Лекции.Орг


Поиск:




Список використаних джерел. Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.




Вимоги до тексту.

Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

· Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила Інститут просить Ректорат клопочеться...

· Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

· Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

· Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

· Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання....

· Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи Беручи до уваги Розглянувши Вважаючи....

· Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

· Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

· Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції....

· Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує....

· Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників....

· У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую Пропоную....

· Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

· Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний....

3.Формуляр-зразок. Реквізити, їхня характеристика, норми дотримання.

Щоб укласти будь-який розпорядчий документ, потрібно знати правила формуляра-зразка.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа.

Реквізити – це сукупність обов'язкових елементів у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

1 Державний герб – використовують на бланках державних установ і підприємств.

2 Емблема організації – графічне зображення, яке реєструють відповідним чином. Розташовують зліва від назви установи.

3 Зображення нагород – позначають зліва від назви установи.

4 Код підприємства – надають при реєстрації установи згідно “Класифікатору підприємств і організацій”, проставляють у правому верхньому куті.

5 Код документа – визначають згідно “Державного класифікатора управлінської документації”, проставляють у правому верхньому куті під кодом підприємства.

6 Назва міністерства або відомства.

7 Назва підприємства, установи, фірми.

Реквізити 6, 7 розташовують у центрі робочого рядка великими літерами.

8 Назва структурного підрозділу – оформлюють малими літерами під назвою службового документа.

9 Довідкові дані – вказують на бланках для службових листів: поштову адресу, телефон, факс, розрахунковий рахунок в банку, адресу електронної пошти.

10 Назва виду документа – цей реквізит присутній на всіх документах крім службового листа. Друкують великими літерами.

11 Дата документа – оформлюють у лівому верхньому куті.

12 Реєстраційний індекс (номер) документа – проставляють на вхідних, вихідних та внутрішніх документах поруч з реквізитом “Дата”.

13 Посилання на індекс і дату вхідного документа – оформлюють на службових листах–відповідях. Проставляють під реквізитами “Дата” та “Номер” документа.

14 Місце укладання документа – позначка населеного пункта, де було створено документ.

15 Гриф обмеження доступу до документа – проставляють на документах, які містять секретну або конфіденційну інформацію.

16 Адресат фірми–отримувача – проставляють на службових листах, довідках, доповідних записках, факсах тощо. Складається з таких елементів:

– назва посади

– назва фірми

– назва підрозділу (якщо необхідно)

– ініціали та прізвище посадової особи

– поштова адреса

17 Гриф затвердження – проставляють на планах, інструкціях, актах

18 Резолюція – це стисла письмова вказівка керівника щодо виконання службового документа. Розташовують на вільній верхній площині аркуша. Реквізит складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника та дата підписання.

19 Заголовок до тексту – це стислий виклад змісту документа, який відповідає на запитання “Про що?” або “Чого?”. Розташовують зліва перед текстом документа.

20 Відмітка про контроль – позначають від руки червоним фломастером або спеціальним штампом “КОНТРОЛЬ” на лівому полі на рівні заголовку до тексту на документах, які підлягають контролю за дорученням керівника.

21 Текст – основна частина документа. Головна вимога до складання тексту – стислість, об’єктивність, юридична бездоганність. Тон службового документа повинен бути привітний та нейтральний. Формулювання тексту повинно бути чітким, що не припускає двозначності сприйняття змісту. Текст може складатися з кількох частин:

а) вступна – містить причину або мотиви складання документа;

б) основна – викладають факти, явища або події;

в) заключна – висловлюють висновки, пропозиції, прохання та рекомендації.

22 Відмітка про наявність додатків – розташовують після тексту документа від лівого поля.

23 Підпис – обов'язковий реквізит будь–якого документа, як службового так і особистого. Документ набуває юридичної сили при наявності підпису посадової особи.

24 Гриф “Узгодження” – позначають на документах, які необхідно узгодити з відповідальною посадовою особою або установою вищого рівня. Розташовують від лівого поля після реквізиту “Підпис”

25 Візи – це внутрішнє узгодження проекту документа посадовою особою для перевірки доцільності або своєчасного складання документа спеціалістом установи. Розташовують нижче реквізиту “Підпис”.

26 Відбиток печатки – підпис відповідальної особи повинен бути завірений печаткою на документах, які засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових коштів або матеріальних цінностей. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював частину назви посади й підпису посадової особи.

27 Відмітка про завірення копій – у випадку підписання керівником тільки 1–го примірника, решту завіряє службова особа

28 Прізвище виконавця і номер його телефону – дуже важливий реквізит для оперативного зв’язку з тим, хто безпосередньо готував документ, для уточнення і розв’язання порушених у документі питань. Визначають від лівого поля нижче реквізитів “Підпис” та “Візи”:

29 Відмітка про виконання документа й направлення його у справу – проставляють у лівому нижньому куті аркуша після того, як всі питання щодо виконання даного документа вирішені:

30 Позначка про перенесення даних на машинний носій – при перенесенні документа на ПК у центрі нижнього поля ставлять спеціальну позначку, в якій вказують ім’я файла, місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31 Відмітка про надходження документа – проставляють у правому нижньому куті першого аркуша документа. Складається з таких елементів:

· назва підприємства-одержувача документа;

· реєстраційний індекс;

· дата надходження документа

32 Запис про державну реєстрацію – проставляють у правому верхньому куті.

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

 

4.Норми дотримання і порядок розміщення основних реквізитів (реквізити „дата”, „адресат”, „адресант”, „назва документа”, „підпис”).

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

 

· адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Ліворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

· адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

· назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

· текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

· підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

· Дата;

· Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

 

5. Організаційні документи. Положення, статут, інструкція, правила. (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ.Цей вид документів регулюють функції, обов'язки та права органів на довгий строк.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.Положення є:

- Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

- Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Реквізити положення: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.

Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.

Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції.

3. Керівництво.

4. Права керівника структурного підрозділу.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу.

6. Взаємовідносини.

Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

 

Статути - це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності - загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств - установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту:

- назва підприємства, установи, товариства;

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- назва виду документа;

- місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші - титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

- текст;

- підпис;

- позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

 

Інструкція - це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, "Інструкція з діловодства", "Інструкція про порядок ведення трудових книжок" тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: "необхідно", "слід", "повинен" та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

- інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

- посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідкойого розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов'язки працівника.

.

Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

- загальні положення;

- кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

- обов'язки;

- права;

- відповідальність.

 

6.Розпорядчі документи. Розпорядження (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

— загального характеру — тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими

органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

— окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

– назва структурного підрозділу;

– коди;

– назва виду документа;

– підпис відповідальної особи;

– індекс;

– місце видання;

– заголовок до тексту;

– текст;

– дата або дата й номер;

– підпис, або дата й номер;

 

7.Розпорядчі документи. Наказ (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенціх, обов’язковий для виконання підлеглими..Наказ видають для вирішення основних і оперативних питань.При виданні наказів потрібно дотримуватися низки вимог і правил,щоб документ забезпечував його юридичну повноцінність.

Спочатку потрібно укласти проект наказу, погодити його з усіма зацікавленими особами (чи організаціями).Накази видає керівник з усіх питань, що входять до його компетенції. У тексті наказу вказують терміни його дії. Скасувати наказ може лише вповноважена особа чи інстанція.

Усі накази здебільшого поділяють на дві групи:

1) накази про особовий склад,

2) накази із загальних питань.

Накази про особовий склад оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо. Накази із загальних питань (їх називають ще наказами з питань основної діяльності) поділяють на:

а) ініціативні накази (вони видаються з метою оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства);

б ) накази на виконання розпоряджень вищих органів (вони видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при

підсумуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо).

Реквізити наказу:

• назва організації, (підприємства);

• назва виду документа (наказ);

• дата;

• місце видання;

• номер заголовка до тексту;

• текст;

• підпис керівника;

• види погодження.

Текст наказу має містити констатаційну і розпорядчу частини.

У констатаційній частині:

• вказується причина видання наказу (це вступ);

• далі переказуються основні факти (це доведення);

• викладено мету видання наказу (це висновок).

Констатаційна частина є не у всіх наказах. Її може не бути:

а) якщо запропоновані до виконання дії не потребують ніяких роз’яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (текст наказу складається із параграфів).

Розпорядча частина наказу починається словом “Наказую”. Ця частина складається із пунктів, у кожному з яких мають бути зазначені дія, термін виконання, хто відповідає за виконання.В останньому пункті має бути зазначено осіб, яким доручено контроль за виконанням даного наказу, наприклад: “Контроль за ви-

конанням наказу покласти на … ”

Вимоги до тексту наказу:

1) Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: “Провести..., “Зарахувати..., “Відновити..., “Призначити..., “Оголосити подяку...”

2) У кінці кожного пункту наказу щодо особового складу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

3) Якщо в одному пункті наказу потрібно перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку.

4) У наказах переведення і звільнення потрібно вказати вид звільнення на іншу роботу; мотивування і дату (звільнення, переведення).

5) У наказах про надання відпустки потрібно зазначити:

• яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо);

• на яку кількість робочих днів;

• термін (з якого і по яке число, місяць);

• за який період надано відпустку.

6) У тексті наказу про прийняття на роботу потрібно вказувати:

• на яку посаду призначено;

• з якого числа, місяця, року;

• до якого структурного підрозділу даної установи (організації);

• на вид прийняття на роботу (за сумісництвом..., призначити на постійну...., на тимчасову...);

• на умови прийняття (зі скороченим робочим днем,....).

 

 

8. Документи з кадрово-контрактних питань. Автобіографія (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Документ із низьким рівнем стандартизації, що є обов’язковим елементом особової справи.

Головні вимоги під час його написання – вичерпність відомостей і лаконізм викладу. Типова структура тексту – кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Основні реквізити:

1. Назва виду документа (посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст:

1) прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку однини);

2) дата народження: число, місяць (літерами), рік;

3) місце народження (місто, село, селище (у місцевому відмінку), район, область (у родовому відмінку), країна (якщо треба)) – усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені в свідоцтві про народження;

4) відомості про навчання (з повним найменуванням усіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися (як вони називалися на час навчання), зазначаючи назви спеціальностей, які отримали (за дипломом);

5) перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.;

6) відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

7) нагороди, стягнення, заохочення;

8) відомості про громадську роботу (усі її види);

9) стислі відомості про склад сім’ї (без займенників)

Якщо неодружені:

- батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

- сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

- дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

- діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

10) повна домашня адреса й номер телефону.

3. Дата написання (ставиться ліворуч під текстом).

4. Підпис автора (праворуч – напроти дати в одному рядку).

Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей та автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

 

 

Автобіографія

 

Я, Загоруйко Павло Дмитрович, народився 29 вересня 1977 року в м. Артемівську Донецької обл.

У 1980 р. разом із батьками переїхав до м. Донецька, де у 1984 р. пішов до школи.

Після закінчення у 1993 р. 9 кл. середньої школи № 35 вступив до Донецького технічного коледжу. Після закінчення коледжу у 1996 р. вступив до Донецького національного технічного університету.

У 2001 р. закінчив повний курс факультету економіки та менеджменту цього університету й отримав ступінь магістра економіки.

До 2004 р. навчався в аспірантурі ДонНТУ за спеціальністю ”Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності”. Цього ж року захистив кандидатську дисертацію і працюю ст. викладачем кафедри менеджменту і господарського права Донецького національного технічного університету. Кандидат економічних наук.

 

Склад сім’ї:

Дружина – Загоруйко Олександра Петрівна, 1978 р. н., лікар міської лікарні № 1;

син – Загоруйко Олександр Павлович, 2005 р. н.

 

Домашня адреса: 56058, м. Донецьк – 58, вул. Південна, 19, кв. 11.

Тел. 413-02-18

 

12. 10. 2009 (підпис)

 

9. Документи з кадрово-контрактних питань. Резюме (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

 

Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають РЕЗЮМЕ – документ, де у стислій формі (не більше 1 с.) претендент викладає короткі відомості про навчання, трудову діяльність, професійні досягнення й набутки особистості. Суворих вимог до розташування реквізитів не існує, але можна відмітити типовий формуляр-зразок, який містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст (мета складання резюме; досвід роботи, освіта; знання мов; контактний телефон):

1) ім’я, ім’я по батькові та прізвище особи, яка складає резюме;

2) дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті);

3) домашня адреса та номер телефону;

4) родинний стан;

5) навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо);

6) науковий ступінь;

7) досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо);

8) трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат);

9) додаткові відомості (дані, що не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

3. Дата (ставиться ліворуч під текстом).

4. Підпис (праворуч – напроти дати в одному рядку).

Резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації. Основна вимога – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. При складанні резюме слід дотримуватись таких правил:

- чітке формулювання мети;

- вживання якомога більшого числа фахових слів (іменників), що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти;

- складання окремого резюме для кожного конкретного конкурсу;

- вживання на початку речення активних дієслів типу організував, створив, керував, вивчав і уникання слів я, ми;

- уникання відомостей про розмір заробітної плати й особистих відомостей, а також особистої фотокартки;

- зосередження уваги на великому досвіді роботи й набутих навичках.

 

 

Резюме

 

Чухальова Олександра Володимировича

 

Мета: заміщення вакантної посади заступника головного редактора Ужгородської державної телерадіокомпанії.

 

Досвід роботи: з січня 1998 року працюю на посаді тележурналіста і редактора телевізійного каналу «Новий Донбас».

Маю досвід: 1) підготовки і редагування авторських програм російською та українською мовами; 2) ведучого політичних та економічних програм.

За час роботи оволодів основами роботи телеоператора.

Маю публікації в газетах та журналах.

Працюю на комп’ютері.

 

Освіта:

1996 – 2000 – навчання на факультеті комп’ютерних інформаційних технологій Донецького національного технічного університету. Кваліфікація: інженер-електронщик, бакалавр.

1999 – 2004 – навчання на факультеті журналістики Донецького інституту соціальної освіти. Кваліфікація: журналіст, спеціаліст.

 

Знання мов: вільно володію англійською, українською, російською мовами.

 

Контактний телефон: 304-04-46.

 

15 листопада 2005 (підпис)

 

10. Документи з кадрово-контрактних питань. Заяви (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Оформлюється на папері формату А4 від руки або на трафаретному бланку в одному примірнику. (Заява про прийняття на роботу, переведення на посаду, надання відпустки або відгулу, про звільнення, про зміну прізвища тощо).

 

Поділяються на:

· службові (заяви від організацій і установ) та особисті. Службові заяви укладаються посадовою особою від власного імені або від організації до посадової особи іншої організації і можуть відтворюватися механічним способом у декількох екземплярах (обов’язкові реквізити назва організації, адреса, вихідний номер документа). Особиста заява пишеться власноручно в одному примірнику;

· зовнішні і внутрішні. У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса або дані документа (паспорта), у зовнішній службовій – повна поштова та юридична адреса підприємства. У внутрішній заяві викладені вище вимоги не обов’язкові..

Реквізити:

· адресат (назва організації або службової особи з великої літери праворуч – посада, назва установи, звання, ПІБ у Д.в.);

· адресант (відомості про заявника – ПІБ у Р.в. без прийменника, за потреби – домашня адреса чи посада без крапи у кінці останнього слова);

· назва документа (посередині з великої літери без крапки);

· текст заяви (з великої літери з абзацу);

· додаток (якщо є: перелік документів тощо);

· дата (ліворуч під текстом, цифровим способом: 20.02.06);

· підпис (праворуч, без розшифрування)

Якщо заява має додаток, то називається складною.

 

Зразок

 

Директорові виробничого

об’єднання „Прогрес”

Кириленку В.І.

Костенка Івана Хомича,

який мешкає за адресою:

м. Харків, вул. Фрунзе, 12,

тел. 14-58-70

 

Заява

 

Прошу зарахувати мене на посаду старшого інженера виробничого відділу з 27. 02. 2013 р.

До заяви додаю:

1. Диплом про вищу освіту.

2. Трудову книжку.

3 Автобіографію.

 

24. 02. 13 особистий підпис Костенка І. П.

 

11. Документи з кадрово-контрактних питань. Контракт (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Контракт – це правовий документ, у якому засвідчено певну домовленість між організацією (підприємством, установою) і працівником про умови їх спільної виробничої чи творчої діяльності.Закони України «Про підприємство», «Про власність» допомагають громадянам реалізувати право розпоряджатися своїми здібностями.

У контракті сторони можуть передбачати:

• випробування працівника для перевірки відповідності його посаді;

• додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством (це може бути виплата компенсації за використання власного автомобіля, надання матеріальної допомоги до щорічної відпустки тощо);

• грошові компенсації понад установлену пенсію та виплати

у зв’язку з виходом працівника на пенсію, покаліченням під

час роботи.

На основі контракту видають наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. А потім робиться запис у трудовій книжці з посиланням на наказ (розпорядження). Потрібно знати, що контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказів по особовому складу і 5 років після звільнення працівника, якщо є такий наказ. Реквізити контракту:

• назва виду документа із вказівкою (на виконання обов’язків, на управління підприємством);

• дата;

• місце підписання;

• орган, що наймає працівника;

• посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймають;

• текст;

• підписи укладачів контракту;

• печатка.

Усі умови контракту мають бути погоджені обома сторонами. Контракт укладається у 2-х примірниках, які мають однакову юридичну силу. Кожен примірник має зберігатися в однієї зі сторін контракту. Цей документ набуває чинності з моменту його підписання (інколи у контракті може вказуватися ця дата – її погоджують роботодавець і працівник).

 

12. Документи з кадрово-контрактних питань. Характеристика (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи.

 

Реквізити:

 

1. Назва виду документа.

 

2. Текст складається з 3 структурних частин:

 

1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта).

 

Потильчака Олександра Валентиновича, завідувача кафедри джерелознавства і спеціальних історичних дисциплін, доктора історичних наук, професора, 1965 року народження, освіта вища

 

Іванченко Марії Василівни, студентки 3 курсу Інституту дистанційної освіти Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова, 1993 року народження

 

2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, ставлення до інших членів колективу).

3) Висновок; призначення характеристики (за потреби).

3. Дата.

4. Підпис.

5. Печатка.

 

Характеристику оформлюють на стандартному аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший видають особі, а другий підшивають до особової справи.

 

13. Документи з кадрово-контрактних питань. Особовий листок (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Влаштовуючись на роботу, кожен службовець заповнює особовий листок з обліку кадрів. Це документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості.

Реквізити документа:

• назва виду документа;

• прізвище, ім'я та по батькові;

• дата;

• місце народження;

• фото особи, що заповнює особовий листок (праворуч уверху);

• відомості про вчене звання, науковий ступінь;

• вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює

особовий листок;

• трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

• державні нагороди;

• наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

• відомості про родину;

• паспортні дані;

• домашня адреса, телефон;

• дата;

• особистий підпис

 

14. Довідково-інформаційні документи. Звіт (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Слово «звіт» має декілька значень: 1. Письмове чи усне повідомлення офіційній особі або організації про свою роботу, виконання завдань, доручень і т. ін. 2. Докладна розповідь, інформація і т. ін.про що-небудь.

За змістом (залежно від характеру виконаної роботи) розрізняють прості і складні звіти. Звіти бувають текстові і цифрові (статистичні). Останні пишуться на друкованих бланках, а текстові – на звичайному папері за вказаною схемою.

Про що пишуть у звітах? Звичайно, про роботу, виконану протягом певного періоду (року, тижня, кварталу, про практику тощо). Звіти мають бути конкретними, стислими.

Реквізити звіту:

– шамп установи;

– заголовок (указати, яка установа та за який період і за яку ро-

боту звітує);

– текст (спочатку потрібно зробити вступ про завдання, постав-

лені перед установою чи конкретною особою, що звітується; потім

проаналізувати та описати виконану роботу; зробити певні висно-

вки, бажано вказати перспективи розвитку даної галузі виробни-

цтва, висловити свої пропозиції чи зауваження);

– підпис укладача звіту;

– дата складання;

– печатка.

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки.

Печатка установи і підпис керівника мають бути лише у звітах, що скеровуються за межі установи.

 

15. Довідково-інформаційні документи. Довідка (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи. Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.. Довідка містить такі обов'язкові реквізити: 1. Назва організації, що видає довідку. 2. Дата і номер. 3. Назва виду документа. 4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається). 5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Взірець довідки: Міністерство освіти і науки України
Національний педагогічний університет імені М.П. Драгоманова
27.06.2010 №177
ДОВІДКА
Видана Сергієнку Василю Олексійовичу в тому, що він є студентом З курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного уні- верситету імені М. П. Драгоманова.
Видано для подання за місцем вимоги.
Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров
Секретар Д.С. Микитенко

16. Довідково-інформаційні документи. Оголошення (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи заміщенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх

надання. В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у газетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо. Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подбати про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори. Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обумовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту.

Розрізняють оголошення:

1) від приватних осіб;

2) від окремих організацій, підприємств, державних установ, навчальних закладів.

Сьогодні в багатьох газетах подано стислі оголошення, що розпочинаються рубриками: “Куплю”, “Продам”, “Обміняю”, “Робота студентам” тощо.

Зразок (№ 1):

ОГОЛОШЕННЯ

Мале підприємство “Ветеріус” повідомляє, що щеплення собак та котів від хвороби бруцельоз буде проводитися щосуботи та щопонеділка упродовж місяця (з 24.02.09 до 25.03.09.) з 800 до 1900 в

каб. №8.

 

Адміністрація м/п “Ветеріус”

ОГОЛОШЕННЯ

18 лютого 2009 року о 18-ій годині в Будинку культури відбудуться звітно-виборні збори членів КСГП “ Авангард”.

Порядок денний:

1. Звіт правління про роботу КСГП “ Авангард” за 2001 рік (доповідач – голова правління Яковенко В.Ю.).

2. Звіт ревізійної комісії КСГП (доповідач – голова ревізійної комісії Свиденко В.М.).

3. Вибори правління КСГП.

4. Вибори голови правління КСГП.

5. Вибори ревізійної комісії КСГП.

Правління КСГП

17. Довідково-інформаційні документи. Акт

Слово “акт” часто використовують як узагальнену назву документів, що мають правове значення. Такі документи оформляються у встановленому порядку. Актом називають документ, що складається кількома особами на підтвердження певної події, факту, вчинку. Акти укладають комісії (ці комісії затверджуються наказами керівництва установи чи іншими розпорядчими документами). Деякі акти складаються однією, спеціально вповноваженою особою (ревізором, інспектором). А.П. Коваль зазначає, що акти бувають:

1) законодавчі (ті, що містять рішення у формі законів, указів, постанов);

2) адміністративні (ті, що укладаються для підтвердження фактів, що пов’язані з діяльністю установ, організацій, підприємств).

Адміністративні акти є бухгалтерськими документами. До них належать:

– акти інвентаризації,

– акти про прийом матеріальних цінностей.

Укладають акти при зміні керівництва, аварії, ревізії, нещасному випадкові тощо. Перед укладанням цих документів відбувається перевірка фактів, подій, вчинків. Акти складають і при прийманні-здаванні справ, при випробуваннях нових виробів та зразків. Комісія, що складала акт, повинна ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті (ці особи мають поставити свої підпи-

си, що ознайомлені). Акти мають заголовки, наприклад:

Про передавання матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій

Про визначення продуктивності сортувальної машини СП-175 __

Виклад і форма тексту акта регламентовані. Кожен акт складається з двох частин:

1) вступної,

2) констатуючої.

Вступна частина повинна містити відомості про підстави складання акта, а також перелік осіб, що його склали, і присутніх при цьому. Ліворуч на аркуші, під заголовком, пишуть слово “Підстава”, ставлять двокрапку і вказують документ (наказ, розпорядження),

наприклад: Підстава: наказ завідувача Драбівського районного фінансового

відділу 17.07.02 № 15-03/72

Коли акт складає комісія, то замість слова «Присутні» друкують: Голова комісії, потім – Члени комісії (потрібно вказувати посади всіх членів комісії, їх прізвища, ініціали. У констатуючій частині викладають мету, завдання акта, сутність проведеної роботи, встановлені факти, висновки. Найчастіше акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до вищої організації, другий – керівникові організації, третій – до справи. Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Реквізити акта:

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження (у разі потреби);

• заголовок тексту;

• підстава (наказ керівника організації);

• склад комісії, присутні;

• текст;

• відомості про кількість примірників акта, їх місцезнахо-

дження;

• перелік додатків до акта;

• підписи членів комісії і присутніх (друкують):

• Голова комісії: і розшифрування підпису

• Члени комісії: і розшифрування підпису)

Зразок (№ 1):

Відбиток кутового ЗАТВЕРДЖУЮ

штампа КСП

Начальник Переяслав-Хмельницького
районного підприємства

державної ветеринарної медицини

(підпис) В.К.Рудь

12.06.09

Акт

11.06.09 № 21

Проведення клінічного огляду

бугаїв-плідників

Підстава: наказ начальника обласного підприємства державної ветеринарної медицини 17.05.02 № 02-03/78

Складено комісією:

Голова: виконавчий директор ДСЦУ Воленко І.М.

Члени комісії: 1. Головний зоотехнік ДСЦУ Гайовий В.В.

2. Головний ветлікар Саулко К.С.

3. Начальник відділу селекційної роботи Горб М.В.

4. Головний технолог Приткова Г.І.

У період з 06.06.09 до 10.06.09 комісія провела клінічний огляд бугаїв-плідників на предмет забракування.

На підставі аналізів результатів перевірки комісія з’ясувала:

1. Бик № 1578143/346, Істен, симентальської породи, 2006 року

народження, має зоотехнічний брак…
Комісія вважає за доцільне перерахованих бугаїв-плідників забракувати і здати на м’ясокомбінат
Акт складено в трьох примірниках:

1-ий примірник – обласному підприємству державної ветеринар-

ної медицини,..

Голова комісії (підпис) І. М. Воленко

Члени комісії В. В. Гайовий

18. Довідково-інформаційні документи. Пояснювальна записка

Пояснювальною запискою називають документ, який пояснює (з’ясовує) зміст програми, плану, звіту тощо. Пояснювальними записками називають також документи, у яких їх укладачі пояснюють причини певного вчинку, події, факту. Ці записки поділяють на дві групи:

1) службові (їх оформляють на бланку);

2) особисті (пишуть на аркушах паперу, у них пояснюють пору-

шення дисципліни тощо).

Реквізити:

• адресат;

• назва виду документа;

• адресант;

• текст;

• дата складання;

• підпис.
(№ 1):

Відділ стандартизації

Головному технологові

Дубиніну В.С.

ПОЯСН ЮВАЛЬН А ЗАПИС КА

27.05.02 № 45

Про пропуск робочих днів

Доводжу до Вашого відома, що 22.04.09 і 23.04.09 я не з’явився на робочому місці через страйк машиністів приміських електропоїздів. Я мешкаю в місті Тетереві Іванівського району Київської області, і єдиний транспортний засіб, який мене з’єднує з Києвом, є приміські електропоїзди. Прошу вважати мої пропуски 22.04.09 та 23.04.09 як такі, що здійснені з поважних причин.

 

Технолог ВС (підпис) О.К.Васильченко

19. Довідково-інформаційні документи. План роботи
План – це документ, у якому подано перелік видів робіт, що мають бути виконані. У планах указуються терміни виконання, прізвища виконавців, обсяг роботи. Розрізняють плани прості і складні. Залежно від того, на який час планується робота, ці документи поділяються на:

– щоденні,

– тижневі,

– місячні,

– квартальні,

– піврічні,

– річні тощо.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальні і колективні. Плани роботи установ (організацій) підписуються керівниками,а деякі узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Найчастіше плани роботи затверджуються керівником чи колегіальним органом. Плани можуть бути оформлені у формі таблиці чи записані як текст.
Реквізити плану такі:

– назва установи;

– назва виду документа;

– вказівка на термін укладання плану;

– текст із вказівкою на термін виконання та виконавців;

– дата складання;

– гриф узгодження;

– гриф затвердження;

– печатка.

 

20. Довідково-інформаційні документи. Протокол. Витяг з протоколу.
Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо. У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета проведення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, запрошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань. Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів). Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керівником особа. На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол маєномер (порядкову нумерацію вони мають з початку року, а навчальні заклади – з початку навчального року). Порядковий номер протоколу вказує на кількість проведених засідань.

Є ще протоколи – змістом яких є правдивий опис певної події, які укладають офіційні компетентні особи (напр.: протокол санінспектора, протокол автоінспектора). Розрізняють три групи протоколів (за обсягом фіксованих даних):

1) стислі;

2) повні;

3) стенографічні.

Стислими називаються такі протоколи, у яких, крім назви документа, номера, дати, назви організації, кількості присутніх, порядку денного, назви питання і хто висловився, записано лише ухвалу. Перелік виступаючих і зміст їхніх виступів не записують. Повними називають протоколи, у яких записують виступи доповідачів, ухвали. Стенографічні протоколи – це документи, у яких усі виступи

записано дослівно. Реквізити протоколів:

• назва виду документа;

• порядковий номер протоколу (Протокол №1);

• назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;

• назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;
• дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліво-

руч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч

– місце проведення (назва міста);

• кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово

“Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато,

то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний спи-

сок присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну

кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість

відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх

та вказують причину відсутності;

• голова зборів, секретар;

• порядок денний;

• текст протоколу;

• перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);

• підписи керівників зборів (засідання, конференції).

Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ “. Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному. Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення). Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу. Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Виступи можна записувати: 1) від імені 1-ої особи однини, наприклад: Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П. 2) у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад: Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити 3) у безособовій формі, наприклад: У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми. У розділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рішення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів. Ухвала може мати вигляд резолюції, яка складатися з двох частин: 1) констатуючої, 2) резолюційної. У констатуючій частині вказують, яке значення має обговорене питання, зазначають досягнення і недоліки. А в резолюційній частині – заходи, що спрямовані на виконання поставлених завдань. Прийняті ухвали записують, починаючи словами: “Затвердити доповідь...”, “Схвалити заходи...”, “Прийняти до відома інформацію Іщенка В.В.
Зразок (№ 1):

Протокол № 12

правління зборів

фермерського господарства “Рискот-К”

17.12.2008 р.

м. Бориспіль

Голова – А.В. Стекляр

Секретар – В.Д. Парценко

Присутні: С.О. Павленко, Т.В. Шапірко, Г.М. Коваленко

Порядок денний:

1. Звіт про виробничо-фінансову діяльність підприємства за 2008 р. (інформація головного бухгалтера С.О. Павленка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора А.В. Стекляр).

1.СЛУХАЛИ:

С.О. Павленко доповів про порядок підготовки й складання річ- ного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

В. Шапірко – указав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г.М. Коваленко – запропонувала закінчити складання звіту до

17 січня 2009 р.
УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність господарства за 2008 р.

II. СЛУХАЛИ:

А.В. Стекляр з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 22.01.2009 р. створити комісію з контролю дисципліни в господарстві в складі 15 осіб.

Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова А.В. Стекляр

Секретар В.Д. Парценко

Витяг із протоколу – це документ, що містить певну частину протоколу. Витяг складають на вимогу осіб чи окремих підприємств. Реквізити: • назва виду документа; • номер протоколу; • дата протоколу; • заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу); • текст витягу (зі вступної частини протоколу беруть пункти “Голова”, “Секретар”, “Присутні”, потрібний номер по-

рядку денного і опис цього питання за схемою СЛУХАЛИ – УХВАЛИЛИ); • дата видачі витягу; • підпис (переносять реквізити з протоколу, голова і секретар не підписуються); • печатка.

Витяг підписує керівник установи і секретар.

Зразок (№ 1):

Витяг із протоколу №3

засідання Вченої Ради зооінженерного факультету

Національного університету

біоресурсів і природокористування України

від 28.10.2008 року

СЛУХАЛИ:

Інформацію завідувача кафедри генетики, доцента, наукового керівника про річний звіт по темі 110/26 за 2007–2008 роки. «Вивчення генетичної обумовленості господарсько-корисних ознак чорно-рябої і симентальської порід великої рогатої худоби та гуцульських і рисистих порід коней і розробка методів прогнозуючої оцінки їх продуктивності».

УХВАЛИЛИ:

Схвалили і затвердили звіт по темі 110/26 за 2007–2008 роки.

Вчений секретар Панасенко Ю.О.

З оригіналом вірно:

 

21. Довідково-інформаційні документи Доповідна записка
Доповідна записка – це документ, у якому інформують керівника закладу (організації, установи) про ситуацію, що склалася; про факти чи події, що відбулися; про виконану роботу. Ці записки поділяють на групи: 1) звітні; 2) інформаційні; 3) ініціативні. Доповідна записка пишеться з ініціативи автора або ж на основі вказівки керівника. Залежно від адресата доповідні записки поділяються на 2 групи:

1) внутрішні (адресуються керівникові установи чи підрозділу); 2) зовнішні (адресуються керівникові вищої організації). Інколи до доповідних записок деякі дослідники1 відносять і службові записки. Вони мало чим різняться від доповідних, мають ті ж самі реквізити. Реквізити доповідної записки:

– адресат; – прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, назва посади; – назва виду документа;
– заголовок (стислий зміст тексту); – текст; – додаток (при наявності); – підпис; – дата.

Зразок (№1):

Головному бухгалтерові

КСП “Авангард”

Тарасенку Г.Г.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

22.05.09

Про стан первинного обліку великої

рогатої худоби на фермі

комплексної бригади № 2

За вашим розпорядженням я впродовж 18–21 травня 2009 переві-рив стан первинного обліку ВРХ на фермі бригади № 2.

У результаті перевірки встановлено таке:

1. Книга обліку руху худоби ведеться недбало. У записах 6 виправлень. У підсумкових даних приходу і витрат по групі нетелів за другу половину березня ц.р. допущені грубі арифметичні помилки.

2. Результати зважування молодняка і тварин, що знаходяться на відгодівлі, проведено 31 березня ц.р. ще не записані в книгу обліку руху худоби.

Усе це – результати неуважного ставлення до своїх обов’язків зав.ферми Супруна В.А. та обліковця Даценка В.М.

Вважаю за необхідне запропонувати Супрунові В.А. і Даценкові В.М. негайно виправити вказані помилки і далі суворо дотримуватися правил оформлення первинної документації на фермі.

ДОДАТОК: Довідка про фактичну наявність поголів’я великої рогатої худоби на фермі комплексної бригади № 2 за станом на 20 травня 2009 року (на 2 стор.)

Бухгалтер: підпис Н.В.Гойчук

 

22. Доручення — це документ, за яким приватна чи посадоваособа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знакитощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Гостищев Віктор Феліксович, слюсар-інструментальник цеху № 6, дійсно доручаю Шевчукові Юрію Дмитровичу от­римати в касі Харківського заводу транспортного обладнання належну мені заробітну плату за березень 2009 р. за його паспортом, серії МК № 634535, виданим Червонозаводським РУ МУ МВС України в м.Харкові 23 червня 1998 р.

04.03.2009 (підпис) В.Ф.Гостищев

Підпис Гостищева В.Ф. засвідчую.

Начальник відділу кадрів (підпис) Л.Д.Панова

(печатка)

06.03.2009 р.

23. Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Розписка

Я, Проценко Броніслав Юрійович, доцент кафедри іс­торії середніх віків історичного факультету Київського на­ціонального університету, отримав від завідувача складом ПП «Орбіта» Бережного Петра Федоровича в тимчасове користування для членів археологічної експедиції:

металошукач ММ-234, інв. № 12 (один);

6 (шість) рюкзаків;

2 (два) намети, інв. № 4, №7.

Увесь зазначений інвентар раніше був у вжитку. Вище­названий інвентар зобов’язуюсь повернути до 20 серпня 2009 р. у належному стані.

Підстава: договір між Київським національн





Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2017-02-28; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 655 | Нарушение авторских прав


Поиск на сайте:

Лучшие изречения:

Самообман может довести до саморазрушения. © Неизвестно
==> читать все изречения...

1035 - | 885 -


© 2015-2024 lektsii.org - Контакты - Последнее добавление

Ген: 0.012 с.