Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Классификация – выработка науч основ (признаков) орг-ии комплексов док-ов, установление логич и истор связей между ними.

Систематизация – практическая орг-ия и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации док-ов.

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. организация документов и дел осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности: государственная, в том числе федеральная и субъекта федерации; муниципальная и частная.
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные электронные документы;

3) по срокам хранения: постоянное хранение, временное хранение в течение установленных сроков в ведомственных архивах; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах.

Классификация док-тов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и коллекциям. При классификации документов выбирают один из научных принципов классификации:

· принцип происхождения - организация по исторически сложившимся комплексам (фондам), разновидностью данного принципа является регистратур-принцип;

· логический (формально-логический) принцип – организация по тематическим и другим искусственно созданным группам.

Фондирование – классификация документов по архивным фондам.

Определение границ арх фонда.

Арх фонд учреждения – офиц даты образования и ликвидации учреждения.

Арх фонд лич происх – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода.

Объед арх фонд – даты образов и ликвид наиболее раннего и наиб позднего по времени деят учреждений, док-ты кот вошли в состав фонда.

Арх коллекция – даты самого раннего и позднего док-та.

Крайними датами док-ов арх фонда учр явл даты наиб раннего и наиб позднего из док-ов, вход в состав, если отсут док-ты нач и заверш этапов деятельности учр.

Признаки фондовой принадлежности док-ов (прямые):

1. фонд принад вход док-ов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учр – получателя, кот можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации вход док-ов, содержанию док-та, резолюции, пометам.
2. Фонд принад внут док-ов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др) опред по названию учр, кот указано в док-те: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц
3. Фонд принад копий исход док-ов опред по названию учр – автора, кот может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце док-та и в оттиске регистрац штампа, а также по содержанию док-ов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем вход док-ов явл адресат, а внут и исход – автор.

Под классификацией документов и дел в пределах арх.фонда понимается научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями его деятельности.

Орг-ия док-ов дел арх фонда:

• Опред признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация)
• Распред дел в соотв со схемой классифкации (систематизация).4

 

Основанием для организации архивного фонда, для распределения док-тов и дел фонда по группам, отражающим характерные стороны деятельности фондообразователя является классификационная схема, которая представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений организации фондообразователя, его функций и направлений деятельности.

Классифкационная единица – дело.
основными классификационными признаками являются: структурный (по струкурным подразделениям), функциональный/отраслевой (с учетом функций и отраслей деятельности), тематический (по темам содержания док-тов), хронологический.

Второстеп клас признаки: номинальный (по видам дел, видам и разновидностям док-ов), авторский (о наим учр или фам лиц, кот явл авторами док-ов), корреспондентский (по учр и лицам, с кот велась переписка с фондообраз), предметно-вопросный (с учетом вопросов, кот касается содержание док-ов), географический, хронологческий.

Для имеющих четкую струк орг-ий: хронолог-струк или струк-хронолог.

Для фондов учр с часто измен или слож струк, а также при ее отсут: хронолог-отрасл.

Для фондов бесструк фондооб при небольшом объеме дел: номинально-хронолог или хронолог-номин.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции:тематически-хронолог или хрон-темат.

Способы орг-ии док-ов арх фонда:

1. Непосредственная классификация- дела группируются физически
2. Карточный способ – группируются карточки с описанием дел.

 

7) Система экспертных органов (ЭК, ЭПК, ЦЭПК) их задачи и функции

Задачи экспертизы ценности док-ов:

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ление профильности документов тому или иному государствен­ному архиву.
2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­кого-то периода времени.
3. Обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Для непосредственного осуществления экспертизы ценности и контроля за ходом экспертизы создаётся специальная система экспертных органов – экспертные комиссии и экспертно-проверочные комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

• в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия (ЭК);

• в министерствах, ведомствах, главках - Центральная экспертная комиссия (ЦЭК);

• в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);

• в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

 

ЦЭПК – Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива

ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия:

1) федер. Гос. архивов

2) Огранов управления Архивным Делом субъектов федерации

3) архива РАН

 

ЭК- Экспертная комиссия

1) структурного подразделения

2) организации

3) гос. и муниц. библиотек

 

Руководит политикой в сфере комплектования и экспертизы ценности документов в РФ Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

 

ЦЭПК:

1) не отбирает документы на хранение

2) определяет концепцию формирования АФ РФ

3) рассматривает вопросы формирования АФ и его оптимизации

Главная функция ЦЭПК – организация работы по созданию нормативной базы комплектования и экспертизы ценности документов, разработка типовых и примерных перечней, согласование отраслевых (ведомственных), корпоративных перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел, типовых положений об ЭК и ЭПК и других нормативных документов.

ЦЭПК решает научно-методические вопросы комплектования и экспертизы ценности документов, выделения особо ценных и уникальных документов с целью включения их в Государственный реестр.

В компетенции ЦЭПК входит и решение достаточно сложных вопросов обмена документами зарубежными странами.

 

ЭПК:

Контроль за экспертизой ценности документов в организациях – источниках комплектования осуществляют экспертно-проверочные комиссии федеральных государственных архивов и ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела. На эти комиссии возложена важная ф-ция принятия решения о включении конкретных документов в состав АФ РФ.

(для музеев и библиотек эту ф-цию выполняют экспертные фондово-закупочные комиссии (ЭФЗК) государственных и муниципальных музеев, экспертные комиссии государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива РАН)

 

ЭПК утверждают описи дел постоянного хранения, согласовывают описи дел по личному составу и сводные номенклатуры дел организаций. Хранящих документы АФ РФ, решают вопросы об изменении нормативно установленных сроков хранения, о продлении сроков хранения документов в организациях – источниках комплектовании и другие важные вопросы экспертизы.

Экспертные комиссии. Экспертно-методические комиссии (ЭК, ЭМК) государственных и муниц. Архивов готовят описи дел организаций – источников комплектования к утверждению и согласованию ЭПК уполномоченного органа управления архивным делом субъекта федерации.

 

ЭК:

работа по определению сроков хранения дел, закрепление их в номенклатурах дел, отбор на хранение и уничтожение дел в структурных подразделениях организации

 

В зависимости от масштаба деятельности в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК) в каждом структурном подразделении и Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) всей организации. Такая практика целесообразна для крупных организаций с территориально удалёнными структурными подразделениями и большим объёмом документооборота.

ЭК создаётся приказом руководителя организации в кол-ве не менее 3 человек (в их числе должны быть руководитель архива или лицо, ответственное за архивохранилище) и действует на основе положения об ЭК. Решение ЭК фиксируется в протоколе заседания ЭК.

 

В функции ЭК входит согласование сводных номенклатур дел и описей организации, а также подготовка и рассмотрение методических документов – инструкции по делопроизводству, положения об архиве и службе ДОУ.
ЦЭК федеральных органов исполнительной власти разрабатывают ведомственные перечни документов, типовые и примерные номенклатуры дел.

8) Перечни документов: назначение, виды.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения сроков хранения, существует система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни док-тов, классификаторы, рекомендации, памятки и т.д.

Перечни док-тов – систематизированные списки док-тов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения док-тов или о составе док-тов, подлежащих постоянному хранению.

Различают два основных типа перечней док-тов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Перечни док-тов с указанием сроков хранения могут быть:

Типовые для всех учреждений, организаций и предприятий. Их назначение – унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в их деятельности, независимо от подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав док-тов, подлежащих передаче в гос и мун архивы.
Не содержат сведений о док-тах, отражающих отраслевые и др специфические направления деятельности организации.

Сегодня основным действительным типовым перечнем является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.»(М., 2010.)

Примерные для однородных организаций, часто не входящих в ведомственную систему. Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов. В перечнях называются виды док-тов, подлежащих постоянному хранению и док-ты, подлежащие выделению к уничтожению.

Отраслевые – по отдельным отраслям деятельности. Представляет справочник о составе и содержании док-тов учреждений, предприятий и организаций одной отрасли, одной ведомственной системы. Предусматривает макс полный охват видов и разновидностей док-ов, систематизированных в соотв с основными ф-иями и направлениям деятельности учреждений этого ведомства, с указ сроков хранения каждого вида док-та.

Корпоративные представляют собой «фрагмент» отраслевого перечня и отражают док-ты с указанием сроков хранение конкретной организации, а также подчиненных ей структур.

Перечни док-тов, подлежащих постоянному хранению – разработаны одного вида – типовые.

Ранее был «Перечень док-ов, подлежащих приему в гос архивы СССР» (М., 1973). Этот перечень использовался как база для создания других видов перечней.