Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин за товарними операціями є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. При купівлі, товарів укладається договір купівлі-продажу.
Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника: накладних; рахунків-фактур; рахунків; актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг); податкових накладних; товарно-транспортних накладних.
У зразку 21.1 наведено приклад рахунку-фактури.
Зразок 21.1.
Постачальник АТЗТ «Троя»
його адреса м. Київ,
вул. Радіальна, 14
Рах. № 456789 в ОПЕРУ банку «Укрсімбанк»
в м. Київ обл.
Вантажовідправник АТЗТ «Троя»
Станція відправлення м. Київ
Форма №868
Рахунок-фактура
№ 8
від «08»січня 20 хх р.
до платіжної вимоги № 48
| Склад | № операції | Шифр покупця |
Розпорядження про оплату праці
або відмову від акцепту
Платник АТ "Каштан"
його адреса м. Житомир, вул. Польова, 25
Рах № 644121 в банку АБ "Полісся"
Вантажоодержувач АТ "Каштан" Кількість 350 м Вага
Ст. призначення м. Житомир місць
Доповнення
| Найменування | Одиниця виміру | Кількість | Ціна, грн. | Сума, грн. |
| Шовк | м | 6-00 | 1200-00 | |
| Сатин | м | 4-00 | 600-00 | |
| Всього на суму: Одна тисяча вісімсот грн. 00 коп. | ||||
| у тому числі ПДВ - 300 грн. 00 кап. |
Цей документ поєднує в собі 2 частини: рахунок, який є вимогою оплатити товар, і накладну, що підтверджує поставку товару. Він може бути виписаний лише за умови наступної оплати. В інших випадках рахунок і накладна виписуються окремо та можуть надходити від постачальника в різні терміни.
Рахунок і рахунок-фактура є розрахунковими документами, які повинні бути акцептовані.
Акцепт розрахункових документів - це надпис уповноваженої особи (акцептанта) на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюється видатковий касовий ордер (ВКО) на видачу готівки під звіт та звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій (РРО), копією розрахункової квитанції з відміткою "сплачено").
Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформлюється: прибутковою накладною чи проставленням штампу "оприбутковано" на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності).
Акт приймання також оформлюється у випадку одержання невідфактурованої поставки.
Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару є документ, що підтверджує його якість (сертифікат якості).
Оприбуткування імпортних товарів на склад покупця проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту та акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів: рахунків-фактур ("іnvоісe" (інвойс)), що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (СМК, залізничної накладної, авіанакладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При здійсненні розрахунків у іноземній валюті складається довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.
При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, в якому зазначаються наступні реквізити: особи, які беруть участь в прийманні; дата, час початку та закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару, номер коносамента, номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару з кожної позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки та маркування тари.
Відображення в бухгалтерському обліку зобов'язань за виконані роботи (надані послуги) здійснюється на підставі акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) (зразок 21.2).
Зразок 21.2.
АКТ
приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг)
м. Житомир " 07 " липня 20 хх р.
У присутності обох сторін: ЗАМОВНИКА – ТзОВ "Моргана" в особі директора Прокопчука П.К. та ВИКОНАВЦЯ – ТзОВ "Промінь" в особі директора Петренко П.О. були виконані наступні роботи:
– заміна тонера в ксероксі ЕРSON23-Х2 на загальну суму 120 грн., у т.ч. ПДВ.
Здав:
ВИКОНАВЕЦЬ
ТзОВ "Промінь"
Директор Петренко О.П.Петренко
(посада) (підпис) (ПІБ)
Прийняв:
ЗАМОВНИК
ТзОВ "Моргана"
Директор Прокопчук П.К. Прокопчук
(посада) (підпис) (ПІБ)
Вищенаведений первинний документ не має типової форми. Дані в ньому зазначаються за погодженням сторін. Якщо виконавець є платником ПДВ, він додатково повинен виписати податкову накладну.
Документи, які оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші платіжні документи.
