Советы по подготовке презентации

Планирование

§ Опишите отношение вашей аудитории к данной теме - ее знания и потребность, желания и цели. Спросите себя: «Насколько аудитория посвящена в эту тему?»

§ Определите цель презентации, и как она соотносится с ожидаемыми результатами. Вы стремитесь что – донести до аудитории, убедить ее, научить мотивировать свое мнение? Когда цель достигнута точно сформулирована, ее легче достичь.

§ Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Используйте общие и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели доклада.

 

 

Подготовка

§ Определите важность вашего сообщения. Спросите себя: «Почему это сообщение так важно для меня?»

§ Сформируйте структуру презентации, поставив ее в центре доклада и выделив ключевые моменты, опирающиеся на факты.

§ Подготовьте хорошее начало презентации, заслуживающее внимания. Задайтесь каким – либо вопросом, удивите аудиторию или приведите в пример какой – либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации.

§ Определите главные идеи доклада и обоснуйте их статистикой, документами, аналогиями и наглядными примерами. Имейте в виду, что все основные идеи должны быть связаны с темой доклада. Учитывая. Что слушатели помнят от 4 до 6 разных позиций, тщательно отбирайте главные идеи. Они должны составить от 80% до 85% презентации.

§ Подготовьте хорошее завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее запоминающееся впечатление. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Также может быть эффективным возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какую реакцию вы ожидаете от слушателей. Завершение должно занимать от 5% до 10% презентации.

 

Практика

§ Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, которым следует уделять особое внимание.

§ Хорошо ли воспринимается доклад

§ Опираются ли основные моменты доклада на факты.

§ Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?

§ Не используете ли вы термины и выражения не понятные для аудитории?

§ Является ли завершение презентации запоминающимся?

§ Получены ли ожидаемые результаты?

§ Запишите репетицию своего выступления на видеокассету и внимательно просмотрите ее, отмечая все уходы от темы все уходы от темы и другие проявления нервозности. Помните, что лучший способ борьбы с нервозностью – это уверенность в себе, увеличивающаяся с каждым новым выступлением.

§ Если это возможно, проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится.

§ Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.

 

Презентация

• Сточки зрения профессионала проведение презентации следует считать привилегией, которая требует высокой степени ответственности, зато предоставляет дополнительные возможности.
• С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.
• Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга.
• Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней, и учтите их при подготовке следующей презентации.

Сеансы вопросов и ответов. В ходе сеанса вопросов и ответов возникает много противоречий и сомнений, но они также дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Кроме того, вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию вопросов в ходе презентации

§ Сформируйте вопросы и ответы, записывая вопросы, задаваемые из аудитории.

§ Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе и в конце презентации. При ответе на вопросы в ходе презентации не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос после презентации.

§ Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы располагаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем – либо о первом вопросе.

§ Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимости перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен, лучше быть честным. Попробуйте найти какой – нибудь способ связи с человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.

§ По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итого, сообщите об этом слушателям или завершите сеанс как – нибудь еще.

 

 

Контрольные вопросы

1. Что такое презентация?

2. Какие способы создания презентации вам известны?

3. Какая программа предназначена для создания презентаций?

4. Как осуществляется запуск этой программы?

5. Сколько режимов Power Point вам известно и какие?

6. Основные принципы работы со слайдами?

7. Какие возможности программы Power Point можно использовать для создания эффектной презентации?

8. Можно ли использовать объекты, созданные при помощи других приложений?

9. Что такое анимация, и какие способы настройки анимации вам известны?

10. Можно ли подключить звуковое сопровождение презентации и как?

Литература

1. С. Симонович, Г. Евсеев, А. Алексеев, Специальная информатика, М., АСТ-ПРЕСС 1998

2. Шафрин Ю., Основы компьютерной технологии, М.,АВF, 1996

3. О. Ефимова, В. Морозов, Н. Угринович, Курс компьютерной технологии М., АВF, 2002

4. Мир ПК 1998, №5 стр. 111-188

5. Компьютер пресс 1998, №5, стр. 180-185; 1999, №11