О прохождении практики по менеджменту

Федеральное агентство по образованию

УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

 

Факультет подготовки государственных и муниципальных служащих

ОТЧЕТ

О ПРОХОЖДЕНИИ ПРАКТИКИ ПО МЕНЕДЖМЕНТУ

СТУДЕНТА 4 КУРСА ГМУ-542 ГРУППЫ

Гайфуллиной Елены Радиковны

МЕСТО ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ Отдел по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского

 

СРОКИ ПРАКТИКИ: с 24.06.2008г. по 14.07.2008г.

 

РУКОВОДИТЕЛИ ПРАКТИКИ:

ОТ КАФЕДРЫ Т.Е. Зерчанинова, к.с.н., доцент

ОТ ОРГАНИЗАЦИИ Н.И. Ецкало, начальник отдела по связям с общественностью и организационной работе администрации города Камеснка-Уральского

 

ОТЧЕТ СДАН НА КАФЕДРУ (ДАТА)____________________

ЗАЩИТА ОТЧЕТА (ДАТА)_____________________________

 

ОЦЕНКА ЗА ПРАКТИКУ____________________

 

 

Екатеринбург

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

C.

Введение______________________________________________________   1. Общая характеристика отдела по связям с общественностью и организационной работе_________________________________________   2. Технологии коммуникации и взаимодействия отдела по связям с общественностью и организационной работе с населением МО Каменск-Уральский____________________________________________   3. Технологии коммуникации и взаимодействия отдела по связям с общественностью и организационной работе со СМИ и общественными организациями_________________________________________________   4. Сведения о выполненной работе во время прохождения практики по менеджменту__________________________________________________   5. Предложения по улучшению деятельности отдела по связям с общественностью и организационной работе_______________________   Список использованных источников и литературы__________________   Отзыв руководителя практики от организации______________________

 

 

Введение

 

В период с 24.06.2008г. по 14.07.2008г. мною была пройдена практика по менеджменту в отделе по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского.

Цель практики - закрепление теоретических знаний и приобретение профессиональных умений и навыков в сфере управления органами государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными предприятиями, учреждениями и организациями.

Во время прохождения практики мною были изучены цели, задачи и функции отдела, его организационная структура, а также нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность отдела.

Мною были изучены основные направления деятельности отдела, в том числе: организация взаимодействия с населением города и городскими СМИ.

Руководителем практики от Уральской Академии Государственной Службы является Т.Е. Зерчанинова, к.с.н., доцент, от базы практики – Н.И. Ецкало, начальник отдела по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского.

1. Общая характеристика отдела по связям с общественностью и организационной работе

 

Отдел по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского является структурным подразделением администрации города и образуется постановлением мэра города. Он был создан в январе 2005 года. Цель работы отдела – повышение гражданской активности населения Каменска-Уральского, создание условий для участия населения в управлении муниципальным образованием, внедрение инновационных методов работы в деятельность общественных объединений города.

В своей работе отдел постоянно сотрудничает с общественными объединениями и некоммерческими организациями города. Отдел по связям с общественностью и организационной работе проводит конкурсы социальных проектов и семинары для муниципальных учреждений и общественных организаций Каменска-Уральского, объединяет добровольцев и благотворителей для Недели добра и Благотворительного сезона, участвует в организации и проведении городских мероприятий, проводит социологические исследования.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерацией, законодательством Российской Федерации, законодательством Свердловской области, Уставом города Каменска-Уральского, иными муниципальными правовыми актами города Каменска-Уральского. Отдел не является юридическим лицом. Финансирование отдела осуществляется за счет сметы расходов администрации города.
Положение об отделе, его структура и штатная численность утверждаются постановлением мэра города.

На данный момент в отделе работает 4 человека: начальник отдела и три специалиста. Все сотрудники имеют персональный компьютер с выходом в Интернет. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя главы администрации города по управлению делами. Ежегодно начальник отдела представляет отчет о деятельности отдела главе администрации.

Основными направлениями деятельности отдела являются:

· создание условий для участия населения в управлении городом;

· внедрение инновационных методов работы в деятельность общественных объединений города;

· организация и проведение городских мероприятий;

· проведение социологических исследований;

· анализ и мониторинг общественного мнения населения города;

· информационное обеспечение деятельности главы администрации;

· организационное обеспечение взаимодействия с региональными и местными органами общественно-политических объединений, религиозных конфессий, национально-культурных центров и общественных организаций;

· формирование имиджа города, участие в разработке и реализации информационных и PR программ, социально-значимых программ и проектов совместно с общественностью города.

 

2. Технологии коммуникации и взаимодействия отдела по связям с общественностью и организационной работе с населением МО Каменск-Уральский

 

В соответствии с основными задачами отдела, одним из направлений его деятельности является взаимодействие с населением города Каменска-Уральского. При этом можно выделить несколько форм данного вида работы:

1. работа с обращениями граждан;

2. проведение социологических опросов;

3. организация общегородских праздничных и благотворительных мероприятий, различных конкурсов.

 

Одной из основных форм взаимодействия и коммуникации отдела с населением города является работа с обращениями, заявлениями и жалобами граждан. Обращения принимается как в письменной, так и устной форме.

Специалисты отдела должны в пределах своей компетенции принимать все меры для объективного разрешения вопроса. Полученные от граждан обращения обычно перераспределяются в отдел, соответствующий теме обращения. При этом специалисты отдела по связям с общественностью должны сообщать гражданам, подавшим письменные обращения, в письменной, а устные обращения - в устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения - указать мотивы. К тому же они должны обеспечить своевременное и правильное исполнение принятых по обращениям граждан решений. В случае, когда гражданин обращается лично, ему разъясняется, куда следует обратиться.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. После этого запросы, а также решения по ним должны формироваться в дела и передаваться на хранение в архив.

Для изучения общественного мнения по поводу реализуемой администрацией политики отдел проводит социологические опросы. В зависимости от цели конкретного опроса определяется объем выборки. Проводятся как небольшие опросы (до ста респондентов), так и масштабные, например – среди рабочей молодежи города (полторы тысячи респондентов). Как правило, отдел занимается лишь подготовкой, организацией опроса и обработкой результатов исследования. А для проведения опроса привлекаются инициативные группы из различных общественных организаций.

Полученные результаты опросов могут использоваться как для внутренней работы администрации города, так и для публикации в городских СМИ.

Наибольшую роль отдел играет в процессе организации и проведении общегородских мероприятий, к примеру: Неделя добра, Благотворительный сезон, День города, Фестиваль «Каменск-Уральский – колокольная столица».

Как правило, создается специальная комиссия по подготовке конкретного мероприятия. В данную комиссию входят не только специалисты отдела по связям с общественностью и организационной работе, но и специалисты других отделов, а так же могут привлекаться члены общественных организаций города. На заседаниях комиссии определяется цели и задачи мероприятия, его основные этапы, а так же круг исполнителей и ответственных лиц. Кроме того, определяются сроки выполнения поставленных задач, по истечении которых ответственный за исполнение готовит и представляет отчет председателю комиссии. Важным моментом в организации мероприятия является его освещение в средствах массовой информации.

Большое внимание в отделе уделяется организации взаимодействиями с гражданами через общественные объединения, политические партии и религиозные организации. Специалисты отдела ведут учет общественных объединений, политических партий и религиозных организаций, действующих на территории города. Так же отдел проводит конкурсы среди общественных объединений на получение муниципальных грантов с целью реализации социальнозначимых проектов для города. Отдел информирует общественные объединения о проводимых администрацией мероприятиях, отсылает приглашения для представителей организаций.

3. Технологии коммуникации и взаимодействия отдела по связям с общественностью и организационной работе со СМИ и общественными организациями

 

Отдел по связям с общественностью в своей деятельности активно сотрудничает с общественными организациями, политическими партиями и СМИ. Данное взаимодействие является одним из основных принципов работы отдела, при этом можно выделить следующие виды работ:

- отдел устанавливает и развивает связи администрации города со средствами массовой информации;

- отдел организует и проводит пресс-конференции, брифинги, интервью, прямые линии на радио и телевидении, встречи в редакциях с главой города, должностными лицами администрации города;

- отдел привлекает в установленном порядке СМИ к освещению деятельности органов местного самоуправления;

- отдел готовит и рассылает пресс-релизы для СМИ;

- отдел направляет приглашения представителям СМИ и общественных организаций на городские общественные мероприятия, собрания, конференции, выставки, презентации и т. д.;

- отдел готовит паспорт муниципального образования в разделах «Политические партии», «Религиозные объединения», «Общественные организации»;

- отдел проводит конкурсы социальных проектов;

- отдел проводит семинары для муниципальных учреждений и общественных организаций;

- отдел объединяет добровольцев и благотворителей для Недели добра и Благотворительного сезона;

Данные мероприятия проводятся отделом в соответствии с распоряжениями главы города, а также в рамках приоритетных городских программ.

Все мероприятия разрабатываются и проводятся специалистами отдела, при необходимости создаются расширенные организационные комитеты с привлечением специалистов из других отделов администрации либо профильных специалистов муниципальных учреждений и общественных организаций.

Ежегодно отдел участвует в подготовке паспорта муниципального образования в разделах «Политические партии», «Общественные организации», «Религиозные объединения». При этом специалисты проверяют и уточняют справочные данные об организациях и их руководителях.

Для своевременного освещения мероприятий, проводимых в администрации города, отдел по связям с общественностью совместно с пресс-службой главы города на Интернет-портале Каменска-Уральского регулярно оповещают средства массовой информации. Необходимо отметить, что для освещения деятельности главы города в администрации города функционирует пресс-служба. Поэтому вопросы, непосредственно касающиеся деятельности главы города, в СМИ освещает именно специалисты пресс-службы. А все остальные мероприятия, проводимые в администрации города, доводятся до населения через специалистов отдела по связям с общественностью. Кроме того, еженедельно специалисты отдела по связям с общественностью готовят пресс-релизы для журналистов.

Кроме новостей администрации специалисты отдела по связям с общественностью через средства массовой информации доводят до населения информацию о городских мероприятиях, а также конкурсах. Наиболее удобным видом СМИ в данном случае являются городские газеты. И на практике отдел наиболее активно взаимодействует именно с печатными СМИ.

Во взаимодействии со СМИ также важна обратная связь. Поэтому специалисты отдела выполняет также и аналитическую работу. Публикации в периодических созданиях, а также информацию, вышедшую в теле- и радиоэфире о деятельности администрации города специалисты отдела анализируют и обобщают. После чего представляют своему непосредственному руководителю соответствующие отчеты.

Таким образом, специалисты отдела в своей работе тесно взаимодействуют с городскими средствами массовой информации, а также с общественными объединениями. Это позволяет своевременно освещать деятельность администрации и отдельных ее отделов для общественности. Кроме того, обратная связь позволяет проанализировать отклик населения города на проводимые мероприятия. Это позволит формировать положительный имидж администрации, а также вовремя корректировать те мероприятия, которые имеют отрицательный общественный резонанс.

 

 

4. Сведения о выполненной работе во время прохождения практики по менеджменту

 

В ходе практики мною были выполнены следующие задачи:

· изучены нормативные акты, определяющие деятельность администрации города, а также отдела по связям с общественностью и организационной работе

· изучена структура администрации, взаимоотношения между структурными подразделениями

· изучено информационное, научно-методическое и материально-техническое обеспечение деятельности администрации

· изучены технологии взаимодействия и коммуникации администрации города и ее структурных подразделений с населением и со СМИ

В число моих функциональных обязанностей входили следующие:

- организация документооборота отдела, в том числе, ведение протоколов заседаний комитета по подготовке ко дню города, подшивка документов в дела и передача на хранение;

- взаимодействие с населением города: прием звонков и обращений, их перераспределение в необходимый отдел в зависимости от темы обращения, прием и сортировка письменных обращений, подготовка ответов на запросы граждан;

- взаимодействие с городскими СМИ: информирование о планируемых мероприятиях администрации, рассылка приглашений, пропусков на мероприятия по поводу празднование дня города;

- участие в работе организационного комитета по подготовке ко дню города-307: организация заседаний, распределение поручений и контроль за их исполнением.

В ходе практики удалось повысить свои практические навыки проведения переговоров, создания управленческих документов, взаимодействия с общественными организациями, политическими партиями.

По результатам практики по менеджменту мною было выбрано направление выпускной квалификационной работы: социологическая диагностика самочувствия населения муниципального образования. Данная деятельность является одной из основных в работе отдела по связям с общественностью и организационной работе, поэтому полученные навыки в ходе практики можно использовать в качестве практического материала для выпускной квалификационной работы.

5. Предложения по улучшению деятельности отдела по связям с общественностью и организационной работе

 

В целом следует отметить то, что, несмотря на непродолжительный период работы отдела по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского, коллектив его успешно справляется с поставленными перед ним задачами.

При этом, если сравнивать отдел с подобными отделами в других муниципальных образованиях, то следует отметить небольшое количество специалистов. Достаточно большой объем работы возложен всего на четыре человека, при этом отсутствует четкое распределение обязанностей в зависимости от направления деятельности. Поэтому видится целесообразным увеличить штат отдела по связям с общественностью и организационной работе, а так же распределить функционально обязанности между его сотрудниками.

Так же следует отметить проблему отсутствия специалистов с профильным образованием в области муниципального управления. На данный момент это решается путем направления специалистов отдела на курсы переподготовки и повышения квалификации. Это позволяет привлечь к работе молодых сотрудников и решить проблему отсутствия кадров, и в дальнейшем улучшить теоретическую базу специалистов. Тем не менее, приоритетным, на мой взгляд, является подбор сотрудников с профильным высшим образованием.

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Должностная инструкция начальника отдела по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского

2. Должностная инструкция специалиста отдела по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского

3. Положение об отделе по связям с общественностью и организационной работе администрации города Каменска-Уральского

4. Трудовой договор