Еще одной задачей, для решения которой применяются средства бизнес- моделирования (в том числе Hyperion Business Modeling), является задача анализа и планирования мощностей.
Анализ и планирование мощностей производятся на разных уровнях управления, отличаясь уровнем детализации и горизонтом планирования.
На долгосрочном уровне происходит общее планирование ресурсов, которое напрямую связано с планированием продаж и операций. Уровень детализации этого этапа невелик, тем не менее, результаты расчетов позволяют принимать решения долгосрочного характера, например, о новом строительстве или приобретении основных средств. Так формируются ограничения для всех нижестоящих планов, создавая условия для их реалистичности.
На тактическом уровне производится оценка имеющихся мощностей с точки зрения реалистичности планов основной деятельности. Здесь важно определить возможные «узкие места», оценить степень использования рабочих центров, а также смоделировать последствия возможного увеличения мощностей.
Наконец, оперативный уровень планирования мощностей имеет высокую степень детализации. Здесь в центре внимания находятся уже конкретные заказы, размещенные в конкретных рабочих центрах, а также данные по загрузке рабочих центров и потребностях в трудовых ресурсах.
«Информационные системы планирования и бюджетирования»
1. Какие информационные системы могут применяться для решения задач планирования и бюджетирования?
Зарубежные системы, представленные на российском рынке
· Active Planner (ERA Budgeting)
· Adaytum e.Planning
· Comshare MPC
· Hyperion Pillar
· Oracle Financial Analyser
· Prophix
Российские системы
· BPlan
· BussinesBuilder PlanDesigner
· Инталев
· Контур Корпорация Бюджет
2. Каковы преимущества и недостатки электронных таблиц как инструмента бюджетирования?
Как известно, система бюджетирования необходима для принятия важных управленческих решений, поэтому она должна обеспечивать общепринятые требования к качеству управленческой информации - полноту, достоверность, своевременность. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что перечисленные условия могут быть выполнены только при помощи современных информационных технологий. Однако, технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные "электронные" инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.
Попробуем систематизировать недостатки электронных таблиц, сравнивая их со специализированной системой бюджетирования - Hyperion Pillar. Выделим для этого три основных ракурса:
· администрирование и поддержка программных средств;
· качество данных;
· возможности анализа.
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ И ПОДДЕРЖКА ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ
Слабые возможности электронных таблиц в части разделения прав доступа
Система бюджетирования, построенная с использованием электронных таблиц, не позволяет эффективно управлять правами доступа пользователей.
Проблемы реализации бюджетной модели
Все бюджетные модели, построенные на электронных таблицах, создаются в терминах отдельных ячеек и не используют ссылок на динамически изменяющиеся справочные данные.
Необходимость программирования при реализации бюджетной модели
Создание бюджетной модели - важная задача, которая должна решаться, в первую очередь, силами экономистов и финансистов, управляющих бюджетным процессом. Но если для этого применяются электронные таблицы, то это, скоре всего, потребует использования специального встроенного языка программирования. В первую очередь, это относится к процедурам загрузки и консолидации данных. Необходимость программирования может привести к необоснованному разделению ответственности между менеджерами бюджетного процесса и специалистами службы информационных технологий. В системе Hyperion Pillar эта проблема не возникает - все задачи распределения и консолидации данных автоматизированы и не требуют дополнительной настройки. Более того, Hyperion Pillar не имеет встроенного языка программирования; вся обработка данных полностью реализована с использованием системы параметров бюджетной модели и не требует от пользователя специальных знаний в области программирования.
Отсутствие встроенных механизмов поддержки методологии бюджетирования
Как инструмент, построенный специально для организации бюджетного процесса, Hyperion Pillar обладает рядом особенностей, которые позволяют упростить создание бюджетной модели. К числу таких функций относятся:
· поддержка временных периодов. Все данные привязываются к определенному временному периоду, а не к ячейке. Это свойство позволяет автоматически агрегировать данные в соответствии с иерархией временных периодов (месяц-квартал-год), а также сопоставлять различные данные за соответствующие интервалы времени;
· мультивалютность. Hyperion Pillar позволяет производить ввод данных и построение отчетов с использованием нескольких валют. Для преобразования данных система использует обменные курсы, заданные для соответствующих временных периодов;
· правила распределения данных. Эти правила позволяют перераспределять любые бюджетные данные по времени, в соответствии с заранее заданным алгоритмом;
· планирование с использованием количественных и стоимостных показателей.
Собственно говоря, все перечисленные функции могут быть реализованы и в электронных таблицах. Однако, их реализация наверняка потребует значительных временных и человеческих ресурсов.
КАЧЕСТВО ДАННЫХ
Ошибки в ссылках и макросах
По данным недавнего опроса, проведенного компанией KPMG, в компаниях, использующих электронные таблицы для задач бюджетирования, до 95% ошибок в бюджетных данных были вызваны ошибками в перекрестных ссылках и макрокомандах.
Отсутствие контроля ссылочной целостности данных
В отличие от электронных таблиц, Hyperion Pillar позволяет определять правила целостности данных, которые регламентируют ввод данных в определенные бюджетные строки и связывают эти строки с имеющимися справочными данными.
Отсутствие контроля изменений данных
Используя электронные таблицы, практически невозможно проконтролировать изменения данных и идентифицировать пользователей, ответственных за эти изменения. В отличие от электронных таблиц, Hyperion Pillar обладает встроенными возможностями контроля изменений данных и структуры бюджетной модели.
Отсутствие контроля версий
Отсутствие встроенного механизма контроля версий может привести к некорректности или неполноте данных, например, при консолидации различных версий бюджета. В отличие от электронных таблиц, в Hyperion Pillar реализован встроенный механизм контроля версий, который позволяет избежать подобных ошибок.
ВОЗМОЖНОСТИ АНАЛИЗА
Ограниченные возможности вариационного анализа (анализ "что-если")
Для полноценного вариационного анализа, модель должна включать в себя детальные бюджетные данные их зависимость от базовых предпосылок, которые были использованы при составлении бюджета. Это позволяет отслеживать влияние того или иного входного параметра на целевые показатели бюджета. При использовании электронных таблиц, как правило, большая часть бюджетных данных рассчитывается за пределами модели, после чего уже рассчитанные данные вводятся в систему вручную. Такой подход существенно снижает качество анализа "что-если".
Отсутствие многомерного представления данных
Организация данных в Hyperion Pillar позволяет пользователям просматривать бюджетные данные в различных аналитических разрезах, а также производить их агрегацию и детализацию, используя классификационные признаки справочных данных. Такая возможность отсутствует в электронных таблицах.
Отсутствие гибкости при построении отчетов
Электронные таблицы предоставляют пользователям ограниченные возможности реорганизации данных отчета, позволяя лишь корректировать расположение ячеек таблицы. В то же время Hyperion Pillar обеспечивает более гибкий механизм работы с данными - как за счет использования различных аналитических разрезов, так и за счет других преимуществ многомерного представления данных.
К преимуществам электронных таблиц относится возможность импорта информации - получение внешних данных из других источников с использованием мастера подключения или мастера запросов, что существенно облегчает ввод данных на этапе создания бюджетной модели и проведения план-фактного анализа.
3. Каковы преимущества и недостатки заказных разработок и ERP-систем в части планирования и бюджетирования?
Преимущества:
§ контроль процессов. ERP системы дают возможность осуществлять контроль над всеми важными процессами организации. Контроль может быть построен по иерархической системе: от оперативного уровня, до уровня стратегического управления.
§ синхронизация процессов. Все процессы организации могут быть организованы в виде последовательного и взаимосвязанного потока работ, передаваемого от подразделения к подразделению. За счет применения ERP системы потоки работ могут быть синхронизированы. Это гарантирует эффективное выполнение процессов, замкнутых на отдельных подразделениях, но влияющих на общие для нескольких подразделений процессы.
§ стандартизация отчетности. Средства отчетности ERP системы унифицируют все виды отчетов и статистических данных, необходимых для управления. Эти отчеты можно создавать по всем процессам, подразделениям или функциям в режиме реального времени.
§ интеграция с поставщиками/клиентами. Многие современные ERP системы позволяют поставщикам/клиентам выполнять часть функций организации (формирование и отслеживание заказа, контроль запасов и их пополнение и пр.).
§ адаптация под нужды бизнеса. В ERP системах существуют различные модули, которые могут работать как в привязке к базовым функциям, так и отдельно от них. Состав решаемых задач в каждом модуле настраивается под потребности организации.
§ централизация данных. Принцип работы ERP системы подразумевает создание единой базы данных, в которой хранится вся управленческая информация. Данные хранятся централизованно, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации, надежную защиту и архивирование.
§ защита данных. Для каждой группы пользователей в ERP системе могут быть созданы свои политики безопасности, что обеспечивает более надежную защиту данных. Работа каждого пользователя может быть проконтролирована. Все операции и действия, выполненные пользователем, могут контролироваться за счет средств ERP системы.
§ улучшение взаимодействия. ERP системы обеспечивают «прозрачность» результатов работы каждого из подразделений. Это дает возможность наладить горизонтальные связи между подразделениями и улучшить их взаимодействие.
§ масштабирование. Для больших компаний, имеющих распределенную структуру и территориально удаленные подразделения, ERP системы позволяют масштабировать решения. Это дает возможность территориально удаленным подразделениям иметь единую систему управления.
К недостаткам ERP системы относятся:
§ высокая стоимость. Полноценная ERP система является довольно затратной для любой организации. В стоимость ERP системы входим множество составляющих. Основные из них это: стоимость программного и аппаратного обеспечения, стоимость работ по планированию, внедрению, настройки и тестированию, стоимость сервисного обслуживания.
§ продолжительное внедрение. Для крупных организаций, внедрение полноценной ERP системы может занять от 1 до 3-х лет. В течение этого периода процессы организации могут оказаться нестабильными.
§ уровень совместимости с бизнес процессами. Системы, обладающие небольшим количеством настроек, не будут соответствовать реальным бизнес процессам. Для систем, у которых существует множество настроек, возникает проблема модернизации при изменении процессов.
§ трудности освоения. Как правило, ERP системы обладают сложными интерфейсами пользователей. Для успешного внедрения и работы ERP системы необходимо длительное обучение пользователей.
§ дополнительные косвенные затраты. Для внедрения ERP системы и ее нормальной работы предприятию может потребоваться обновить часть оборудования, программные средства, каналы связи.
§ перенос данных. При внедрении, ERP система заменяет собой существующие разрозненные информационные системы управления. Данные, хранящиеся в этих системам, не всегда могут быть легко интегрированы в базу данных ERP системы. Перенос данных может оказаться затруднен или вообще невозможен.
§ зависимость от поставщика. Приобретение и внедрение ERP системы является затратным процессом. Выбрав одного поставщика, компания вынуждена пользоваться его услугами для поддержания работоспособности системы и ее обновления.
4. Каковы особенности специализированных систем бюджетирования?
За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем (представителем этого класса является, например, система Hyperion Pillar, локализованная и успешно применяемая в России). Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку это программное обеспечение изначально разрабатывалось для задач бюджетирования и за годы своего развития "впитало" в себя все необходимые функции и свойства.
Если попытаться обобщить аргументы в пользу специализированных решений, то можно выделить следующие основные позиции.
Во-первых, специализированная система содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, учет трендов, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.
Во-вторых, бюджетный период, как правило, превышает горизонт планирования, охватываемый планами производства и движения материалов (т.е. теми планами, которые составляются с использованием ERP-системы). В то время, как ERP-система решает задачи тактического управления, задача управления бюджетом предприятия имеет также и стратегическую составляющую. Для этого ERP-система может лишь предоставить определенную часть исходных данных для построения бюджета, а также обеспечить фактическую информацию, отражающую деятельность предприятия в разных аспектах.
В-третьих, для того, чтобы ERP-система могла быть полезной при бюджетировании, она должна не только реально существовать на предприятии, но и работать в полном объеме. А для такого внедрения нужно время, причем время немалое. Как показывает опыт внедрения ERP-систем в России, этот процесс крайне редко протекает безболезненно. Стоит ли откладывать создание своей системы бюджетирования до того "светлого будущего", когда ERP-система заработает в полную силу?
В-четвертых, опыт (причем не только российский, но и зарубежный) показывает, что информационная система предприятия почти всегда гетерогенна, т.е. включает в себя разные подсистемы и модули (в том числе и собственные разработки), в той или иной степени интегрированные между собой. Даже имея полноценную и работающую ERP-систему, предприятия почти всегда используют какие-либо другие приложения (это относится даже к пользователям такой мощной системы, как SAP R/3). Поскольку в процессе работы с бюджетом могут потребоваться самые разные данные из самых разных систем, специализированная система бюджетирования должна уметь взаимодействовать с остальными системами предприятия. Это требование, далеко не всегда обеспечиваемое ERP-системами, при разработке специализированных решений учитывалось изначально.
5. Какова роль специализированных систем планирования и бюджетирования в комплексе решений управления эффективностью бизнеса (BPM-системе)?
Специализированные системы, которые сегодня включаются в BPM/CPM-пакеты, весьма приоритетны для систем данного вида. Главных причин тому четыре.
1. Горизонт планирования. Да, корпоративные системы управления обычно имеют определенный набор функций финансового и объемного планирования. Однако как системы, изначально ориентированные на обработку транзакций и поддержку низовых операций, эти возможности, как правило, и остаются на уровне оперативного планирования. Так, ERP-системы обеспечивают формирование платежного календаря и списка дебиторской задолженности. Однако транзакционные системы формируют именно оперативные планы и, в некоторых случаях, способны создавать тактические. А главной задачей корпоративного планирования является создание именно стратегических планов.
2. Многовариантность. Важнейшее требование к корпоративному планированию и бюджетированию - многовариантность, или возможность составления и оценки различных сценариев развития компании. Эти возможности не обеспечиваются в рамках транзакционных корпоративных систем управления.
3. Данные из других систем. Информационная система предприятия практически никогда не закрывается одним продуктом. В результате данные, необходимые для планирования и бюджетирования, находятся в различных системах и форматах. В большинство транзакционных систем можно подгрузить данные из смежных систем, но опять же эти данные ориентированы на поддержку ежедневных операций, а не на тактическое и тем более - стратегическое видение развития компании. С другой стороны, специализированные системы планирования и бюджетирования обязаны уметь взаимодействовать со всеми без исключения ИТ-системами предприятия и принимать данные в нужном ей для планирования формате, без излишней детализации.
4. Связь со стратегией. До последнего времени задача отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития решалась исключительно на уровне ощущений и субъективных мнений топ-менеджеров компаний. Нечего и говорить, что корпоративные системы управления, ориентированные на поддержку операций, не ставили своей целью автоматизировать этот процесс. Более того, в специализированных системах планирования и бюджетирования эта связь также отнюдь не всегда была реализована в конкретном функционале (за редкими исключениями). Более четкие и понятные решения задачи автоматизации отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития стали появляться только с объединением разрозненных специализированных систем в BPM/CPM-пакеты. Именно в едином информационном пространстве, предназначенном как для формализации стратегии компании, так и для реализации ее в виде планов и бюджетов, стало возможным автоматизировать (и то не до конца) эти связи.
6. Как происходит интеграция специализированных систем планирования и бюджетирования с ERP-системами?
