Процеси документостворення

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Самостійна робота студента є основним засобом оволодіння навчальним матеріалом у час, вільний від обов'язкових навчальних занять. Навчальний матеріал дисципліни, передбачений робочим навчальним планом для засвоєння студентом в процесі самостійної роботи, виноситься на підсумковий контроль поряд з навчальним матеріалом, який опрацьовувався при проведенні навчальних занять.

Самостійна робота студентів є невід’ємною частиною навчального процесу. Головна мета цієї роботи – засвоєння навчального матеріалу, розвиток у студентів логічного мислення і формування професійних навиків.

На самостійну роботу пропонуються теми з найбільш актуальних питань. Самостійна робота сприяє поглибленню професійних знань, більш ґрунтовному вивченню конкретної проблематики за програмою курсу.

Предметом вивчення курсу «Основи офісного сервісу» є організація повноцінної роботи офісу, тому велика увага під час вивчення предмета відводиться таким питанням, як:

- організація та планування робочого часу керівника та секретаря;

- обов'язки секретаря під час підготовки і проведення нарад, переговорів, ділових зустрічей, прийомів;

- діловий етикет спілкування;

- особливості роботи з іноземними партнерами;

- формування позитивного іміджу фірми тощо.

2 ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

№ п/п	Найменування розділів, тем	Кількість годин
	1 Діловод в системі управління Ціль задачі і функції секретарської діяльності
	Організація діяльності керівника
	Організація робочого місця
	2.Технологія роботи Ділові зустрічі, збори, наради
	Робота в приймальній керівника. Етичні та психологічні вимоги до публічних виступів
	3 Культура діловодства та її складові Напрями дослідження та складові культури діловодства
	Культура діловодства як складова корпоративної культури
	Процеси документостворення
	4 Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання
	5 Професійна етика та діловий етикет
	Етикет керівника
	Особливості ділового іміджу
	Всього

3 МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ЩОДО ВИКОНАННЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

1 СЕКРЕТАР – РЕФЕРЕНТ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ

Ціль задачі і функції секретарської діяльності

Організація роботи секретаря

Жоден заклад, організація, підприємство, фірма не можуть існувати без керівника, що виконує організаційно-розпорядчу діяльність. В той же час любий керівник потребує секретаря, що бере на себе його організаційне та інформаційне обслуговування, що звільняє його від нераціонального використання часу і вміючим підтримати високий авторитет керівника.

Секретар зв’язує керівника з зовнішнім світом та співробітниками фірми, організовує прийом відвідувачів, телефонні переговори, наради, вчасно отримує, опрацьовує, доповідає інформацію та документи, оформляє їх, зберігає та надає по вимозі.

Висококваліфікованому секретарю доручається підготовка документів. В невеликих організаціях на секретаря покладається вся організаційна і діловодна робота. На великих підприємствах секретар є в кожному структурному підрозділі.

Сьогодення вимагає секретарів з вищою або середньо-спеціальною освітою, знанням іноземної мови, навиками роботи на комп’ютері та стажем роботи.

Всі права та обов’язки секретаря записуються в посадову інструкцію. Це документ тривалого зберігання. Дійсний до заміни новим.

У практичній діяльності секретаря керівника підприємства ведення діловодства займає одне з чільних місць. До цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов'язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336. Цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах різних форм власності.

Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов'язки секретаря:

• виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства;

• приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівни­кові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

• веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

• приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства;

• готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

• стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

• організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає й приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку;

• за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів;

• виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

• здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль;

• веде контрольно-реєстраційну картотеку;

• забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

• друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;

• організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

• формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

• копіює документи на персональному ксероксі.

Як бачимо, левову частину робочого часу секретаря присвячено саме діловодству.

Питання для самостійного вивчення

1. Роль секретаря в роботі установи

2. Вимоги до сучасних секретарів

3. Роль діловодства в роботі секретаря

4. Завдання та обов'язки секретаря

Відповіді подайте у вигляді тез.

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник.

К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.

 

Організація діяльності керівника

Закономірності і особливості ефективної роботи

Спеціальні навички, якими повинен досконально володіти секретар:

- машинопис, включаючи правила друку ділових листів з використанням типових форм;

- правила використання переговорних пристроїв та експлуатації обчислювальної техніки.

Ефективне виконання секретарем своїх обов’язків неможливо без попереднього засвоєння визначеного об’єму професійних знань.

Відомості, необхідні секретарю, знаходяться в нормативно-методичних документах, перелік яких як правило включає:

1) документи, що регламентують роботу офіса керівника так і діяльність підприємства;

2) документи, що відображають структуру підприємства і керівний склад;

3)документи по організації діловодства та архівної справи;

4) стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

Крім цього секретар повинен знати:

- основи етики та естетики, включаючи правила ділового спілкування;

- основи організації праці та управління, включаючи правила внутрішнього трудового розпорядку;

- основи адміністративного права та законодавство про працю, включаючи правила і норми охорони праці.

Питання для самостійного вивчення

1. Які фактори впливають на ефективність роботи?

2. Якими навичками повинен володіти секретар?

3. Відомості, необхідні секретарю.

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник.

К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.

 

Організація робочого місця

Допоміжні засоби оптимізації роботи

Оптимізація роботи секретаря залежить від значної кількості самих різних факторів. До незамінних “помічників” відносяться: офісна службова бібліотека; записні книжки; ділові календарі; щоденники.

Офісна службова бібліотека

Основні вимоги до неї:

- бути компактною, містити в першу чергу профільну літературу для вашого підприємства;

- враховувати особливості організаційної взаємодії секретаря та керівника;

- бути актуальною за змістом;

- постійно знаходитися на відстані витягнутої руки.

Основну частину такої бібліотеки складають енциклопедичні та довідкові посібники, а також періодичні видання.

В першу чергу на поличках вашої службової бібліотеки повинні бути:

- словники;

- довідники з основних профільних термінів;

- енциклопедії;

- збірники нормативно-методичних документів, законодавчих та правових актів;

- організаційні документи;

- періодичні видання по профілю діяльності підприємства;

- автодорожні атласи та карти;

- та інші.

Якщо не має можливості докорінно змінити інтер’єр приймальні, то зробити своє робоче місце зручним та красивим в ваших силах. Якщо нам подобається наше робоче місце, то є бажання плідно працювати. Не варто забувати, що однією з головних умов ефективної праці секретаря є порядок на робочому місці. Як відомо, порядок звільняє думки, зберігає час.

Підтримка порядку не лише полегшує вашу працю, доводить ваші операції до автоматизму, економить час, але і запобігає втраті документів.

Нагромаджені папери не лише зменшують робочу площу столу, але і відволікають від вирішення службових питань. Робіть періодично прибирання на своєму столі.

Для виконання даного завдання рекомендується виконати одне із завдань:

- написати доповідь;

- зробити реферат;

- зробити презентацію.

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник. К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Інтернет

 

2 ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ

Ділові зустрічі, збори, наради

Організація проведення робочих зустрічей в ресторані

Досить часто двоє людей, які працюють в одній або різних компаніях, вирішують, що їм зручніше обговорити виробничі проблеми в ресторані, де не лунають постійні телефонні дзвінки і ніхто не перериває їх розмову безкінечними питаннями.

Той, хто запрошує повинен зарезервувати столик, не залежно від того, чи буде фінансувати візит той хто запрошує чи всі витрати будуть поділені порівну. Перед тим, як запросити до ресторану, переконайтесь, що це вдале місце для бесіди. Там повинно бути тихо і ніщо не повинно перешкодити вашій розмові.

Оскільки під час ланчу, як правило, ресторани бувають переповнені, то відповідальні співробітники все частіше переносять зустрічі з партнерами на сніданок. Крім того, наради в ресторані, організовані в обідню перерву, нерідко порушують розпорядок робочого дня, а якщо вони проводяться до початку робочого дня або після, то такі порушення виключаються.

Замість того, щоб закінчувати робочий день пізнім обідом, деякі співробітники зустрічаються з колегами вечором в ресторані за чашкою кави. Такі переговори в ресторанах дозволяють рядовим співробітникам або відповідальним робітникам закінчити справи на роботі трошки раніше, спокійно продовжити їх в ресторані і повернутися додому не так пізно, як після ділової розмови за вечерею.

Питання для самостійного вивчення

1. Яким чином можна організувати робочу зустріч в ресторані?

2. В який час?

3. Хто платить за харчування?

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.

Робота в приймальній керівника

Організація попереднього запису

Особистий прийом громадян здійснюється лише за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим наказом.

Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа чи структурний підрозділ, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

Працівники приймалень складають списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва, та подають матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів апарату Міністерства, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за сім днів до прийому.

Структурні підрозділи надають службову записку за підписом керівника про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до приймальної керівника не пізніше ніж за три дні до прийому.

За два дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.

. У записі на особистий прийом може бути відмовлено на таких підставах:

- повторне звернення одного й того самого громадянина з питання, що вже надавалося ним у Міністерство до розгляду та опрацювання й було вирішено по суті;

- звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням термінів, визначених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

- звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством);

- письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

Питання для самостійного вивчення

1. Назвіть форми звернень громадян.

2. Як здійснюється особистий прийом громадян?

3. Назвіть підстави відмови особистого прийому.

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник. К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0700-12

 

Етичні та психологічні вимоги до публічних виступів

Презентація як форма виступу в аудиторії

У наш час, коли постійно зростає кількість пропозицій про нові проекти, види продукції, послуги та ін., важливим стає те, як представити інформацію про них. І для того, щоб нові ідеї дійшли до свого адресата, треба це робити в заманливій, цікавій і переконливій формі. Такою формою може стати презентація. Змістом презентації може бути інформація про нову видану книгу, новий товар, створену фірму.

Презентація проводиться з метою надання інформації для певної групи людей. І в цьому вона схожа на лекцію. Але це не лекція, бо люди на презентацію приходять не за власним бажанням, щоб пізнати щось нове, і рідко виявляють активність. Як правило, на презентацію людей спеціально запрошують, причому у запрошених бажання отримати нову інформацію значно менше, ніж у організаторів передати її.

На відміну від лектора, ведучий презентації має більшу свободу, бо не так залежить від наукового викладу проблеми.

Але водночас від результатів презентації може залежати його професійне майбутнє.

Як і лекція, презентація для того щоб бути успішною, потребує значної підготовчої роботи. Необхідно визначити її цілі, персональний склад запрошених. На презентації обов'язково мають бути: керівник організації, особа, відповідальна за підготовчу роботу, спеціаліст з предмета презентації, спеціаліст із запрошеної аудиторії. Виступати повинен той, у кого це краще вийде. Звичайно, треба продумати, в якому приміщенні провести цю зустріч, які допоміжні матеріали, у тому числі й сувеніри, треба мати, як розподілити час, щоб не обтяжувати запрошених і підтримувати їхню увагу. Організовуючи презентацію, важливо пам'ятати: чим більшою буде кількість запрошених, тим менше вони реагуватимуть на предмет презентації і тим більше на особу, яка вестиме зустріч. Чим більша аудиторія, тим складніше дібрати докази, зрозумілі для всіх. Маленькими вважаються аудиторії, в яких присутні до 50 осіб, великими — ті, в яких зібралося понад 200 осіб. Чим менше людей, тим менш офіційною буде зустріч, тим легше встановити з ними діалогічне спілкування і впливати на них.

Є особливості й у підготовці виступу або виступів на презентації. Спеціалісти в цій галузі пропонують таку структуру виступу

— спочатку сказати декілька приємних фраз, щоб привернути до себе увагу присутніх, встановити розповісти про власний досвід, пов'язаний з предметом презентації;

— з'ясувати, наскільки аудиторія знайома з предметом презентації;

— зазначити, чому саме цих людей запрошено;

— накреслити хід проведення презентації і чітко визначити час, необхідний для цього;

— викласти в дохідливій формі проблему, розбивши її на декілька етапів;

— за допомогою запитань з'ясувати, як аудиторія зрозуміла сказане;

— використати аудіовізуальні та інші допоміжні засоби (таблиці, схеми, діаграми);

— сформулювати пропозиції до присутніх;

— показати, що саме кожен із присутніх може втратити, якщо не підтримає запропоновану ідею; роздати запрошеним підготовлені матеріали (буклети, проспекти, схеми тощо) та маленькі сувеніри;

— з'ясувати, чи мають присутні якісь запитання і дати відповідь на них;

— висловити присутнім подяку за те, що вони надали можливість представити їм нову ідею, а також сподівання на подальше спілкування і взаємодію.

Отже, організаторам презентації треба докласти максимум зусиль, щоб зацікавити присутніх, якомога тісніше об'єднати їх і обов'язково встановити з аудиторією діалог. Тоді можна розраховувати на позитивне ставлення присутніх до предмета презентації, а відповідно — на подальше спілкування.

Питання для самостійного вивчення

1. Мета проведення презентацій.

2. Охарактеризуйте структуру виступу.

3. З’ясуйте різницю між лекцією та презентацією.

Відповіді подайте у вигляді тез.

Рекомендована література

1. Чмут Т.К., Чайка Г. Л. Етикет ділового спілкування: Навч. посіб. – К.: Вікар, 2004

2. http://studentu5.com/index.php?work=675&page=5

3 КУЛЬТУРА ДІЛОВОДСТВА ТА ЇЇ СКЛАДОВІ

Напрями дослідження та складові культури діловодства

Складові культури діловодства

Визначаючи культуру діловодства як одну з субсистем суспільної діяльності, слід водночас мати на увазі, що вона є свого роду ідеальною проекцією досягнень людства щодо творення й організації руху документів. Поняття «культура діловодства» нині найбільше відповідає поняттю якості створення і підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи забезпечення соціального управління.

Таким чином, культура діловодства як інтегральне поняття відображає комплекс взаємозв'язаних заходів, методів і засобів (науково-методичного, техніко-економічного, соціального та організаційно-правового характеру) щодо роботи з документами. Це забезпечує реалізацію процесів створення і подальшого функціонування сучасних документно-інформаційних технологій, а також раціональну побудову діяльності служб діловодства з метою здійснення ефективного менеджменту. Зазначене є об'єктивною причиною для виокремлення основних складових культури діловодства, підсистемами якої можуть бути: культура документостворення; культура організації руху документів; інформаційно-технологічна культура; культура служби діловодства; культура управління діловодством. При цьому, звичайно, йдеться не про суто механічне поєднання процесів діловодства й керування ними, а про людиноцентристську парадигму, створення єдиних принципів, правил і норм комплексного забезпечення досконалості їх виконання.

Складові культури діловодства:

1. Корпоративна культура.

2. Інформаційна культура.

3. Культура управління службою діловодства.

4. Культура документостворення.

5. Культура організації роботи з документами.

6. Інформаційно-технологічна культура.

7. Культура організації служби діловодства.

Кожна з перелічених складових культури діловодства є невіддільною одна від одної, актуальною і потребує окремого розгляду та ґрунтовного аналізу. Ці складові можуть бути об’єктами дослідження культури загального діловодства, але ними воно не обмежується, оскільки досліджує подібні процеси, пов’язані зі створенням та обігом в установі спеціальних видів документації (фінансової первинно-облікової, зовнішньоекономічної, з матеріально технічного забезпечення) вже поза межами роботи з організаційно-розпорядчою документацією.

Питання для самостійного вивчення

1. Охарактеризуйте поняття «культура діловодства».

2. З’ясуйте складові культури діловодства.

 

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

Культура діловодства як складова корпоративної культури

Ключові моменти оцінки рівня культури діловодства

Організації існують для того, щоб виробляти матеріальні блага і виконувати послуги. У більшості випадків виробництво пов'язане у певний технологічний ланцюг, для приведення в дію всіх ланок якого в організації створюється адміністративна система або система управління, де персонал виконує функції керівників і підлеглих. їх взаємозалежність є організаційною структурою, яка так чи інакше впорядковує організаційну поведінку працівників у розподілі повноважень і відповідальності.

Проте діяльність організацій не може здійснюватися на основі лише досконалого виконання технологічних операцій або управлінської ієрархії. В організаціях працюють люди, а звідси виходить, що в своїй діяльності вони керуються якимись конкретними цінностями, виконують визначені дії, дотримуються усталених правил організаційної поведінки тощо. У цьому розумінні кожне підприємство чи організація є конкретним соціокультурним простором.

В більшості випадків установа створюється для реалізації поставленої власником чи керівником мети, для виконання якоїсь справи. Спосіб, у який здійснюється господарська діяльність в організації і ведуться справи, надає організації індивідуального забарвлення, персоніфікує її. При цьому успіх функціонування, виживання і стратегічного розвитку організації, як складного і неповторного механізму, залежить від того, заради чого люди стали членами єдиного колективу, як будуються їхні взаємини, які цінності, усталені норми, принципи життя і діяльності вони поділяють, які їхні внутрішні символи, ритуали та герої.

У сучасній літературі існує досить багато визначень поняття організаційної культури як основи життєвого шляху кожної організації, підприємства чи корпорації. Американський фахівець з менеджменту Едгар Шейн дає таке визначення: «Організаційна культура — це набір прийомів і правил вирішення проблем працюючих, традицій, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність тепер. Ці правила і прийоми є відправним моментом у виборі співробітниками прийнятного способу дії, аналізу і прийняття рішень. Члени організації не замислюються над їх змістом; вони розглядають їх як споконвічно правильні».

Організаційну культуру можна подати як систему уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, які поділяють усі члени колективу. Це означає, що в установі кожен співробітник зв'язаний спільним поглядом на те, що являє собою його підприємство, яка в нього економічна і соціальна роль, яке місце воно займає серед своїх конкурентів, які його зобов'язання перед клієнтами тощо. Основна функція організаційної культури — створення відчуття ідентичності усіх членів організації, усвідомлення колективного «ми».

Дотримання організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим. Вона здійснюється в ході практичної господарчої діяльності та в ході виконання завдань, що стоять перед організацією, в тому числі завдань досконалого документаційного забезпечення управління, що визначають рівень культури діловодства в установі.

Таким чином, організаційну культуру можна подати як визначені колективні уявлення про цілі і способи підприємницької діяльності членів конкретної організації. Досліджуючи культуру діловодства як універсальне явище та елемент соціальної діяльності, що охоплює питання роботи з документною інформацією, створення документів, їх опрацювання, обіг і зберігання, побудову й управління службою діловодства, а також особисті знання і вміння керівника та виконавця, можна зазначити, що всі вони ґрунтуються на результатах досліджень низки наукових дисциплін.

Питання для самостійного вивчення

Подайте свою думку з приводу цього питання.

Відповіді подайте у вигляді тез.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

 

Процеси документостворення

Елементи регуляторної культури документостворення

Елементи регуляторної культури документостворення:

1. Знання чинних законів

- Про Національний архівний фонд та архівні установи

- Про інформацію

- Про науково-технічну інформацію

- Про державну таємницю

- Про електронні документи та електронний документообіг

- Про електронний цифровий підпис

2. Дотримання інструкцій та правил

- Примірна інструкція з діловодства... (постанова КМУ від 17.10.77 №1153)

- Інструкція про порядок обігу, зберігання і використання конфіденційних документів... (постанова КМУ від 27.11.98 №1893)

- Інструкція з діловодства за зверненнями громадян... (постанова КМУ
від 14.04.97№ 348)

- Правила роботи архівних підрозділів, органів державної влади... (Наказ ДКХУ від 16.03.2003)

3. Дотримання стандартів

-ДК 010-98 (Державний класифікатор управлінської документації)
-ДСТУ 3843-99(Основні положення)

-ДСТУ 3844-99 (Вимоги до побудови формулярів-зразків)

-ДСТУ 4163-2003(Уніфікована система документації)

-ДСТУ 2732:2004(Терміни та визначення понять)

-ДСТУ 1СО 15189 (Інформація та документація)

4. Знання відомчих нормативних актів

- Правила ведення діловодства

- Інструкція з діловодства в органах державної служби, в міністерстві, відомстві

- Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів

- Закон про судоустрій

- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади..., із зазначенням термінів зберігання документів

- Методичні рекомендації щодо розробки переліків документів
із зазначенням термінів зберігання

- Примірні норми часу на основні види робіт в архівних підрозділах...

Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем документації, що також відносяться до цієї групи. Це перш за все державні стандарти, які визначають вимоги до створення до­кументів та побудови формулярів-зразків, а також збірники форм документів, затверджені наказами відповідних міністерств.

Питання для самостійного вивчення

Охарактеризуйте складові елементи регуляторної культури документостворення

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

4 КОНФЛІКТИ, ШЛЯХИ ЇХ ПОПЕРЕДЖЕННЯ ТА РОЗВ’ЯЗАННЯ

Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання

Стратегії поведінки в конфлікті

Конфліктом називається зіткнення думок, поглядів, позицій, учинків і стосунків, що виникають між окремими людьми або групами при вирішен-ні різних питань, що стосуються виробничого, соціально-політичного й особистого життя.

По значенню для організації конфлікти діляться на конструктивні та деструктивні. Перші корисні для справи, а другі заважають їй.

Конфлікт легше попередити, ніж потім докладати значних зусиль для його вирішення. Тому управління конфліктами розпочинається з їхнього передбачення. А для цього необхідно знати причини, що найчастіше призводять до конфліктних ситуацій.

Найчастіше причинами конструктивних конфліктів стають: невдоволення оплатою праці; несприятливі санітарно-гігієнічні умови; погана організація праці, коли, наприклад, працівник одержує суперечні один одному розпорядження від різних керівників; суперечливі стосунки або цілі різних підрозділів організації.

Причинами деструктивних конфліктів є: порушення службової етики, трудового законодавства, несправедлива оцінка керівником підлеглих і результатів їхньої праці; порушення трудової дисципліни, правил внутрішнього розпорядку; нетерпимість до іншої думки; свідоме провокування конфлікту між підлеглими — керування за принципом «розділяй і пануй»; несправедливий розподіл робіт між виконавцями; нечітке формулювання розпоряджень; психологічна несумісність.

Для вирішення конструктивного конфлікту необхідно, насамперед, усунути причини, тобто об’єктивні недоліки виробництва й управління. Позитивне вирішення конструктивних конфліктів іде на користь справі. Саме тому вони й вважаються творчими. Керівник не повинен йти від цих конфліктів, а постійно працювати над їхнім вирішенням, займатися усуненням причин, що призводять до таких конфліктів. Спроба ж відхилитись від вирішення цих проблем призводить до їхнього поглиблення, до падіння авторитету керівника, виникнення відчуження між ним і підлеглими, до погіршення обстановки в колективі, до конфліктів, кадрових втрат і т. п.

Дії щодо профілактики конфліктів:

• постійна робота з поліпшення умов праці, удосконалення оплати пра-ці, поліпшення організації виробництва, створення належних побутових умов працівників;

• строге слідування не тільки духу, але й букві трудового законодавства;

• дотримання службової етики;

• урахування очікувань підлеглих.

Для більш ефективного вирішення конфлікту необхідно вибрати певний стиль поведінки. При цьому важливо враховувати власний стиль, стиль інших, утягнутих у конфлікт людей, а також природу самого конфлікту.

Власний стиль поведінки в конкретному конфлікті визначається тією мірою, якою учасник бажає задовольнити свої інтереси (діючи пасивно або активно) й інтереси іншої сторони (діючи спільно або індивідуально).

Питання для самостійного вивчення

1. Що таке конфлікт?

2. Які існують види конфлікту?

3. Назвіть дії щодо профілактики конфлікту.

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посіб.-К.: Кондор, 2003

2. http://www.pravo.vuzlib.net/book_z1266_page_62.html

5 ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА І ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ

Етикет керівника

Візитна карточка

Візитна картка - необхідний атрибут дипломатичної практики. Вона також широко використовується бізнесмена­ми, політичними діячами, журналістами тощо. Нею користу­ються під час встановлення та підтримання контактів і ділових зв'язків з урядовими, дипломатичними, громадськими орга­нізаціями, іншими зацікавленими особами. Візитна картка використовується як під час безпосередніх контактів, так і для заочної рекомендації її власника. Візитною карткою прийнято вітати своїх зарубіжних партнерів з тією чи іншою подією національними та іншими святами, днем народження, підви­щенням у посаді (це вважається звичайною формою вітання) тощо; висловити співчуття; передати подяку; встановити знайомство; у певних випадках нею можна скористатися для відповіді на нанесений візит; з візитною карткою зручно надіслати сувенір, квіти, книгу і т. п.

У такому випадку внизу зліва треба зробити напис чорни­лом або простим олівцем (це правильніше).

У міжнародній практиці встановилися короткі символи, які передають певне ставлення власника візитної картки до особи, якій вона надсилається.

За традицією ці символи пишуть у лівому нижньому кутку візитної картки літерами латинського алфавіту цей напис є скороченим позначенням відповідних французьких слів із таким значенням:

р.f. - поздоровлення (pour felscster);

р.r. - подяка (роur remercier);

р.f.N.А. - поздоровлення з Новим роком (роur feliciter Nouvel An);

для висловлення співчуття з приводу національного трауру тощо надсилається візитна картка з таким надписом:

р.с. - співчуття (роur condoleance);

р.р. - заочна рекомендація нової особи, яка прибула на робо­ту до представництва (замість особистого візиту). У цьому разі літери р.р. (роur presenter) пишуться на візитній картці глави представництва, що надсилається разом з візитною карткою рекомендованої особи, на якій ніяких літер не проставляють. Відповідь дається візитною карткою без написів на адресу особи, яка рекомендується;

р.р.с. (роur prendre conge) - висловлення прощання у зв'язку з остаточним від'їздом із країни, де ви знаходилися у короткому - чи довготерміновому відрядженні, коли прощальний візит не робиться.

Для запрошення на неофіційний прийом угорі на візитній картці пишеться ім'я та прізвище запрошуваної особи, а внизу зазначають вид прийому (сніданок, коктейль тощо), місце, час і дату.

У разі перевантаження візитної картки інформацією запрошення надсилають на листівках, до яких прикріплюють свою візитну картку.

У разі зміни адреси замість старої візитної картки надсилається нова з новими реквізитами.

У менш офіційних випадках на візитних картках залежно від обставин внизу і обов'язково у третій особі пишеться: «вітає з національним святом», «вітає з Новим роком», «дякує за ува­гу» (як відповідь за надісланий сувенір, квіти і т. п.); «дякує за поздоровлення»... Залежно від конкретного випадку можливі й інші написи. Такі тексти не підписуються, і дата не простав­ляється. Використання візитних карток не обмежується зазначеними випадками.

Візитні картки, що посилаються поштою або з кур'єром, вкладають у спеціальний конверт, на якому від руки чорнилом або на друкарській машинці вказують ім'я, прізвище і посаду адресата. Одному адресату можна надіслати кілька візитних карток від різних осіб в одному конверті. Якщо в такому кон­верті є візитні картки для кількох осіб, то це зазначають угорі зліва на кожній візитній картці, надписуючи прізвище особи.

Візитна картка, яка передається адресату особисто (але не під час візиту), загинається з лівого або правого боку залежно від місцевої практики. Через водія чи кур'єра передаються не-загнуті візитні картки. Передача через них загнутих карток вважається грубим порушенням етикету.

Щоб запобігти використанню візитної картки, що надсилається в конверті, з недоброю метою сторонньою особою, варто написати на ній кілька рядків.

Відповіді на візитні картки даються візитними картками протягом 24 годин із моменту одержання. З нагоди національних чи інших свят та подій у країні перебування першими вітають візитними картками особи (іноземці), які акредитовані і працюють у цій країні.

Особисто вручати адресату свою візитну картку з висловлен­ня подяки тощо не прийнято.

За кордоном поширене правило, що першою залишає свою візитну картку особа молодша за віком чи нижча за рангом.

Жінки не залишають свою візитну картку в домі неодруже­ного чоловіка.

Після представлення жінці чоловік повинен протягом тиж­ня надіслати їй свою візитну картку і картку для її чоловіка.

Усі гості, що були присутні на сніданку, обіді чи вечірньому прийомі (окрім запрошення на чай) повинні або надіслати лист із висловленням подяки, або залишити протягом тижня свою візитну картку в домі господині.

Питання для самостійного вивчення

1. Охарактеризуйте призначення візитної картки.

2. Які символи дозволено проставляти на візитних картках?

3. Особливість жіночої та чоловічої картки.

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Оформіть візитну картку на себе.

Рекомендована література

1. Щербак О.І., Куклін О.В. Організація підготовки фахівців з комерційної діяльності. – К.: Вища школа, 2001

2. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посіб.-К.: Кондор, 2003

 

Особливості ділового іміджу

Психологічне навантаження кольорів

Особливу роль в естетичній організації виробничого середовища відіграє колір, оскільки він справляє багатоплановий вплив на людину, а отже, має багатофункціональне призначення. Колір впливає на фізіологічні і психічні процеси, емоційні стани, працездатність і продуктивність праці працівників. Це зумовлюється такими характеристиками кольору, як колірний тон, насиченість (чистота) і яскравість (відображення світла).

Колірний тон залежить від довжини хвилі, яка вимірюється в мілімікронах. Найдовші хвилі мають червоний та оранжевий кольори. Довжина хвилі фіолетового кольору найменша. Встановлено, що довгохвильові і короткохвильові кольори справляють несприятливий вплив на людину і викликають найбільшу зорову втому. Червоний колір, зокрема, діє як сильний подразник і збуджує нервову систему, а фіолетовий викликає пригнічений настрій. Середньохвильові кольори заспокійливо впливають на нервову систему, сприяють зниженню втоми.

Сила впливу різних кольорів на людину залежить від їх насиченості та яскравості. Насичені кольори покращують настрій і стимулюють роботу аналізаторів, ненасичені та малонасичені кольорові відтінки діють заспокійливо, сприяють зосередженню уваги. Світлі кольори, яскраві і насичені також покращують настрій, а темні — викликають песимістичні настрої. Виходячи з цих властивостей кольори використовують як засіб інформації для орієнтування працівників у виробничому середовищі та устаткуванні з метою дотримання ними техніки безпеки. Стандартом визначені такі значення кольорів: червоний — заборона, безпосередня небезпека; жовтий — попередження, можлива небезпека; зелений — безпечно; синій — інформація.

Крім цього, окремі кольори, їх відтінки і поєднання використовуються як додатковий фактор поліпшення освітленості приміщень, для створення необхідного контрасту в полі зору працівника між предметом і фоном, зниження монотонності роботи і втоми, забезпечення психологічного комфорту, підвищення працездатності і продуктивності праці.

Психологічно кольори сприймають як теплі і холодні. Теплі кольори (червоний, оранжевий, жовтий) викликають психологічне відчуття тепла, стимулюють діяльність нервової системи, зосередження уваги та короткотривале підвищення продуктивності праці. Холодні кольори (синій, блакитний, зелений) викликають психологічне відчуття холоду, заспокоюють, полегшують напруження очей, сприяють зосередженню уваги.

Кольори впливають на фізіологічні функції та динаміку працездатності працівників.

Вибір колірного оформлення виробничих приміщень залежить від багатьох факторів — м’язових і нервових навантажень, температурного режиму, розмірів та орієнтації приміщення, монотонності роботи. Так, на роботах, які вимагають великих фізичних і нервових навантажень, а також у цехах з високою температурою повітря доцільно використовувати світлі тони голубого, зеленого та інших спокійних холодних кольорів невеликої насиченості. Якщо робота вимагає лише періодичних значних розумових і фізичних навантажень, то вона легше виконується у приміщеннях, пофарбованих у теплі кольори, які підвищують активність організму. Виконання монотонних робіт більш ефективне, якщо приміщення пофарбувати у яскраві кольори, які привертають увагу працівників і розширюють поле коркової активності.

Для раціонального колірного оформлення виробничих приміщень розроблені відповідні стандарти і документи, в яких містяться рекомендовані поєднання основних та допоміжних кольорів, коефіцієнти відображення світла тощо

Питання для самостійного вивчення

1. Яким чином колір впливає на ефективність роботи?

2. В який колір бажано фарбувати приміщення офісу?

3. Які документи розроблені для раціонального колірного оформлення?

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Проаналізуйте кожен колір.

Рекомендована література

1. http://studentbooks.com.ua/content/view/955/76/1/4/

 

4 ПЕРЕЛІК НАВЧАЛЬНО – МЕТОДИЧНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1 Основна література

 

1.1 Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. – 280 с.

1.2 Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посіб.-К.: Кондор, 2003

1.3 Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.

1.4 Чмут Т.К., Чайка Г. Л. Етикет ділового спілкування: Навч. посіб. – К.: Вікар, 2004

1.5 Щербак О.І., Куклін О.В. Організація підготовки фахівців з комерційної діяльності. – К.: Вища школа, 2001

 

2 Додаткова література

 

2. 1.Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. 2.Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

2. 3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.