Методика проведения деловых бесед и переговоров

 

Деловая беседа представляет собой акт непосредственной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемой с помощью вербальных и невербальных средств. Она имеет следующие характерные особенности:

· дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и особенностей партнеров в интересах доступного и убедительного изложения позиций сторон;

· быстрота реагирования на высказывания партнеров;

· критическая оценка мнений и предложений партнеров;

· аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов;

· ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме;

· ощущение сопричастности и ответственности в решении проблем.

Предлагаются следующие рекомендации по ведению деловых бесед:

1) заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

2) применять принцип периодического воздействия на собеседника в ходе беседы: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, в начале и в конце говорить о положительных фактах;

3) постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожидании, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы, его позиции, его желании самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;

4) избегать присутствия посторонних, незаинтересованных лиц;

5) в любой ситуации быть вежливым, проявлять безукоризненный вкус;

6) облегчать собеседнику положительный ответ;

7) следует избегать вопросов, на которые собеседник может ответить «нет»;

8) подробно объяснять свою позицию, если собеседник с ней не соглашается;

9) не отвлекаться от предмета беседы и избегать попутных отступлений, выражаться убедительно и в оптимистической манере.

Необходимо также помнить, что нормальному ходу диалога мешает, когда бестактно обрывают собеседника на полуслове, неоправданно лишают его возможности высказать свое мнение, игнорируют или высмеивают аргументы партнера, подтасовывают факты, высказывают необоснованные подозрения и т.д.

Переговоры представляют собой процесс целенаправленного и ориентированного на достижение необходимых результатов делового общения в форме диалога или полилога (разговор многих участников). Они проводятся в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями достигнуть отвечающего интересам обеих сторон соглашения и получить результаты, которые устроили бы всех участников переговоров.

Предлагается следующая упрощенная схема проведения переговоров:

· приветствие и введение в тему переговоров; характеристика темы и предложения о ходе переговоров;

· изложение позиций сторон;

· ведение диалога;

· решение проблемы;

· завершение и подготовка итогового документа.

Чтобы переговоры развивались успешно, необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. Начать следует с самых важных аспектов предмета обсуждения, пытаясь прийти к согласию по принципиальным вопросам, и только после этого переходить к деталям.

В начале переговоров затрагивают обычно бесспорные, не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета, что позволяет создать основу, способствующую их развитию. Затем следует переходить к обсуждению вопросов, по которым можно относительно легко договориться. И только после этого рассматривать основные вопросы, требующие подробного обсуждения.

Если перенести эти вопросы в начало обсуждения, то переговоры могут вовсе сорваться. Если расхождения во взглядах не принципиальны, не следует акцентировать на них внимания, иначе это может помешать развитию переговоров.

Если принцип повышения сложности выдержать не удается, переговоры могут увязнуть в обсуждении второстепенных вопросов, в то время как стороны еще не пришли к согласию по основным пунктам. В таком случае необходимо отметить уже достигнутые договоренности и на основе этого определить следующие подлежащие обсуждению пункты. Независимо от того, были ли переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть детально проанализированы.

Успех переговоров во многом зависит от речевого поведения, которое в оптимальном варианте должно быть основано на умелом использовании языка и стиля официально-деловой речи, знаний из области психолингвистики и социолингвистики, а также психологии общения.