Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс қағаздарын жүргізу деп атайды. 1720 жылы құжаттармен жұмыс істеудің тәртібін анықтайтын «Бас регламент» шығарылған. Санкт-Петербургте 1857 жылы шыққан Н. Воронцовтың « Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» деген кітабында:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг" делінген.

Осы ұғымның мәні осы күнге дейін, тіпті, компьютер пайда болғанда да өзгерген жоқ. Сонымен, іс қағаздарын жүргізуге мынадай анықтама беруге болады:

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.

Осы анықтаманы жадымызда ұстай отырып, іс қағаздарының міндеттерін былайша тұжырымдаймыз:

- іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сәйкес ресімдеу;

- құжаттардың жүру барысына жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді ұйымдастыру, құжаттардың жүру барысын және орындалуын мерзімдерін бақылау);

- орындалған құжаттарды іздестіругежағдай жасау (іс қағаздарының номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге қалыптастыру);

- құжаттарды сақтауға жағдай туғызу.

Бұл ретте іс қағаздарын жүргізу тарихы мысал ретінде келтіріліп отырғандықтан, кеңестік кезеңнен тек бір ғана жәйтті бөліп атағымыз келеді. 1973 жылы КСРО Министрлер Советіне қарасты Ғылым мен техника жөніндегі мемлекеттік комитет Іс қағаздарын жүргізудегі бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелерін бекітті. Бұл ережелер іс қағаздарын жүргізуді тиімділікпен жүзеге асыру мақсатында барлық министрліктерге және ведомстволарға таратылды.

Аталмыш құжат іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ережелердің, нормативтер мен ұсынымдардың ғылыми-реттемелік кешені сипатында еді. Ол құжаттардың жасалуынан бастап мұрағатқа тапсырылғанға дейінгі кезеңдерін түгел қамтыды. Мұнда сондай-ақ мекемелердегі іс қағаздарын жүргізу қызметіне қойылатын талаптар мен олардың жұмыс тәртібі де көрініс тапты. Іс қағаздарын жүргізудегі бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелері Ұйымдық өкімдік құжаттардың бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік стандарттар арқылы беки түсті.

Қазақстанның өз алдына тәуелсіз ел болып қалыптасуы, оның нарықтық экономикаға негізделген демократиялық, құқықтық мемлекет болуға бет алуы іс қағаздарын жүргізу қызметін, құжаттамаларды жедел пайдалану мен оларды тарихи-мәдени мақсатта ұзақ уақыт сақтау ісін мемлекеттік деңгейдегі міндеттер қатарына қойды. Ақпараттар мен құжаттамалар алмасу саласында қазіргі заманғы мемлекеттік саясатты және Қазақстан азаматтары құқықтарын айғақтайтын негізгі құқықтық акті Республика Конституциясы болып табылады. Конституцияның 20-бабының 2-тармағында былай деп жазылған: «2. Әркімнің заң жүзінде тыйым салынбаған кез келген тәсiлмен еркiн ақпарат алуға және таратуға құқығы бар. Қазақстан Республикасының мемлекеттiк құпиясы болып табылатын мәлiметтер тiзбесi заңмен белгiленедi»¹.

Қазақстанда «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы алғаш рет Республиканың 1037-2001 стандартында «іс жүргізу» түрінде көрініс тауып, оған негізгі түсініктер берілді. Бұл стандарт Қазақстан Республикасы Экономика және сауда министрлігінің Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен (Іс қағаздарын жүргізу: басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету: құжаттауды қамтамасыз ететін және құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыратын заңды тұлғалардың қызмет аясы) бекітіліп, қолданысқа ендірілген² болатын.

«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды айқындайтын бірден-бір термин. «Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» стандартта анықтамалық мәлімет сипатында берілген синоним-термин болып табылады.

Құжаттар түзуге және сол құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыру ісіне қойылатын жалпы талаптар Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы» № 33 бұйрығы⁴ арқылы белгіленіп, бекітілген.

Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы қолданысқа 1992 жылы ендірілген болатын. Жаңа құжат іс қағаздарын жүргізудің отандық саласында орын алып отырған қазіргі нақты жағдайларды есепке ала отырып жасалды. Осы ережелер негізінде әрбір мемлекеттік орган немесе мемлекеттік ұйым іс қағаздарын жүргізу жөніндегі өз ведомстволық нұсқаулықтарын әзірлеп алады. Бұл ережелерді өз ерекшеліктеріне сәйкестендіре отырып мемлекеттік емес ұйымдар да қолдануларына болады. Бірақ бұл ережелер мемлекеттік емес ұйымдар үшін міндетті болып табылмайды.

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»⁵ атты тағы бір стандарт талаптарын ескеру шарт.

Сонымен қатар, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңы да қазіргі жағдайда айрықша мәнге ие болып отыр. Бұл заң электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылатын электрондық құжаттар жасау және оларды пайдалану барысында туындайтын құқықтық қатынастарды реттейді⁶. Осы заңға сәйкес 2004 жылы Қазақстан Үкіметі республика мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат айналымының ережелерін бекітті⁷.