При введенні чисел не слід турбуватися про їх уявлення в таблиці. Їх вигляд можна змінити за допомогою форматування. У програмі Ехсеl є багато вбудованих числових форматів, але окрім цього можна створювати свої призначені для користувача формати.
Для зміни формату чисел слід виконати наступні дії:
1. Виділити комірку, що містить число, яке потрібно форматувати.
2. Формат >Комірки >Число (або з контекстного меню Формат комірки).
3. I спосіб. Вибрати із запропонованого списку формат (числовий процентний і т.д.).
II спосіб. Вибрати категорію Всі формати, в полі Тип вказати маску формату (шаблон).
4. У полі Приклад з'явиться приклад числа, відповідний вказаній масці.
5. Натиснути кнопку ОК.
Для завдання маски формату можна використовувати наступні символи:
0 - цифровий шаблон. Використовується для того, щоб зліва і праворуч від роздільника вивести не менш певної кількості цифр. Якщо число має більшу кількість цифр після|потім| коми, то воно округляється, цифри в числі перед комою виводяться повністю.
Приклад: Якщо заданий формат 00,000, то число 5.13 виведеться у вигляді 05,270, а число 57,8976 у вигляді 547,898.
# - цифровий шаблон. Діє так само, як і шаблон 0, але незначущі нулі зліва і праворуч від десяткової коми не виводяться.
Приклад: Число 5,13 по формату ##,### виводиться у вигляді 5,13. За допомогою цього формату також можна вивести в число символи роздільники, наприклад, формат # ### вставлятиме пропуск -роздільник перед кожною трійкою цифр зліва від коми: число 12345678_отобразится у вигляді 12 345 678. Якщо потрібно виводити, принаймні, одну цифру перед комою, слід використовувати формат вигляду # ###0.
* - десяткова кома. Визначає, скільки цифр виводитиметься справа і зліва від коми. Якщо зліва від коми у форматі вказані тільки символи #, то числа менше одиниці починатимуться з десятковою комою. Щоб уникнути, як перший шаблон зліва від коми слід використовувати 0.
Приклад: Число 0,7 по формату #,# виведеться у вигляді,5,а по формату 0,# - у вигляді 0,5 % - відсотки. При висновку число умножається на 100 і додається справа знак %. Приклад: Число 0,6 по формату ##,0 % виведеться у вигляді 60,0 %.
Пропуск - роздільник розрядів. Звичайно використовується для відділення сотень від тисяч і т.д. Це символ може одночасно використовуватися як масштабуючий і округляючий чинник: один пропуск в кінці формату округляє число до тисяч і виводить його в кількості тисяч, два пропуски - округляє число до мільйонів і виводить його в кількості мільйонів і т.д.
Приклад: Число 4588,769 у форматі з одним пропуском в кінці виділяється у вигляді 4 589, а з двома пропусками - у вигляді 5.
“ текст” - лапки. Використовується для відображення будь-якого ув'язненого між ними тексту.
@ - текстовий шаблон. Якщо комірка містить текст, то він виводиться в тому місці формату, де поміщений символ @.
Приклад: Якщо в комірці знаходиться текст Кредит, то по формату “Графа”@”” в ній відображатиметься повідомлення “ Графа Кредит”.
Для форматування комірок за допомогою панелі інструментів слід виділити їх і клацнути на відповідній кнопці:
З'єднання формул
Більшість створюваних формул посилаються на інші комірки того ж листа. Ехсеl дозволяє вибирати значення з комірок розташованих на інших робочих листах і навіть в інших робочих книгах. В цьому випадку використовуються сполучені (що зв'язують) формули.
Для створення формули, що зв’язує (що використовує) комірки іншого робочого листа необхідно:
1. Ввести формулу в її звичайному вигляді.
2. Перед адресою комірки ввести ім'я робочого листа, на якому вона розташована, а потім знак, оклику (клацнути лівою кнопкою миші на корінці листа, що містить комірку, на який посилається формула).
При створенні формули зручно користуватися мишею, клацаючи на корінцях листів і комірках (або вибираючи діапазони).
Для створення формули, що використовує комірку з іншої робочої книги необхідно:
1. Відкрити потрібні робочі книги.
2. Ввести формулу (знак =, при необхідності функції).
3. Перед адресою комірки помістити вираз, що узятий в лапки і складається з поміщеного в квадратні дужки імені книги і імені робочого листа, за яким слідує знак, оклику.
Наприклад: =’[Кошторис]Лист5’!B2*25 –добуток значення комірки В2 на робочому листі Лист5, що входить в робочу книгу КОШТОРИС, і числа 25.
Якщо книга, ім'я якої використовується у формулі, буде перейменована, Excel автоматично відновить будь-які пов'язуючі формули, але тільки у випадку, якщо перейменована робоча книга і книга, що містить пов'язуючі формули, будуть відкриті одночасно.
