Основные способы документирования.

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

По мере развития человечества количество этих способов постоянно увеличивалось, используемые на сегодняшний день способы документирования условно можно разделить на две группы:

- традиционные (начертание, выжигание, тиснение и др.)

- технические (осуществляемые с помощью техники и определяемые её развитием) В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования.

В свою очередь способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков (методов документирования). Все это вместе определяет характер той или иной системы документирования.

Выделяются четыре основных способа документирования, с которыми также тесно связаны методы и средства документирования (системы документирования):

-текстовое документирование,

-техническое документирование,

-кинофотофонодокументирование

-электронное документирование

 

Текстовое документирование. Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. Именно с использованием знаков можно говорить о документировании.

На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека.

Письмо прошло несколько ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо

Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо.

Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо.

С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Фотокинофонодокументирование. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокументов (звуковой документ). Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Электронное документирование. Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

11. Понятие «классификация документов». Основные требования к классификации.