еню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а.

Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизованому обліку. В ній містяться додаткові дані про шифр продуктів, шифр витрачання та інші.

Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпускаються систематично на протязі місяця. Вона виписується в бухгалтерії на кожного одержувача на декілька найменувань, що відносяться до одного коду КЕКВ. Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках завскладом проставляє кількість відпущених матеріалів та розписується про відпуск, а отримувач про отримання продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберігається в складі, другий з підписом завскладом про видачу матеріальних цінностей - в отримувача. Виписується на термін 15 днів для щоденного відпуску і на місяць - при періодичному відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.

Понадлімітний відпуск здійснюється тільки на підставі окремої накладної ф. З-3. Ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності таких документів - встановлюються установою самостійно.

Заміна одного матеріалу іншим теж оформляється окремою накладною.

В забірній картці на відпуск продуктів молочній кухні крім того проставляється кількість тари, що повертається отримувачем.

По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в книгу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Подорожній лист вантажного автомобіля, Подорожній лист легкового автомобіля. Використовується для списання фактично витраченого пального на роботу вантажних та легкових автомашин, але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Організація складського обліку

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З метою забезпечення збереження цінностей в установах належним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення - склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться матеріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на складі матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів.

Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона повинна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість завірена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.

Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вказують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кожному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів.

Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєнням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

- перші три цифри означають код субрахунку - наприклад, 231;

- четверта цифра означає номер підгрупи - 1 - реактиви і хімікати;

- останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 - спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051.

Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних документах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.