Організація виконання рішень

Організація виконання рішень -- це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл. У процесі організації виконання рішення він стикається з реальною ситуацією, яка найчастіше відрізняється від ідеальної.

Слід враховувати, що керівник організовує не свою власну діяльність, а працю інших людей, тому організацію виконання рішень також слід організовувати. Завдання полягає в оптимальній побудові структури комунікації управлінських працівників і виконавців. У зв'язку з цим можна виділити комунікації, які найчастіше зустрічаються в організації: ланцюжкову, багатозв'язкову, зіркову, ієрархічну.

При ланцюжковій структурі комунікації рішення, яке передається з одного кінця в інший, стає відомим усім виконавцям і всіма обговорюється. Всі зв'язки в такій комунікації однакові, а командний стиль керівника відсутній. Така структура взаємовідносин розпадається, якщо порушується зв'язок між двома учасниками комунікації. При багатозв'язковій структурі комунікації всі її учасники пов'язані між собою. Вона відзначається достатньою стійкістю і швидкістю передачі інформації. Відношення командування яскраво виражені. В практиці управління вона найбільш часто зустрічається на рівні первинного колективу. При зірковій структурі комунікації яскраво виявляється "комутатор-керівник", через якого передаються всі завдання. Всі зв'язки зосереджуються на керівникові. Стійкість і швидкість передачі інформації невисокі [14, 105].

Для ієрархічної структури комунікації характерні яскраво виражені командні відносини. Проміжні ступені одночасно є підлеглими і командними.

Організаційно-управлінські рішення оформляють у вигляді наказу або розпорядження, після чого вони набувають сили. Однак велика кількість рішень мігрує в організації у вигляді усних розпоряджень, завдань, побажань та інших керуючих директив. Головне завдання менеджера полягає в тому, щоб організувати виконання такого рішення, забезпечити координацію і контроль виконання.

Контроль виступає творчо організуючим фактором ефективної діяльності, обов'язковою умовою успішної реалізації управлінських рішені) у системі органів внутрішніх справ. Важливою частиною контролю як функції управління є перевірка виконання. Основна мста перевірки – це підвищення рівня виконавської дисципліни керівників структурних підрозділів органів внутрішніх справ, безпосередніх виконавців, забезпечення своєчасного, повного та доброякісного виконання прийнятих рішень та завдань.

Перевірка виконання спрямована на створення в системі органів внутрішніх справ умов, за яких усі установки вищестоящих органів та власні управлінські рішення на всіх рівнях управління використовуються належним чином у встановлені строки або своєчасно корегуються. Перевірка виконання не впливає на якість рішення, але сприяє підвищенню його ефективності.

Тут необхідно керуватися принципом: якщо рішення прийняте, то керівництво органу внутрішніх справ повинно вжити всіх заходів щодо його виконання. У процесі здійснення контролю само рішення або організаційний план виконання можуть піддаватися корегуванню, скажімо, через невдалу організацію виконання рішення, швидкі та незвичайні зміни обстановки, помилки, які є в самому рішенні.

Для своєчасного внесення коректив в управлінське рішення або в організаційний план щодо його виконання надзвичайно важливо в процесі перевірки виконання на місцях звіряти відповідність діючих установок виконуваним завданням та умовам діяльності органів. Але це можливо лише нрн наявності добре налагоджених систем контролю. Необхідність розробки цих систем визначається також великою кількістю управлінських рішенії, що виробляються та реалізовуються в органах внутрішніх справ, та динамічністю управлінської діяльності.

Існують різні форми контролю виконання управлінських рішень: комплексні інспекторські псреіііркн діяльності служб та підрозділів органів внутрішніх справ; наскрізні, цільові та контрольні перевірки; заслуховування звітів керівників перевірених органів, їхніх служб та підрозділів про виконану роботу на колегії, оперативній нараді в МВС України, УМВС, УМВСТ.

Таким чином, організація виконання рішень немислима без контролю. Контроль виконання рішень є завершальною стадією управлінського циклу. Він набуває форми зворотного зв'язку, за допомогою якого можна одержати інформацію про виконання рішення, досягти мети, яку визначила організація. Головне призначення контролю полягає у своєчасному виявленні можливих відхилень від заданої програми реалізації рішення, а також у своєчасному прийнятті заходів щодо їх ліквідації. За допомогою контролю не тільки виявляються відхилення від завдань, сформульованих в рішеннях, а й визначаються причини цих відхилень.

Методи реалізації рішень повинні бути такими, які можна застосувати на практиці. Другою вимогою є економічність рішень. Ефект повинен бути більшим, ніж затрати, пов'язані з їх реалізацією.

Методи реалізації рішень повинні бути точними. Вони мають забезпечувати відповідність одержаного результату тому, якого очікувати. Методи реалізації рішень повинні бути надійними, не допускати значних помилок і не створювати ситуацій з підвищеним ризиком.

Успіх у справі вирішення проблем зумовлений впливом трьох груп факторів: організаційних, матеріальних і особистих. До організаційних факторів відносять, насамперед, здатність організації своєчасно перебудуватися для вирішення проблеми у відповідності до умов, які змінилися. Другий фактор - це своєчасність виявлення проблеми і наявність необхідного запасу часу для виходу з ситуації, яка склалася. Третій фактор -- це можливі наслідки. Якщо прогноз сприятливий, то виконавці будуть працювати з піднесенням, а якщо несприятливий -- неохоче. У першому випадку результат буде більший від очікуваного, а в другому - гірший.

На ефективність реалізації рішення впливає надійність організації, її стабільність у відношенні до різноманітних перешкод, які можуть створити відхилення від наміченого шляху. До матеріальних факторів відносять наявність необхідних для цього ресурсів -- природних, технологічних, інформаційних тощо та можливість вільного маневрування ними.

Особисті фактори -- це необхідний рівень кваліфікації знань і досвіду співробітників, які займаються вирішенням проблем, ступінь розуміння рішень, очікувана винагорода у випадку успіху, або навпаки, побоювання можливого покарання при невдачі, загальний морально-психологічний клімат в організації.

Завершальною стадією реалізації управлінського рішення є підбиття підсумків виконання управлінського рішення, а у разі потреби ще й інформування вищестоящих органів про виконання рішення. Тому керівники органів внутрішніх справ та їх структурних підрозділів і служб при підготовці,до підбитгя підсумків виконання управлінських рішень мусять ретельно проаналізувати всю виконану роботу по їх реалізації, кінцеві результати цієї роботи і зіставити їх з основними цілями та завданнями, випливаючими із рішень, із заходами, які розроблені для їхнього виконання.

Рішення вважається виконаним, якщо мета, яка поставлена в ньому, досягнута повністю. Однак керівники органів внутрішніх справ при оцінні діяльності підлеглих не повинні обмежуватися констатацією досягнення цілей, поставлених у рішенні. Треба з'ясувати, чи був процес їх досягнення найкращим; чи відповідали методи та засоби їх досягнення вимогам законності. Важливо проаналізувати допущені прорахунки та помилки, успішні дії, набутий досвід.

Оцінка ефективності виконання рішень здійснюється: керівниками органів внутрішніх справ щодо управлінських рішень вищестоящих органів, а також власних рішень глобального хара ктеру; керівниками структурних підрозділів органів внутрішніх справ щодо вказівок, даних ними в плані деталізації управлінських рішень вищестоящих суб'єктів управління, а також щодо завдань, одержаних конкретними виконавцями.

Можуть бути використані різні форми підбиття підсумків виконання управлінських рішень: обговорення підсумків на нарадах, засіданнях колегій, видання наказів, оглядів і т. ін. При підбитті підсумків дуже важливо визначити кращих виконавців, яких належить заохотити, і притягти до відповідальності тих, хто не впорався з дорученими завданнями. Своєчасне інформування керівників вищестоящих органів про реалізацію рішення є обов'язковою умовою ефективного управління.