Іскерлер әлемінде кейбір ресми протоколдық шараларды ұйымдастыру туралы

1.Іскерлік хат-хабарлар жіберу

2.Іскерлік хаттама

3.Іскерлік кездесулерді дайындау және ұйымдастыру

 

1.Іскерлік хаттар мен хабарламаларға жататындар: хаттар,сұраныстар мен отініштер,құттықтаулар,шақырулар,көңіл білдірулер,т.б. жазба түрде кәсіби қарым-қатынасқа әсер ететіндер.

Іскерлік хаттар қысқа және түсінікті болуы тиіс.ондағы хаттардың тоны қатаң және дәл таңдалған сөздермен беріліп хаттың сенімділігін арттырып тұруы тиіс.

Кез-келген осы мақсаттағы хатты “құрметті”,”аса құрметті”,ал ерекше көңіліңді білдіргің келсе “қымбатты” деген сөзбен бастап, оған атын,әкесінің атын, фамилиясын тіркеу керек. Фамилиясының алдында,келесі жазуларда “жолдас”, “әріптес”, “мырза” деген сөздерді пайдалану міндетті.

Оның көңілін өзіңізге қаратар кезде ең жоғары титулын атаған жөн.”Өтінемін”,”алдын-ала рахметімді білдіремін”,”сыйластықпен”,”кездескенше”,”аман-есен болыңыз” сияқты жалпыға мәлім сөздерді қолдануды ұмытпау керек.

Жазылған хатты жазуынын ішіне қор атын екі ден артық бүктемеген жөн.Ал аса маңызды хабарды жеткізетін хатты бүктемей улкен конвертке салу керек.

Іскерлік хатқа 5 куннен қалдырмай жауап беру дұрыс.Егер кідіріп жассаңыз кешірім сұраған жөн.Сыпайлық сізге көрсетілген қызмет,не құттықтау үшін (егер ол сіздің көрсетілген жауап болмаса) алғаныңызды білдіріп хабарларды талап етеді.

2.Іскерлік хаттама-бұл іскерлік кездесу тәртібі.БҰл тәртіп келіссөздер жүргізгенде аса маңызды.

Жалпы кездесу не келіссөз жүргізу туралы кемінде 2-3 күн бұрын уәделесіп,оның барысында көтерілетін мәселелер,олардың талқылауларының қанша уақытқа созылатының белгілеген дұрыс.Келіссөз дәл уақытында бастауы не екі жақта жауапты.

Іскерлік кездесулер,әсіресе келіссөздер арнайы бөлмелерде ұйымдастырылады.Әр қатысушының алдында оның аты-жөні, лауазымы,өкілеттілік ететін формасы көрсетілуі тиіс.

Орындықтардың жетіспеуі болмауы керек.Столда әр қатысушыға таза қағаздар мен жазу құралдары дайын болуы тиіс. Сонымен қатар салқындатылған сусындардың,болғаны жөн.Ал егер шай,не кофе аздаған печеньелермен берілсе ол да құрмет белгісі болып табылады.

Көбіне келіссөздер ланч,кешкі ас,коктейл сияқты шаралар түрінде өтеді.Ланч ертеңгі тамақтану әдетте сағат 12-13 арасында ұйымдастырылып,1-1,5 сағатқа созылады.Оның 45-65 минуты тамақтануға кетсе,15-30 минуты кофе,шайға арналады.Шай ішуді ұйымдастыру,көбіне әйел азаматтар үшін сағат 16-18 арасында өткізіліп 1-1,5 сағатқа созылады.Оған ер адамдардың да шақырылуы мүмкін.

Коктейль (“а ля фурмет”) 17-18 сағаттарда басталып 2 сағатқа созылады.ТІк тұрып,орындықсыз өтеді.

“Обед”- бұл қабылдаудың ең құрметті түрі; 20-21 сағат арасында басталып 2-3 сағатқа созылады.Стол басында 1 сағат шамасында болып,қалған уақытты қонақ бөлмеде өтеді.

“Швед столы”-өз-өзіне қызмет көрсету қағидасымен өтетін ал беру.Оның ресмилік дәрежесі обедтен төмендеу.

“Ужин”- сағ 21-00 де не оған да кешірек басталады.Оның обедтен айырмашылығы тек басталу уақытында.

“Бокал шампанского” – қабылдау 12-00 де басталып 13-00 ге таман аяқталады.Егер сіз қабылдау жасау ойыңызда болса,тиянақты дайындалған жөн.Дайындыққа кіретіндер: қабылдаудың түрін белгілеу,шақырылатындар тізімі,алдын ала хабарландыру жіберу, меню құрастыру,бөлмені дайындау,столды жасақтау (серверовка), қонақтарға қызмет көрсету,тост-сөз дайындау,қабылдауды өткізу тәртібін құрастыру.

Қабылдау өткізе отырып мұқият,қонақтарға барлық алаламай ашық болып,жылы қабақ танытып отыру керек.

Егер сіз қабылдауға шақырылсаңыз,оған жауап беру керек.оң жауап,сіздің міндетті түрде келетініңізді білдіреді және шақыруда көрсетілген уақытқа дәл бару керек.

3.Көрегенділік этика-бұл қоғами ортада өз-өзіңді ұстау арқылы мақұлдауға не бол,өз іс-әрекетңмен ешкімнің көңіліне кір түсірмеу әңгімелесу. Дауысың табиғи және бір қалыпты болып,ойнақы,не тәптешті болмағаны дұрыс.Ретсіз көңілділік,пен тақылдаған нақтылық та артық.Әңгімелесу кезінде пікірталасқа барудан,саясат пен дін тақырыптарын өрбітуден сақ болу керек.

Тыңдай білу де сіздің тәрбилігіңіздің көрсеткіші.Қарсы жақтың әңгімесі ұнамсыз болса да,ең болмағанда тыңдағандай кейіп білдірген жөн.

Егер сізге өтініш арнайы түспесе,өзің туралы сөйлеу дұрыс емес себебі сіз туралы тек жақын досыңыз ғана (ол да күмән) сол жерде білгісі келер.

Стол басында асықпаған дұрыс. (Солфетканы ашу,т.б.)Басқалар бастағанын күткен жөн.Өз құралдарыңды сүрту де- қонақ,иесіне деген сенімсіздік.Оны тек ресторанда ғана жасауға болады.

Нанды тек өз тарелкаңның үстіне сындыр.Өз нан бөлігіңді пышақпен кесу,не тістеп үзу ұлттыққа жатады.

Супты қасықтың ұшымен емес,қырынан ішу керек.Балық,еттерді,жашы жұмсақ тамақтарды алуға пышақ пайдаланатынын ұмытпау керек.

Фруктыларды тістеп жеу ұят,оны пышақпен сыртын аршып бөліп,ортасын,семечкасын алып тастап,сосын ғана жеу керек.ешкім блюданы бірінші беруді талап етпеуі керек.

Егер сіз ішкіңіз келсе (су т.б.)өз бакалыңызды құюға ұсыныңыз.Өз бакалыңызда төгілетін сұйық (вино,т.с.) қалдырмаған жөн.

Столдың тұрарда салфетканы жинау,бүктеу міндетті емес,және тамақ жеп болысымен тұрып кетіп қалу ұяттықа жатады.Әркез кемінде 0,5 сағат күткен жөн.