Пользовательская сортировка

Иногда требуется отсортировать строки списка в порядке отличном от сортировки по возрастанию или убыванию. В этом случае вы можете создать собственный пользовательский порядок сортировки.

4.2. Используя пользовательский порядок сортировки, упорядочите товары в следующем порядке: Напитки, Фрукты, Кондитерские изделия.

F Выполнение задания

- Начните сортировку обычным образом как описано в п. 4.1.

- Удалите заданный ранее порядок сортировки (рис. 4.2) с использованием кнопки Удалить уровень.

- Добавьте сортировку по полю «Тип».

- Для добавления пользовательского списка в раскрывающемся списке Порядок диалогового окна Сортировка выделите опцию Настраиваемый список (рис. 4.4).

Рис. 4. 4. Вызов настраиваемого списка в диалоговом окне Сортировка

- В появившемся окне Списки в области Элементы списка введите требуемую вам последовательность сортировки по полю «Тип» (рис. 4.5). Ввод каждого элемента заканчивайте нажатием на клавишу Enter.

Рис. 4. 5. Задание элементов списка для организации пользовательского порядка сортировки

- После ввода требуемой последовательности щелкните мышью по кнопке Добавить, а затем закройте окно, щелчком по кнопке ОК. Результат создания пользовательского порядка сортировки приведен на рис. 4.6.

Рис. 4. 6. Окно Сортировка с заданным пользовательским порядком

- В окне Сортировка щелкните на кнопке ОК, и ваш список будет отсортирован в том порядке, который вам нужен (рис. 4.7).

Рис. 4. 7. Результат сортировки с заданным пользовательским порядком (фрагмент)

Данный вариант таблицы будет основным для ряда последующих операций.

Закончив с сортировкой, после ответов на вопросы, переходим к изучению фильтрации списков, предварительно ответив на ряд вопросов.

Вопросы к главе

1. Что такое сортировка данных в Excel и как она выполняется?

2. При сортировке списка переупорядочиваются записи или только значения полей, по которым производится сортировка?

3. Что означает сортировка по возрастанию для текстового поля?

4. Какой тип сортировки следует применить для упорядочения записей по месяцам, если поле «Месяц» текстовое?

5. Что такое пользовательский порядок сортировки в Excel?

ФИЛЬТРАЦИЯ СПИСКОВ

Фильтрация данных позволяет отобразить только те записи (строки), которые соответствуют заданным условиям.

Фильтрация данных — это быстрый способ найти подмножество данных и работать с ним в диапазоне ячеек или в столбце таблицы. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные данные скрываются. Можно также отфильтровать несколько столбцов. Несколько фильтров можно применять одновременно, при этом каждый следующий фильтр добавляется к результатам, и дополнительно сужает подмножество данных. Фильтры автоматически применяются каждый раз при обновлении отображения или исходных данных сводной таблицы.

Можно создать два типа фильтров: автофильтры по списку значений или по условию. Кроме того, существует возможность создавать расширенные (или пользовательские) фильтры, условия которых вы записываете в ячейках листа, а результаты выборок помещать в любое место.

ФИЛЬТР ПО СПИСКУ ЗНАЧЕНИЙ

При применении фильтра по списку значений имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля (рис. 5.2) или задать расширенный (пользовательский) критерий (рис. 5.10).

- Перед началом работы с фильтром по списку значений скопируйте лист «Товары» и переименуйте его в «Автофильтр».

5.1. Отфильтруйте список «Товары» так, чтобы отображались следующие типы товаров - «Напитки» и «Молочные продукты», а также три любых марки товаров.

F Выполнение задания

- Поместите указатель ячейки внутри списка или выделите список.

а б

Рис. 5. 1. Выбор команды Сортировка и фильтр через вкладку Главная (а) или вкладку Данные (б)

- На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 5.1.а).

- Эту же команду можно выполнить, используя вкладку Данные (рис. 5.1.б).

- Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав на которые, можно открыть список команд Фильтр (рис. 5.2).

Рис. 5. 2. Меню Фильтр для списка

- Вы можете, как отобразить все значения в столбце, первые десять значений в столбце, создать свой собственный фильтр, выбрать один из операторов сравнения.

- Откройте список для поля «Тип», значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значении ячеек выбранного поля.

- Выберите из списка нужные элементы (рис 5.2) На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру. Кнопка со стрелкой в имени поля изменится на кнопку Фильтр .

Примечание. В предыдущих версиях Excel можно было отображать до 1000 отфильтрованных записей. Теперь же в отобранном списке вы сможете увидеть в 10 раз большее их количество.

Вы можете применить фильтр только для одного списка в рабочем листе, но для любого количества полей. Поэтому продолжим.

- В поле «Марка» выберите любые три понравившихся названия аналогично тому, как это было показано на рис. 5.2.

Результат выполнения задания приведен на рис. 5.3.

Рис. 5. 3. Результат выполнения фильтра для задания 1 (фрагмент)

Чтобы снова отобразить на экране все записи списка:

- Щелкните по кнопке Фильтр в поле «Марка». Установите флажок Выделить все (рис. 5.4.а). Все объекты вновь будут выделены (рис. 5.4.б).

а б

Рис. 5. 4. Отображение всех записей для поля «Марка»

Рис. 5. 5. Очистка условий фильтрации

- Можно поступить по-другому. Выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 5.1). В списке опций команды выделите Очистить (рис. 5.5). Со всех объектов всех полей будут сняты выделения.

Так и сделайте. Все условия всех столбцов будут удалены, но вы не выйдете из фильтра

ФИЛЬТР ПО УСЛОВИЮ

Применяя фильтр по условию, вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей по одному полю, например, для выбора из списка всех записей для товаров типа «Приправы» или «Кондитерские изделия».