Создание первой простой таблицы

Для создания таблицы надо щелкнуть на кнопке Таблицы и затем на кнопке Создать, при этом откроется окно диалога Новая таблица.

Если выбрать в списке пункт Режим таблицы (Datasheet View) и щелкнуть на кнопке ОК (или дважды щелкнете на этом элементе списка), то можно увидеть пустую таблицу. Она напоминает обычную электронную таблицу — в нее можно вводить различные данные: текст, числа, даты, денежные значения. Но, в отличие от электронной таблицы, в нее нельзя ввести вычисляемые выражения.

Рис.20. Окно базы данных для создания таблиц

Рис.21. Окно диалога Новая таблица.

Конечно, при заполнении таблицы необходимо следить за тем, чтобы определенные данные вводились в предназначенный для них столбец.

При вводе данных в области выделения текущей строки появляется индикатор изменяемой записи в форме значка карандаша. Для перехода от столбца к столбцу используется клавиша Tab. Данные, введенные или измененные в текущей строке, Access сохраняет после перехода на другую строку. Если при вводе допущена ошибка, то надо щелкнуть на данных, которые необходимо исправить, и вне­сти необходимые изменения.

Чтобы удалить столбец, необходимо щелкнуть в любом месте столбца и выбрать команду Правка>Удалить столбец. Чтобы вставить новый столбец между существующими, надо щелкнуть в столбце, перед которым появится новый, и выбрать команду Вставка > Столбец. Для перемещения столбца необходимо щелкнуть на имени поля, чтобы выделить столбец, и перетащить его в новое место. Таким же способом можно переместить несколько столбцов. Для этого необходимо выделить их: установить указатель на заголовке левого или правого столбца группы, щелкнуть на кнопке мыши и, не отпуская ее, протащи­ть указатель над соседними столбцами. Теперь можно переместить всю группу столбцов.

Access присваивает столбцам стандартные имена: Поле1 (Fieldl), Поле2 (Field2) и т. д. Для переименования столбца надо дважды щелкнуть на его заголовке и ввести новое имя. Для изменения имени текущего столбца можно также воспользо­ваться командой Формат > Переименовать столбец (Format > Rename Column).

После ввода данных можно сохранить таблицу. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели инструментов или выбрать команду Файл > Сохранить (File>Save). Access выведет на экран окно диалога Сохранение (Save As). После ввода имени таблицы и щелчка на кнопке ОК, Access выведет сообщение, что в таблице не определен первичный ключ, и предложит создать ключевое поле. Если это предложение будет принято, Access добавит поле Код (ID) и назначит для него специальный тип данных Счетчик, генериру­ющий уникальный номер для каждой строки таблицы.

Рис. 22. Создание таблицы путем ввода данных

Создание таблицы в режиме конструктора

Конструктор таблиц предоставляет ряд дополнительных возможностей для настройки таблиц, что в свою очередь может отразиться на работе запросов, форм и отчетов, построенных на базе этих таблиц.

Если необходимо создать новую таблицу, окно базы данных (рис. 20) должно быть активным. Надо щелкнуть на кнопке Таблицы, а затем - на кнопке Создать. На экране появится окно диалога Новая таблица, приведенное на рис. 21. В этом окне надо выбрать пункт Конструктор (Design View) и щелкнуть на кнопке ОК. Access выведет на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора, показанное на рис. 23.

Можно начать построение новой таблицы в режиме конструктора, выбрав пункт Таблица (Table) в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов.

В верхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, предназначенные для ввода имени, типа данных и краткого описания полей. После выбора типа данных можно задать свойства текущего поля в левой нижней части окна таблицы. В правой нижней области окна выводится краткая информация о полях или свойствах, которая меняется в зависимости от положе­ния курсора в окне таблицы.

Рис.23. Окно пустой таблицы в режиме конструктора