Вопрос №1. Понятие документооборота и его основные стадии.

Введение

Документооборот призван обеспечить информационный обмен в структуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общим целям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с 21 документацией. При этом в делопроизводстве документооборот является элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Вопрос №1. Понятие документооборота и его основные стадии.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или уничтожения.

Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота: прием и первоначальная обработка документов (корреспонденции), исполнение документов, отправка корреспонденции, хранение документов.

1.Прием и первоначальная обработка поступающих в орган внутренних дел документов производится работниками канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а также целостность вложений. Все конверты за исключением писем в адрес общественных организаций и конвертов с пометкой «лично», вскрываются работниками канцелярии.

2.Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота. Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа. Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий. В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или ЭВМ), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале. Задание-проблема: Установить основной алгоритм действия сотрудника ОВД при исполнении исходящего документа, с момента подготовки до момента его отправки.

3.Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа. Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства. Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях, когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

4.Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции:

- регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции;

- проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки;

-написание на конверте адреса;

-вложение документа в конверт;

составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи.

Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии. Задание-проблема: Предложить способы хранения документов, сроки хранения которых истекли, но необходимые по содержанию для дальнейшей работы.

5. Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования. Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объём документации, подлежащей хранению в органе внутренние дел с указанием сроков ее хранения. В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы. Делом называется совокупность документов, относящихся, к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел с указанием, наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нём листов и срока хранения. Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью. На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД. Дела, заводимые в канцелярии органа в соответствии с номенклатурой дел, следует отличать от уголовных и других дел, находящихся в производстве следователей, оперативных уполномоченных уголовного розыска, службы БЭП и др. Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, куда, срока хранения, приобщен или отправлен. Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел. Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения: документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль.

К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один - два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа. О неисполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.