, которая приведет к судебному разбирательству.

СС Судебная Практика содержит обширную информацию по вопросам функционирования судебной системы РФ и по судебной практике.

Карточка поиска несколько отличается от карточки поиска раздела Законодательства. Во-первых, наличие поля Источник публикации и наполняемостью полей. Рассмотрим кажое поле.

Тематика – аналогично разделу Законодательство.

Вид документа: т.к. ИБ содержит как официальные (принятые или утвержденные органами власти – законодательной, исполнительной, судебной), так и неофициальные документы (связанные с вопросами деятельности судебной системы и с вопросами применения права, авторские материалы). Официальные – постановления, определения, письма, судебные акты и т.д. Неофициальные – статьи, обзоры, комментарии, вопрос-ответ, доклад и т.д.

Принявший орган: содержится список государственных и судебных органов, которые принимали или утверждали документы, представленные в системе. Заполняется только для официальных документов.

Дата документа:

q для официальных – дата их подписания;

q для решений судов по конкретным делам – дата вынесения решений;

q для неофициальных – дата подписания издания в печать;

q для авторских материалов – дата передачи материала в компанию К+.

Номер официального документа: только для официальных документов.

Название документа: аналогично др.системам.

Текст документа: аналогично др. системам.

Источник публикации: список печатных изданий, в которых были опубликованы документы. Указывается название печатного органа, его номер и год.

Теперь рассмотрим на примерах:

1. Найдем письма ВАС РФ по вопросам применения ККМ.

Тип документа: письмо

Принявший орган: ВАС РФ

Название документа: прменен* и контрол* и кассов* и машин*

2. Нас интересует, какие меры должен принять руководитель к сотруднику, если тот не явился на работу и отказывается объяснить причину неявки.

Тематика: Защита трудовых прав работников. Разрешение трудовых споров.

Текст: неявк^* и работ^*

3. Нам нужна судебная практика по арбитражным делам, связанным с межбюджетными и бюджетными отношениями.

Тип документа: обзор судебной практики

Название: межбюдж* и бюдж* и отношен*

9. Раздел «Формы документов».

Деятельность любого предприятия включает в себя составление и ведение различных документов. Не секрет, что порой сложно составить какой-либо документ, не имея его аналога или шаблона. Предлагаемая Система как раз и представляет собой библиотеку таких аналогов и шаблонов, позволяющих облегчить работу сотрудников предприятия.

Весь массив информации можно условно разделить на два типа: бланочные и текстовые.

Под бланочными документами мы подразумеваем различные стандартные бланки, таблицы и т.п. Это унифицированные формы строгой отчетности.

Вторую группу документов составляют текстовые документы. В основном это различного рода договора, заявления и т. д. Если пользователь, например, хочет заключить с кем-либо договор, он находит аналогичный в Системе. Другими словами, пользователь получает из Системы проект договора, что собственно ему и нужно для начала ведения переговоров.

Итак, обратимся непосредственно к карточке реквизитов: она отличается от стандартной, т.к. информация, представленная в системе достаточна специфична.

Тематика: аналогично др.разделам.

Вид документа: представляет собой перечень типов информации, содержащейся в системе: Акт, счет-фактура, договор, заявление и т.д.

Разработчик: значениями этого поля являются либо названия органов власти, которые разработали или утвердили соответствующий документ, либо названия фирм, предоставивших эти документы.

Источник: значениями поля являются либо названия фирм, представивших документ, либо название официального документа, которым была введена искомая форма.

Номер типовой формы: данное поле относится только к официально утвержденным формам, имеющим номер. Если известен номер документа, то начинать поиск лучше всего с номера.

Дата последнего изменения: содержит словарь дат изменений теста соответствующего документа. Данное поле позволяет найти документы, измененные после какой-либо даты.

Название документа: представляет собой словарь всех слов, встречающихся в названиях документов.

Текст документа: слова, встречающиеся в текста документов информационного банка системы.

Когда получен: дата пополнения, т.е. дата, когда документ попал на Ваш компьютер.

Рассмотрим примеры:

1. Найдите исковое заявление о восстановлении на работе и взыскании заработной платы за вынужденный прогул.

Вид документа заявление

Название восстановлен* и работ*

2. Найдите брачный договор.

Вид документа договор

Название брачн*

3. Найдите должностную инструкцию на главного бухгалтера.

Вид документа инструкция

Название документа должностн* и главн* и бухгал*