Побудова тексту управлінського документа. Текст як основний реквізит.

Згідно ЗУ про «Діловодство» створювані організаційно-розпорядчі документи підприємства, установи, організації - статути, положення, протоколи, накази, розпорядження, рішення, ухвали, акти, інструкції, заяви, подання, анкети, графіки, службові листи тощо, повинні відповідати правовому статусу підприємства, установи, організації. Класи, підкласи та види організаційно-розпорядчих документів визначаються Державним класифікатором управлінської документації, який затверджується Державним комітетом статистики України. Право створення організаційно-розпорядчого документа певного виду визначається нормативними актами і має фіксуватися в установчих документах підприємства, установи, організації.

Організаційно-розпорядчі документи підприємства, установи, організації мають відповідати загальнодержавним чи галузевим уніфікованим формам документів, встановлених державними стандартами, іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм, правил створення текстів управлінських документів та фіксації їх реквізитів.

Інформація тексту організаційно-розпорядчого документа повинна бути достовірною, відбивати з максимальною повнотою зміст організаційних чи розпорядчих рішень. Структура, мова та стиль викладення тексту має відповідати уніфікованим формам побудови текстів організаційно-розпорядчих документів.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчого документа має забезпечити набуття ним юридичної сили, ідентифікувати його вид, назву, час, місце створення та інші характеристики. Сукупність реквізитів, що надає кожному виду організаційно-розпорядчих документів юридичну силу, встановлюється державними стандартами, які розроблюються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та затверджуються Державним комітетом стандартів України.

Реквізити, способи фіксації та відтворення інформації організаційно-розпорядчого документа, його носій мають забезпечити інформаційну та фізичну цілісність документа, ідентичність інформації під час передавання чи копіювання документа, а також зручність у користуванні та сприйнятті інформації людиною.

Способи та засоби фіксування інформації організаційно-розпорядчого документа, її носій повинні забезпечити збереженість документа протягом нормативно визначеного строку його зберігання.

Текст – головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції данного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Службові документив ирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

Наприклад: У травні 2003 року інститут проводить конференцію; "Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні". Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємства.
Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.

Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці. Під трафаретом розуміють раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ. Методика складання трафаретних текстів така: вивчаються типові управлінські завдання, документи, що утворюються в процесі їх вирішення, складається проект уніфікованого документа, що відображає виявлену типову ситуацію. Після цього він редагується, затверджується спеціалістами, які складають ці документи або працюють з ними. Особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів. Для кожного трафарету визначається необхідна річна потреба, і тексти тиражуються. Трафаретні документи повинні бути як у виконавців, так і у машинописному бюро. Зручно трафаретні документи вводити в пам'ять комп’ютера.
Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше обумовлене.

Заголовок розміщується в лівому верхньому куті документа під основними реквізитами бланка. Він значно полегшує опрацювання документа, оскільки за ним, не читаючи всього тексту, можна отримати уявлення про зміст всього документа та направити його на виконання. Заголовок полегшує реєстрацію документа, його пошук, організацію контролю та ін. Без заголовка дозволяється складати тільки короткі документи на форматі А5 (148x210): повідомлення, телеграми, телефонограми тощо.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22). Частина службових документів має додатки, які доповнюють, пояснюють або деталізують окремі питання, розглянуті в тексті.