Групи процесів управління проектами

Традиційно, управління проектами включає наступний перелік елементів: чотири групи процесів та систему контролю. Незалежно від методології чи термінології, що застосовується, використовуються одні й ті самі базові процеси управління проектами.

Групи процесів зазвичай включають:

· Ініціювання

· Планування чи розробка

· Експлуатація чи виконання

· Моніторинг і контроль

· Завершення

У проектному середовищі з дослідницьким нахилом (наприклад, Дослідження та проектування, (англ. Researsh and Development)) зазначені етапи можуть доповнюватися точками прийняття рішень, де вирішується чи потрібно продовжувати чи припинити впровадження проекту.

Процес ініціювання визначає зміст та межі проекту. Якщо зазначений етап виконується не в повній мірі, то здебільшого проект не буде відповідати вимогам бізнеса. Ключовими контрольними індикаторами для зазначеного етапу є розуміння бізнес середовища та включення усіх необхідних контрольних індикаторів в проект. Усі невідповідності, проблемні питання мають бути розглянуті та рішення щодо таких питань мають бути прийняті з метою їх усунення.

Етап ініціювання має містити план, що висвітлює такі питання:

· Аналіз бізнес-потреб / вимог в вимірюваних показниках.

· Огляд існуючих процесів.

· Фінансовий аналіз витрат і доходів, включаючи бюджет.

· Аналіз зацікавленими сторонами, включаючи користувачів, працівників підтримки проекту.

· Устав проекту, включаючи витрати, завдання, результати та календарний план впровадження.

Після етапу ініціювання, проект планується з необхідним рівнем деталізації. Головне завдання спланувати час, витрати та ресурси з метою адекватної оцінки роботи, яку необхідно виконати, та ефективного управління ризиками протягом впровадження проекту. Аналогічно групі процесів ініціювання, недостатньо розроблений план значно знижує шанси проекту успішно завершити поставлені перед ним завдання.

Планування проекту загалом складається з:

· Визначення «як планувати?» (наприклад, за рівнем деталізації чи етапами впровадження).

· Розробка документу, що визначає зміст та межі проекту.

· Визначення групи відповідальних, що плануватимуть проект.

· Визначення результатів проекту та створення структури декомпозиції робіт.

· Визначення завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей проекту, та логічне послідовне об'єднання таких завдань.

· Оцінка вимог до ресурсів для забезпечення виконання завдань.

· Оцінка часу та витрат на виконання завдань.

· Розробка календарного плану-графіку.

· Розробка бюджету.

· Планування ризиків.

· Отримання формального погодження початку роботи.

Додаткові процеси, такі як планування комунікацій, визначення ролей та рівня відповідальності, закупівель в рамках проекту, а також проведення попередньої зустрічі учасників проекту (англ. Kick-off meeting) загалом є рекомендованими.

Для проектів з розробки нових продуктів, концептуальна розробка продукту може проводитися одночасно з активностями з планування, які можуть допомогти групі з планування, шляхом інформування про визначені результати проекту та заплановані завдання.

Виконання складається з процесів, необхідних для завершення робіт, визначених в плані проекту, з метою виконання вимог проекту. Процес виконання включає координування людей та ресурсів, одночасно з інтеграцією та виконанням завдань проекту відповідно до плану управління проектом. Результати проекту є результатами виконання завдань проекту відповідно до плану проекту.

Моніторинг та Контроль складається з процесів, що виконуються з метою огляду стану виконання проекту, щоб потенційні проблеми були визначені вчасно і коригуючі дії можливо було виконати, з метою контролю виконання проекту. Головним здобутком є регулярний огляд та оцінювання процесу виконання проекту з метою визначення відхилень від плану управління проектом.

Моніторин та контроль включає:

· Вимірювання поточного виконання завдань проекту (де ми є зараз?).

· Моніторинг змінних складових проекту (зміст та межі проекту, витрати, тощо) в порівнянні до плану управління проекту та базового плану виконання проекту (де ми маємо бути?).

· Визначення коригуючих дій, з метою правильного вирішення відкритих питань та ризиків (Як ми можемо привести фактичний стан виконання до планового виконання?).

· Вплив на фактори, що можуть призвести до порушення інтегрованого контролю змін, для того щоб лише погоджені зміни впроваджувалися.

В багатоетапних проектах процеси моніторингу та контролю забезпечують зворотній зв'язок між етапами проекту, задля забезпечення коригуючих чи превентивних дій з метою приведення проекту у відповідність з планом управління проектом.

Підтримка проекту — це постійний процес, що включає:

· Постійну підтримку кінцевих користувачів.

· Виправлення помилок.

· Оновлення програмного забезпечення.

На цьому етапі, аудитори мають звертати увагу на ефективність та швидкість вирішення проблем користувачів.

Наприклад, протягом впровадження будь-якого будівельного проекту зміст та межі проекту можуть змінюватися. Зміни — це нормальна та очікувана частина процесу будівництва. Зміни можуть бути результатом необхідних модифікацій конструкції, відмінностях будівельного майданчика, доступності матеріалів, змін за вимогою підрядної організації, впливом третіх сторін і т. д. Окрім впровадження змін, вони мають бути закріплені в документах, щоб відобразити кінцевий результат. Описаний процес отримав назву Управління змінами (англ. Change management). Зазвичай власник вимагає остаточне документування змін, щоб зафіксувати усі зміни, а іноді, будь-яку зміну, що змінює матеріальні пакети завершеної роботи. Документування здійснюється за допомогою договірних документів, зазвичай, але не обов'язково, обмежуючись кресленнями. Кінцевий продукт такого процесу отримав назву, дослівно, «креслення, як побудовано» (англ. As-built drawing), чи більш спрощено, «Як побудовано» (англ. As built). Вимога щодо надання таких креслень є нормою будівельних договорів. Коли зміни внесені до проекту, життєздатність проекту має бути оцінена ще раз. Важливо не втратити початкових цілей та завдань проекту. Коли усі зміни зібрані, прогнозований результат може не виправдати інвестиції у проект.

Завершення включає формальне прийняття проекту та відповідно його закриття. Проводяться адміністративні активності, включаючи передачу до архіву робочої документації та документування здобутого досвіду. Цей етап складається з:

· Закриття проекту: Завершення усіх активностей у всіх групах процесів з метою формального закриття проекту або етапу проекту.

· Закриття договору (контракту): Завершення та оплата кожного договору, включаючи вирішення будь-яких відкритих питань, та закриття кожного договору, що відноситься до проекту в цілому або до певного етапу проекту.

Контроль проекту — це елемент, який забезпечує відповідність проекту графіку виконання та бюджету. Контроль проекту починається з планування та закінчується звітом з виконання проекту, пронизуючи кожен елемент процесу управління проектом. Кожен проект має бути оцінений щодо рівня необхідного контролю: забагато контролю означає втрату часу, замало контролю означає збільшення ризиків. Якщо контроль проекту впроваджений не вірно, вартість для бізнесу пояснюється у термінах помилок, виправлень та додаткових витрат на аудит. Системи контролю необхідні для витрат, ризиків, якості, комунікацій, часу, змін, закупівель та людських ресурсів. До того ж аудитори мають визначити наскільки проекти впливають на фінансову звітність, наскільки достовірну інформацію отримують замовники і скільки точок контролю існує. Аудитори мають розглянути процес розробки та процедури на предмет способу впровадження. Процес виробництва та якість кінцевого продукту також може бути оцінений, якщо така потреба виникає. Бізнес може забажати від аудиторської фірми фіксування проблем на ранніх етапах з метою зменшення зусиль необхідних на виправлення. Аудитор може виступати як консультант з контролю, частина проектної команди або як окремий аудитор, частина аудиту. Бізнес іноді використовує формалізовані процеси розробки систем. Це допомагає підтвердити успішність розробки. Формальний процес більш ефективний у створенні сильних точок контролю. Аудитори мають перевірити такий процес та підтвердити його якісну організацію та відповідність практиці. Гарний формальний план впровадження системи характеризує:

Менеджер проекту

Менеджер проекту — це фахівець у сфері управління проектами. Менеджер проекту може бути відповідальним за планування, виконання та завершення будь-якого проекту, зазвичай в будівельній галузі, прокладанні кабельних мереж, телекомунікаціях або розробці програмного забезпечення. В галузях виробництва та надання послуг також існують менеджери проектів.

Менеджер проекту — це особа відповідальна за виконання визначених завдань проекту. Головними завданнями менеджера проектів є визначення чітких та реалізуємих завдань проекту, визначення вимог до проекту та управління трьома обмеженнями проекту: ціною, часом, межами та обсягом завдань.

Менеджер проекту досить часто є представником замовника і має визначити та сформулювати чіткі потреби / вимоги замовника, базуючись на знаннях про організацію, яку він представляє. Вміння використовувати внутрішні процедури підрядника та створювати тісні зв'язки з призначеними представниками замовника є життєво необхідним для забезпечення виконання ключових зав дань щодо ціни, часу реалізації, якості та задоволення вимог замовника.