Управлінський документ. Проблема класифікації

РОЗДІЛ 1. СУТНІСТЬ І ВИДИ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.
В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.
Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Згідно ЗУ про «Загальне діловодство» управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання суб'єктом організації діловодства функцій, що забезпечують його діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо.
Натомість В.В.Бондаренко вважає, що управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також – документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис. 1):

Залежно від використаного для фіксації матеріалу:

· Документи на паперовій основі:
1. Письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів.
2. Графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.
3 Документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

· За походженням:
1. Офіційні (службові) — направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;
2. Особисті (іменні) — створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

· За видами діяльності:
1.Організаційно-розпорядчі документи;
2.Документи з фінансово-розрахункових питань;
3.Документи з постачально-збутових питань;
4.Документи з особового складу.

· За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

· За кількістю відображених питань:
1.Прості (зазвичай містять одне питання);
2.Складні (з кількома питаннями).

· За місцем складання:
1. Зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):
а) Вихідні — відправлені з підприємства;
б) Вхідні — адресовані підприємству.
2. Внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

· За строками виконання:
1. Термінові документи;
2. Нетермінові документи.

· За формою:
1. індивідуальні;
2. типові;
3. трафаретні.

· За засобами передачі інформації:
1.Рукописно-друковані;
2.Графічні;
3. Фото-, кінодокументи;
4. Звукові.

· За строками зберігання:
1. Постійного зберігання;
2. Довгострокового зберігання;
3. Тимчасового зберігання. XL За стадією утворення:
4. Оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);
5. Чернетки;
6. Копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал).

Рис. 1 Схема класифікації управлінських документів

Існують три різновиди копій:
1. Відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);
2. Витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку);
3. Дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

· За ступенем гласності:
1. Секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);
2. Документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);
Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.
3. Звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток).Зафіксована в системі управлінської документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої оцінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації(плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів,надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, щонайчастіше — види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка).