Создание макетов таблиц, образующих базу данных.

Практическое создание базы данных.

1. Запустить Microsoft Access и щелкнуть справа по строчке «Новая база данных».

2. В качестве имени файла набрать свою фамилию, а затем щелкнуть на кнопке «Создать».

 

 

Создание макетов таблиц, образующих базу данных.

Проектируемая база данных должна содержать три следующие таблицы.

Заказы
Номер заказа	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата

Первичный ключ у этой таблицы – «номер заказа».

 

Клиенты
Код клиента	Наименование	Адрес

 

Первичный ключ у таблицы клиенты - поле «код клиента».

 

Продукты
Код продукта	Название	Цена

 

Первичный ключ – «код продукта».

 

При разработке базы данных сначала создаются макеты таблиц, а затем таблицы наполняются данными. Создадим сначала макет таблицы «Клиенты».

1. В окне базы данных щелкнуть на закладке «Таблицы» и щелкнуть по кнопке «Создать».

2. Выделить строчку «Конструктор» и нажать ОК.

3. В первой строке столбца «Имя поля» набрать имя «Код клиента» (без кавычек конечно) и нажать на клавишу «Таб».

4. В столбце «Тип данных» выбрать из списка «Числовой», а внизу в строке «Размер поля» должно стоять «Длинное целое». Если это не так, надо щелкнуть мышкой в этой строке и выбрать из списка «Длинное целое». Затем надо удалить нолик из строки «Значение по умолчанию».

3. Щелкнуть в строке «Обязательное поле» и выбрать из списка «Да».

4. Щелкнуть в строке «Индексированное поле» и выбрать из списка «Да(Совпадения не допускаются)». На этом создание поля «Код клиента» можно считать законченным.

Аналогично создаётся следующее поле «Наименование», только тип данных будет «Текстовый», а остальные свойства надо установить по смыслу.

Ну и наконец, третье поле «Адрес» тоже имеет тип данных «Текстовый», только размер поля нужно установить равным 80 символам.

 

С полями покончили, теперь надо указать какие поля входят в первичный ключ. Для этого их надо выделить. Как? Нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, подвести указатель мыши слева от имени выделяемого поля и когда он примет вид утолщенной жирной стрелки направленной вправо щелкнуть левой кнопкой. Так вот и прощелкать по тем полям, которые входят в первичный ключ.

Так как в создаваемой таблице первичный ключ состоит всего из одного поля «Код клиента», то нажимать Ctrl нет необходимости.

После того как поля первичного ключа выделены, необходимо в панели инструментов щелкнуть по кнопке с изображением ключа. После этого слева от имен полей, входящих в первичный ключ, должно появиться изображение ключа.

Ну, теперь осталось присвоить таблице имя. Для этого нажать в панели инструментов на кнопку «Сохранить», ввести имя таблицы «Клиенты» и на ОК. После этого закрыть окно с макетом таблицы (Как? А крестик справа вверху окна зачем?).

 

После создания макета таблицы «Клиенты» аналогичным образом создаются и макеты двух других таблиц.

В таблице «Продукты» поле «Цена» имеет тип «Числовой», а размер поля устанавливается «одинарное с плавающей точкой».

В таблице «Заказы» поле «Количество» имеет размер «одинарное с плавающей точкой», а поле «Дата» имеет тип «Дата/время» и размер поля «Краткий формат даты».

 

Установка связей между таблицами.

Проектируемая база данных содержит три таблицы, некоторые из которых являются главными, а некоторые нет. Прежде чем заполнять таблицы данными, необходимо выяснить какие из них главнее других, а для этого надо сначала разобраться со связями таблиц.

Заказы
Номер заказа	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата

 

Клиенты
Код клиента	Наименование	Адрес

 

Продукты
Код продукта	Название	Цена

 

 

Две таблицы называются связанными, если у них имеются одноименные поля. Одноименные поля – это такие поля, которые содержат совершенно одни и те же данные. Так таблицы «Заказы» и «Клиенты» связаны друг с другом одноименным полем «Код клиента».

Для двух связанных таблиц существует понятие главной и подчиненной таблицы. ГЛАВНОЙ из двух связанных таблиц является та, которую можно заполнять новыми данными независимо от другой. Например, из таблиц «Заказы» и «Клиенты» главной является таблица «Клиенты».

 

Чтобы установить связи необходимо сделать следующее.

1. С помощью меню «Сервис/Схема данных» открыть окно, в котором выделить все взаимосвязанные таблицы (клавишу Ctrl надо держать нажатой) и нажать на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «Закрыть».

2. Должно появиться окно с изображением таблиц. Если между таблицами есть линии, соединяющие одноименные поля, значит программа автоматически установила связи. Если этих линий нет, надо установить связи вручную. Сначала мышкой перетащить таблицы в новые места, для того, чтобы появившиеся линии не пересекали таблиц (в нашем случае надо расположить таблицы так, чтобы таблица «Заказы» была между двумя другими таблицами).

3. Подвести указатель мыши к одноименному полю в главной таблице, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить поле к такому же полю подчиненной таблицы, после чего отпустить левую кнопку. В появившемся окне поставить галочку у пункта «Обеспечение целостности данных» и нажать на кнопку «Создать».

4. После установки всех необходимых связей надо закрыть окно «Схема данных», подтвердив сохранение схемы.

 

Следующий этап создания базы данных – внесение данных в таблицу. Сначала данные вносятся во все главные таблицы, а затем в подчиненные. Поскольку главными таблицами являются таблицы «Клиенты» и «продукты», начинать нужно именно с них.

В окне базы данных выделить таблицу «Клиенты» и нажать на кнопку «Открыть».

Прежде чем вносить данные, надо изменить ширину столбцов таблицы, чтобы вносимые данные помещались целиком. Для этого подвести указатель мыши к границе раздела полей в строке с наименованиями полей и, когда указатель мышки примет вид перечеркнутой двунаправленной стрелки, нажать левую кнопку мыши и передвинуть границу.

Данные вносятся непосредственно в ячейки таблицы. Переход из одной ячейки в другую осуществляется либо нажатием клавиши «Таб», либо щелчком левой кнопкой мыши в соответствующем поле, либо с помощью клавиш управления курсором.

Таблицы заполняются построчно!!! Необходимо помнить, что нельзя перейти к заполнению данными другой записи пока в текущей записи не будут заполнены все обязательные поля!!!

После внесения всех данных таблицу закрыть и подтвердить сохранение внесенных изменений.

 

код клиента	наименование клиента	адрес
	кафе "Парус"	Зеленая, 12
	клуб "Белый попугай"	Лесная, 28
	закусочная "Сирена"	Весенняя, 46
	ресторан "Барракуда"	Голубева, 10
	бистро "Париж"	Московская, 7
	клуб "Орфей"	Волжская, 51

 

код продукта	название	цена
	конфеты "южная ночь"	32,6
	печенье "столичное"	16,4
	торт "птичье молоко"	35,2
	пастила фруктовая	24,8
	крекер соленый
	крекер детский	11,4