Основні етапи контролю і регулювання проекту.

У даний час теоретично і практично відпрацьовані різноманітні методи та підходи до контролю і регулювання графіка виконання проекту. В основі їх лежить припущення про те, що ланцюги проекту й обсяги робіт у структурованому їх вигляді можуть бути представлені в ретельно складеній інформаційній моделі або в інформаційній системі управління проектом (ІСУП).

Для побудови ефективної системи контролю за реалізацією проекту необхідно дотримуватись таких вимог:

ü плани повинні бути змістовними, чітко структурованими і фіксованими;

ü будь-яка зміна початкового і наступного за ним плану повинна супроводжуватися фіксуванням внесених виправлень;

ü система звіту за виконані роботи або фінансування розрахунків має бути ясною і зрозумілою виконавцям, що відбиває стан проекту відносно вихідних планів;

ü варто заздалегідь визначити періодичність подання всіх звітів;

ü необхідно передбачити ефективну систему реагування, що дозволяє переборювати відхилення від запланованого ходу робіт, у тому числі шляхом перегляду плану.

У результаті використання зазначеної системи контролю й управління досягається:

· відстеження фактичного стану на кожній стадії і в кожен момент часу, на який здійснюється аналіз реалізації проекту;

· виявляються відхилення від запланованого ходу виконання проекту;

· проводяться коригувальні впливи, спрямовані на усунення відхилень.

Для оцінки виконання календарного плану й окремих робіт знаходить застосування цілий ряд методів.

Метод простого контролю (метод «0 - 100») дозволяє відстежувати тільки моменти завершення робіт. Незавершеній роботі, в якій би стадії вона не знаходилась, присвоюється оцінка 0%, а завершеній - 100%, причому вважається, що робота виконана, тільки якщо досягнуто її кінцевого результату.

Метод детального контролю передбачає оцінку проміжних стадій виконання задачі. Так, наприклад, роботі присвоюється оцінка 50%, якщо цілі досягнуті наполовину. Очевидно, що метод детального контролю складніше за метод «0 - 100», оскільки жадає від менеджера оцінки ступеня завершеності робіт, що знаходяться в процесі виконання. У більшості випадків тільки використання цих двох методів дає прийнятні результати.

Коли ж не уявляється можливим точно оцінити стан виконуваної роботи, застосовують модифіковані варіанти методу детального контролю, наприклад метод «50/50», що пропонує оцінку ступеня завершеності роботи в той момент, коли на її виконання витрачено 50% виділених коштів. Інша модифікація детального контролю - метод усіх - використовується, як правило, при аналізі робіт великої тривалості. Робота поділяється на ряд технологічних етапів, що визначають ступінь її завершеності.

Оскільки в ході виконання проекту особливе значення надається ефективному обміну інформацією та оперативній взаємодії учасників проекту, то до складу інформаційної системи управління уводяться функціональні елементи у вигляді окремих типових модулів, у тому числі:

- модуль планування і контролю календарних планів робіт;

- модуль ведення бухгалтерії проекту;

- модуль фінансового контролю і прогнозування.

Модуль планування і контролю календарних планів використовується для підтримки формалізованого контролю виконання і координації взаємозалежних задач і функцій проекту. Основу цього модуля звичайно складає пакет програм сітьового планування. Виявлені в результаті розрахунку критичного шляху взаємозалежні роботи служать базою організації матеріально-технічного забезпечення.

Модуль ведення бухгалтери проекту орієнтований на контроль витрат формалізованими методами відстеження, фіксації і перевірки звітності всієї робочої документації, необхідної для виконання фінансових операцій, включаючи формування балансу проекту і підсумкового звіту по ньому.

Модуль фінансового контролю і прогнозування необхідний для підтримки аналітичних функцій порівняння фактичних і планових грошових потоків, а також прогнозування майбутніх витрат по проекту. Структура даного модуля багато в чому залежить від повноти інформації, одержуваної від зазначених вище модулів. Представлений комплекс заходів, спрямованих на контроль і регулювання реалізації проекту, забезпечує досягнення поставлених цілей проекту.