Первинний облік операцій з необоротними активами

Метою ведення обліку необоротних активів є забезпечення правильного документального оформлення та своєчасного відображення в реєстрах бухгалтерського обліку надходження, переміщення, вибуття всіх необоротних активів, які належать установі, зокрема і здані в оренду.

Бухгалтерський облік необоротних активів виконує такі завдання:

· своєчасне і повне документальне оформлення і відображення в облікових реєстрах надходження, переміщення і вибуття необоротних активів;

· контроль за збереженням та ефективним використанням кожного об'єкта;

· нарахування зношення відповідно до чинного законодавства;

· повне відображення витрат на ремонт і модернізацію;

· достовірна оцінка в балансі та звітності.

Облік необоротних активів (за винятком бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, матеріалів довготривалого використання з науковою метою та таких, що мають обмежене використання) ведеться в повних гривнях, без копійок. Суму копійок, сплачених за придбання необоротних активів, зараховують на видатки установи.

Бухгалтерський облік основних засобів повинен забезпечити правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових реєстрах надходження основних засобів, їхнє переміщення всередині установи, вибуття з установи та надавати достатні дані для контролю за збереженням та правильним використанням кожного об'єкта основних засобів.

Документування основних засобів у бюджетній установі оформляють первинними документами, що визначені наказом Головного управління Державного казначейства України, Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання» від 2 грудня 1997 року № 125/7,0.

У разі надходження основних засобів в установу (на склад), матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті приймання повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Для прийняття об'єктів основних засобів наказом керівника установи створюють комісію, яка складає акт у двох примірниках: один — для установи, яка здає, другий — для установи, яка приймає. Акт затверджує керівник установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується цього активу, передають в бухгалтерію.

Для оформлення прийняття декількох об'єктів однотипних необоротних активів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі тощо), дозволяється складання загального акта прийняття необоротних активів.

Характеристика типових форм з обліку основних засобів наведена у таблиці 2.2 (додаток 3).

Необоротні активи в установі обліковують за місцем їхнього зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за об'єктами.

В бухгалтерії на кожен об'єкт основних засобів відкриваютьінвентар­ну картку обліку основних засобів (додаток 12) на підставі акта приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів, технічної та іншої документації. Аналітичний облік основних засобів та їхнього зносу ведеться за кож­ним об'єктом окремо з розподілом на власні та отримані на умовах фінансової оренди.

Записи в картках обліку необоротних активів здійснюють в кількісному та сумарному вираженні. В інвентарній картці записують тільки основні якісні та кількісні характеристики основного засобу (назва установи, місцезнаходження, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, первісна вартість, норма амортизаційних відрахувань, рік випуску, сума зношення, дата введення в експлуатацію, номер техпаспорту тощо). Всі зміни, що відбуваються з основними засобами, обов'язково реєструють в інвентарній картці.

Інвентарні картки обліку необоротних активів у бюджетній установі веде бухгалтерія в одному примірнику. Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в бух­галтерії — додатково.

Для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих сило­вих машин і обладнання, автоматизованих ліній, інструментів, виробничого (включаючи прилади) і господарського інвентарю, транспортних засобів, ви­мірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання застосовується «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних устано­вах» типової форми 03-6 (бюджет). Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передавання необоротних активів (типова форма ОЗ-І (бюджет)),накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми 03-6 (бюджет) роблять на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виготовлювачів та інших документів.

У картці зазначають дату й номер акта введення необоротних активів в екс­плуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дату випуску (виготовлення). Крім того, записують коротку індивідуальну характеристику об'єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розді­лі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» зазначають перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, назви деталей та масу металу, зазначена в паспорті,

На зворотному боці картки ф. 03-6 (бюджет) роблять запис про переміщення необоротних активів в установі.

Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації й капітального ремонту наявного об'єкта вносять на підставі акта прийняття-передавання відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (типова форма 03-2 (бюджет)).

Типова форма 03-8 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень)» призначена для обліку робочої, продуктивної та племінної худоби, а також багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд). В інвентарних картках обліку необоротних активів типової форми 03-8 (бюджет) наводять індивідуа­льну характеристику тварин із зазначенням віку, масті, тавра, клички, основної прикмети, породи тощо, вказаних в зоотехнічній документації. Багаторічні на­садження обліковують за інвентарними об'єктами із зазначенням виду і кілько­сті посаджених одиниць та площі. Сума всіх витрат, що стосується до прийнятих в експлуатацію площ, незалежно від закінчення всього комплексу робіт, вклю­чається у вартість об'єкта.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, сценічно-постановочних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають спеціальне призначення застосовують «Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах» типової форми 03-9 (бюджет). В інвентарних картках гру­пового обліку необоротних активів ведеться облік за матеріально відповідальни­ми особами за предметами однієї назви, якості матеріалу та ціни, з зазначенням номенклатурного номера.

Необоротні активи із складу видають за накладними (вимогами) ф. 434, які підписує керівник установи. Накладну виписують в одному примірнику, якщо інший порядок не визначено галузевими нормативними актами, погодженими з Державним казначейством України.

Групування інвентарних карток з обліку основних засобів Територіального центру відображено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2

Групування інвентарних карток з обліку основних засобів

Інвентарна картка	№ суб-рахунку	Назва субрахунку
Форма	Назва форми
ОЗ-6	Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах		Будинки та споруди
	Машини та обладнання
	Транспортні засоби
	Інструменти, прилади та інвентар
ОЗ-9	Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах		Інструменти, прилади та інвентар
	Бібліотечні фонди
	Малоцінні необоротні матеріальні активи
	Білизна, постільні речі, одяг та взуття

Інвентарні картки списаних необоротних активів, після внесення в них відміток про списання, здають в архів. Відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 «Про затвердження Переліку типових документів», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016 (зі змінами), термін зберігання інвентарних карток становить три роки після ліквідації необоротних активів. Інвентарну картку обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів додають до документів (ак­тів, накладних), якими було оформлено їхню реалізацію або ліквідацію. Картку передають разом з реалізованим необоротним активом.

Особи, відповідальні за збереження необоротних активів, ведуть інвентарні списки необоротних активів. «Інвентарний список основних засобів» — типова форма ОЗ-11 (бюджет) застосовується матеріально відповідальними особами для пооб'єктного обліку необоротних активів за місцезнаходженням (місцем екс­плуатації) об'єктів необоротних активів.

За місцем зберігання всі необоротні активи повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, яких призначають наказом керівника установи.

Кожній інвентарній картці присвоюється певний номер, під яким вона зареєстрована в описах ф. № 03-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку осно­вних засобів» за групами основних засобів, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.

Для аналітичного обліку та спостереження за використанням у місцях експлуатації основних засобів кожному об'єкту присвоюють інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, че­твертий — підгрупу і останні чотири знаки — порядковий номер предмета у і підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.

Інвентарний номер присвоюють кожному необоротному активу (крім біли­зни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоро­тних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення).

Інвентарний номер зазначають на жетоні, який прикріпляється до об'єкта, позначають фарбою на об'єкті або проставляють іншим способом.

Якщо інвентарний об'єкт є складним і містить ті чи інші відокремлені еле­менти, що становлять разом з ним одне ціле, на кожному такому елементі пови­нен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті.

Якщо частина (компонент) основних засобів визнана установою окремим об'єктом основних засобів, то їй також присвоюють інвентарний номер.

Інвентарні та номенклатурні номери, присвоєні об'єкту необоротних активів, зберігаються за ними на весь період перебування їх в установі. Інвентарні номери об'єктів основних засобів, що вибули, не присвоюють іншим об'єктам основних засобів, які надійшли в бюджетну установу, протягом періоду, який за­безпечує виключення ідентифікування нових об'єктів з тими, що вибули (напри­клад, упродовж строків зберігання документів — 3 років).

Орендовані об'єкти основних засобів можуть залишатися з інвентарним но­мером орендодавця (якщо таких інвентарних номерів орендарем не присвоєно об'єктам основних засобів). Орендовані необоротні активи обліковують в орен­дарів на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» під інве­нтарними номерами, присвоєними їм орендодавцями.

Інвентарні номери заносять у форму ОЗ-10 (бюджет) «Опис інвентарних ка­рток з обліку основних засобів», яка відкривається для реєстрації відкритих інве­нтарних карток обліку необоротних активів. Описання складають в бухгалтерії для контролю за зберіганням інвентарних карток. Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здають в архів тоді, коли в останню інвентарну кар­тку вносять відмітку про списання об'єкта необоротних активів.