Раздел 1. Оформление служебных писем

Задание 1.1. Используя данные, приведенные ниже, заполните таблицу

Виды писем: Приглашение на презентацию нового товара (услуги);Поздравление (поощрение); Претензия; Предложение о сотрудничестве; Письмо-запрос; Гарантийное письмо; Извещение; Подтверждение; Дисциплинарное. Дополните перечень.

Цель коммуникации: Стимулировать продажи; Получить данные о предпочтениях потребителей; Ускорить оплату (деликатно); Сохранить преданность потребителя; Ясно определить контрактные условия; Получить возврат оплаты или замену поставки; Избежать конфликта из-за опоздания с оплатой; Информировать и привлечь потенциальных сотрудников; Дать ясную и точную информацию об условиях работы и оплаты; Информировать и побудить изменить поведение; Объяснить детали и предложить поддержку.

Адресат	Вид письма	Цель коммуникации
Потенциальный клиент
Постоянный клиент
Котрагенты
Сотрудники предприятия

Задание 1.2. Определите, к какому типу письма можно отнести текст следующего:

Уважаемый Анатолий Борисович!

Ресторан «Уют» занимается обслуживанием торжественных мероприятий более пяти лет. Успех нашего бизнеса зависит от того, насколько довольными остаются наши клиенты, поэтому мы признательны вам за замечания по поводу обслуживания банкета вашей компании.

Только в прошлом году мы обслужили более 100 банкетов и завоевали хорошую репутацию, предлагая качественную еду по приемлемым ценам. Наши стандарты сервиса гарантируют, что еда подается в порциях, указанных в меню.

По нашим записям мы убедились, что обед, приготовленный для вашей группы, был идентичен по размеру порций обедам, которые подавались для групп подобной численности. Большинство из этих групп похвалило наше обслуживание и еду. Разумеется, мы урегулировали бы с вами вопрос оплаты, если бы оказалось, что стандарты обслуживания в отношении вашей группы были нарушены.

Многие организации уже резервируют у нас места для новогодних банкетов. Мы будем рады, если вы окажетесь в их числе.

Задание 1.3. Жизнь многих предприятий зависит от объема полученных заказов. Для малого предприятия каждый заказчик особенно важен, поэтому роль писем-подтверждений может быть очень велика. Предложите структуру подтверждения, подумайте, какой информацией можно дополнить данное письмо.

Задание 1.4. Сотрудник, увольняясь, попросил написать ему рекомендацию для нового работодателя. Как это сделать?

Задание 1.5. Увидев интересную вакансию в газете, вы решили направить по электронной почте резюме. Есть ли в этом случае необходимость в составлении сопроводительного письма? Если есть, то, каким должно быть его содержание?

Задание 1.6. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо» в ЗАО «7 дней» с предложением принять участие в международной отраслевой выставке.

Макет служебного письма представлен в прил. 7.

Задание 1.7. Оформите служебное письмо, извещающее о расторжении ранее заключенного договора.

Задание 1.8. Оформите гарантийное письмо любого содержания.

 

Методические указания:

Для ведения деловой переписки рекомендуется использовать фирменный бланк, содержащий информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Текст должен быть написан простыми фразами, в нейтральном тоне, без лишних подробностей, не относящихся к делу. Рекомендуется составлять письмо по одному вопросу или нескольким взаимосвязанным.

Структура делового письма предполагает следующую последовательность изложения: сначала объясняют причины, основания и цели обращения, затем формулируются решения, выводы, просьбы, рекомендации. Завершают письма кратким резюме, касающимся перспектив сотрудничества.

Общепринятыми правилами деловой переписки допускаются следующие виды обращений к адресату:

1. «Уважаемый господин Николаев!». Такой вид обращений носит официальный характер и предполагает определенную дистанцию.

2. «Уважаемая Ольга Анатольевна,». Данный вид обращения используется при налаженных деловых отношениях.

Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность. Необходимо отметить особую роль знака препинания, следующего за обращением: запятая придает письму будничный характер, восклицательный знак подчёркивает значимость и субординацию.

При составлении письма, адресованного иностранным партнерам, тест выверяется с особенной тщательностью во избежание двоякого толкования и искажения смыла при переводе.

 

Раздел 2. Оформление акта

Задание 2.1. Ответьте на вопросы:

1. Назовите реквизиты, входящие в состав формуляра акта.

2. Что является основанием для составления акта?

3. Имеет ли акт заголовок? Если да, то как он оформляется?

4. Приведите примеры событий или фактов, результаты которых фиксируются в актах.

Задание 2.2. Туристическая фирма «7 звёзд» заключила договор на оказание платных услуг с гидом–переводчиком Веретенниковой Е. Р., оплата труда которой должна производиться на основании акта выполненных работ. Составьте образец-формуляр такого акта, используя макет документа, представленного в приложении 6. В акте необходимо отразить количество часов, отработанных гидом-переводчиком при обслуживании делегации иностранных туристов, а также размер оплаты труда специалиста.

Методические указания:

Акты оформляются на общем бланке организации, если являются документами внутреннего пользования. Если акт является внешним документом, то бланк дополняется справочными данными об организации.

Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по важным вопросам) необходимо утверждение руководителя организации и заверение печатью предприятия. С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.

В особую группу входят акты, устанавливающие факты порчи имущества, недостачи, нарушений правил транспортировки грузов и т. п. Такие акты составляются на бланках установленного образца, изготовленных типографским способом.