Способы эффективного использования методов управления проектами.

До начала каждого проекта вам необходимо четко идентифицировать состав каждой проектной команды в соответствии с навыками каждого специалиста и его доступности. Полезно организовать совещание с командой в рамках инициации проекта, чтобы у каждого сформировалось четкое представление о стратегических целях проекта и задачах каждого члена команды. Если у вас уже есть план, то им также стоит поделиться и начать назначать исполнителей на задачи.

Помните, что формальное назначение исполнителей на задачи зачастую приводит к снижению личной заинтересованности конкретного члена команды. Чтобы поднять уровень мотивации и повысить эффективность руководства, специалисты советуют вовлекать всю команду следующим образом:

· Представьте свое видение тех шагов, которые необходимо предпринять для успешной реализации проекта;

· Позвольте каждому высказаться, обосновать свое экспертное мнение, например, отдельно взгляд со стороны дизайнера или разработчика программного обеспечения.

Но очевидно, что взаимодействие не завершается на стадии планирования и назначения задач. Очень успешной практикой является организация регулярных встреч с каждой командой на протяжении всего проекта. Это помогает каждому увидеть, как его или ее вклад повлиял на общую картину проекта, а также на задачи и результаты других членов команды. Одновременно такие регулярные встречи создают отличную площадку для обсуждения и выработки более эффективных совместных решений. Например, если дизайнеры находятся в постоянном контакте с заказчиком проекта, то их общение с разработчиками поможет последним лучше понять цели конечного пользователя. В свою очередь, это существенно уменьшает недопонимание и неоднозначное толкование требований.

А для вас, как человека ответственного за управление несколькими проектами, построение с самого старта проекта правильной и эффективной системы взаимодействия внутри команды позволяет не только лучше контролировать ход реализации, но и получить помощь со стороны команды. Как результат – меньше усилий на мотивацию, риск-менеджмент и выше эффективность работы команды.

Управление несколькими проектами повышает требования к качеству плана для каждого из них

“Если вы не планируете, вы планируете провал” – одно из самых известных высказываний о планировании. Логично, что с первого совещания в момент инициации проекта имеет смысл приступить к составлению плана проекта как для команды в целом, так и для каждого ее члена. Но другое высказывание утверждает, что “дьявол кроется в мелочах”. Поэтому уточнение плана должно стать чуть ли не ежедневной рутиной не только для проджект-менеджера, но и для исполнителей, которые должны провести детальный анализ каждой задачи. Важно, чтобы этот анализ включал деление задач на подзадачи, установку приоритетов и определение взаимозависимостей с точки зрения конечной цели проекта.

Затем назначьте тим-лидеров и предоставьте им возможность принимать решения в рамках своей компетенции, чтобы они могли помогать вам руководить проектом.

После того как вы сформировали и согласовали с заинтересованными лицами план проекта, команда приступает к его выполнению. Следующие пункты имеют жизненно важное значение для эффективного выполнения ваших планов:

· Управление ресурсами;

· Соблюдение сроков;

· Управление документооборотом.

Отвечая за управление несколькими проектами, вы должны обязательно иметь четкий и актуальный план по каждому из них. В противном случае вы рискуете смешать проекты в один, а в результате столкнуться с огромной неструктурированной кучей из несвязанных задач, сроков и вопросов от заказчиков, с одной стороны, и членов разных команд, с другой, – вопросы, на которые вы не имеете представления, где искать ответы.