Коммуникационная структура организации

Коммуникация и организация. Для нормальной, эффективной организации деятельности, для ее управления значение имеет все, связанное с приемом, передачей и переработкой информации, то есть коммуникационными связями в организации. Главная цель коммуникации в организации — достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента. Коммуникационные потоки пронизывают все пространство организации. Именно благодаря ним и существует организация как система. Поэтому коммуникационные потоки образно называют кровеносными артериями организации.

Коммуникацию обычно понимают в широком и в узком смысле. Коммуникация в широком смысле — это передача информации от одного индивида к другому, обмен мнениями или информацией для обеспечения взаимопонимания. В узком смысле коммуникация рассматривается, в первую очередь, в психологии управления. Она являет собой украшение узором каналов и путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мыслями.

Коммуникация в организации выполняет четыре основных функции:

• управленческая функция — осуществляется с помощью побудительных сообщений;

• информативная функция — осуществляется с помощью информативных сообщений;

• эмотивная функция — эмотивизм — субъективистская теория морали, которая отрицает объективное существование этических понятий — осуществляется с помощью экспрессивных (экспрессия — сила выражения, выявления каких-нибудь чувств, переживаний, и других, выразительность сообщений, которые передают нарушение эмоционального переживания;

• фактическую — нацеленную на установление и поддержку контактов.

В коммуникационной структуре организации в первую очередь выделяют горизонтальную (между равными по статусу работниками) и вертикальную (между работниками, которые находятся на разных уровнях организационной иерархии) коммуникацию.

Основные пути повышения эффективности восходящей коммуникации таковы:

• работники должны знать, что будет сделано с их работой, сообщением;

• работники должны использовать общие с руководителями исходные материалы и данные;

• руководитель должен быть доступным для своих подчиненных.

Кроме отмеченных каналов, выше, выделяются еще формальные и неформальные каналы связи. Формальные каналы, установленные административно в соответствии с должностной организационной структурой, связывают людей по вертикали и горизонтали внутри организации. Ясно, что формальные каналы никогда не удовлетворяют потребность участников совместной деятельности, потому что социальные контакты не ограничиваются сугубо официальными рамками. Вот почему рядом с формальными каналами в какой-нибудь организации обязательно существуют и неформальные каналы информации. Неформальная информация опережает формальную информацию, по времени, но проигрывает по достоверности. Иногда она бывает на уровне слухов. Однако в нормально функционирующих организациях всегда существует какой-то баланс формальных и неформальных информационных потоков с превалированием первого.

Неудовлетворительная коммуникация способна вызывать неблагоприятные последствия, как для рядовых работников, так и для руководства. Во-первых, рядовые работники при этом чувствуют себя посторонними наблюдателями, непричастными к делам организации. Это формирует неудовлетворение работой в данной организации. Во-вторых, плохое информирование порождает слухи и сплетни, которые заостряют взаимоотношения и микроклимат в организации. Наконец, в-третьих, плохое информирование усиливает текучесть кадров, отражается на производительности труда, на отдаче работника. Информирование работника о текущих результатах его труда и об оценке со стороны руководства позволяет в течение одних только суток повысить производительность труда на 10—30 %.

Плохая коммуникация неблагоприятным образом отражается и на деятельности руководителя. К основным причинам плохих коммуникаций в организации относят такие:

• Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций, отсутствие обратной связи. Опрос руководителей и рядовых работников о рейтинге десяти важнейших моральных факторов успешной работы показал, что осведомленность о состоянии дел в организации руководители поставили на десятое место, а рядовые работники — на второе-третье.

• Неблагоприятная психологическая атмосфера в организации. Напряженные отношения ведут к преднамеренному перекручиванию информации, лишней подозрительности.

• Личностные моменты. К сожалению, у многих работников существует предубежденность в отношении к мнению окружающих, что выражается в высокомерии, сумасбродстве и тому подобное. Наши оценки событий и людей могут искажаться всяческими стереотипами. Кроме того, отсутствие у рядового работника интереса к новоявленной информации вызвано чаще всего ее формализмом, монотонностью, тривиальностью, однообразием. На качестве коммуникации отражается плохая структура сообщений, когда подбор слов, оборотов, форм сообщения, оставляет желать лучшего. «Виновата» и слабая память работников. По расчетам специалистов, в организации рядовые работники хранят в памяти всего лишь 50 % информации, а руководители — 60 %.

• Неполнота воспринятой и переданной информации. В этом чаще всего виноват отправитель информации. Дело в том, что на каждом уровне иерархии действуют своеобразные фильтры. Верхние равные управления не желают терять монополию на информацию и преждевременно раскрывать свои планы, справедливо побаиваясь потери рычагов управления («кто владеет информацией, тот владеет миром»), а, следовательно, и истока сведений. Вот почему руководители опускают часть информации, действуя в соответствии с тремя стереотипами: «Это знают все», «Это не должны знать все» и «Это рано знать всем». В итоге рядовые работники выдумывают, достраивают картину. Небезгрешны и нижние уровни. Действуя по необходимости методом попыток и ошибок, они не хотят, чтобы начальство знало обо всех промахах и неудачах, которые они легко могут исправить сами.