Создание форм для ввода данных в таблицы.

1. Создайте форму Студенты.

2. Заполните данными таблицу Студенты посредством формы Студенты.

3. Создайте форму Дисциплины.

4. Заполните данными таблицу Дисциплины посредством формы Дисциплины.

5. Создайте форму Оценки.

6. Заполните данными таблицу Оценки посредством формы Оценки.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Студенты:

откройте вкладку Формы;
щелкните по кнопке <Создать>;
в открывающемся списке выберите таблицу Студенты,
выберите пункт Автоформа: ленточная;
щелкните по кнопке <ОК>. Форма для ввода данных создана;

Примечание. Если вас не удовлетворяет макет, вы можете перейти в режим конструктора и изменить макет, передвигая и изменяя размеры элементов - заголовков полей и ячеек для ввода данных. Достаточно щелкнуть по элементу - он выделяется прямоугольной рамкой, и вы можете изменять размеры и двигать элемент. Если вы хотите изменить другие параметры элемента, надо, по выделенному элементу щелкнуть правой клавишей мыши, и откроется окно свойств элемента. В силу ограниченности объема раздела описать все свойства нет возможности, но их можно изучить самостоятельно по справочной системе, а многие свойства понятны уже из своего названия.

2. Заполните данными, приведенными в табл. 4.6, таблицу Студенты посредством формы.

Таблица 4.6

Примечание. Переход между ячейками лучше выполнять клавишей <Таb> либо мышью. Существуют и другие варианты перехода по строкам или полям спомощью различных клавиш и их комбинаций. Обычно их используют опытные пользователи, не любящиеработать с мышью.

Закройте форму, задав ей имя Студенты.

3. Создайте форму Дисциплины аналогично п.1.

4. Заполните данными, приведенными в табл. 4.7, таблицу Дисциплины посредством, формы и закройте форму, задав ей имя Дисциплины.

5. Создайте форму Дисциплины аналогично п. 1.

6. Заполните данными, приведенными в табл. 4.8, таблицу Оценки. Посредством формы закройте форму, задав ей имя Оценки.

Таблица.4.8.

ЗАДАНИЕ 9

1.Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной группы, в котором при вводе в окно параметров номера группы (в примере это 151 или 152) на экран должен выводиться состав этой группы.

2. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.

3. Создайте перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающая средний балл по дисциплинам в группах.

4. Разработайте запрос на увеличение на 10% заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 500 руб.

5. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.

6. Разработайте запрос на создание базы данных отличников.

7. Для всех созданных вами запросов разработайте формы.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса с параметрами о студентах заданной группы:

откройте вкладку Запросы',
щелкните по кнопке <Создать>;
в появившемся окне выберите Простои запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите из списка таблицу Студенты;
перенесите все поля из окна "Доступные поля" в окно "Выбранные поля";
щелкните по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Группа;
щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса выяснялся номер группы. Для этого перейдите в режим конструктора;
в строке Условия отбора для поля "Номер группы" введите фразу (скобки то же вводить): [Введите номер группы];
выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов, или выполните команду Запрос, Запуск;
в появившемся окне введите 151 и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица с данными о студентах 151-й группы;
сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

2. Для создания запроса, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
выберите таблицу Студенты и перенесите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Номер группы" в окно "Выделенные поля" (выделяя нужное поле и щелкая по кнопке).

Внимание! В дальнейшем под фразой В таблице... выберите поле... будем понимать выбор таблицы, выбор поля и перенос его в окно "Выделенные поля".

в таблице Дисциплины выберите поле "Название дисциплины";
в таблице Оценки выберите поле "Оценки". Вы сформировали шесть полей запроса - они связаны между собой посредством схемы данных;
щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Оценки группы, затем щелкните по ячейке Изменение структуры запроса (в ней должна появиться черная точка) - это позволит сразу перейти в режим конструктора;
щелкните по кнопке <Готово>;
в строке Условия отбора для поля "Номер группы" введите фразу: [Введите номер группы],
в строке Условия отбора для поля "Название дисциплины" введите фразу: [Введите название дисциплины]
выполните запрос;
в первом появившемся окне введите 152, затем щелкните по кнопке <ОК>, во втором - введите Информатика и щелкните по кнопке <ОК>. На экране появится таблица со списком 152-й группы и оценками по информатике;
сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

3. Создайте перекрестный запрос о среднем балле в группах по дисциплинам. Но такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи с чем надо сначала сформировать запрос, в котором были бы поля "Номер группы", "Название дисциплины" и "Оценки". Для этого:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
выберите из таблицы Студенты поле "Номер группы";
выберите из таблицы Дисциплины поле "Название дисциплины";
выберите из таблицы Оценки поле "Оценки";
щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы;
щелкните по кнопке <Готово>;
сохраните запрос и закройте таблицу запроса. Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:
на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке <Далее>;
выберите поле "Название дисциплины" и щелкните по кнопке <Далее>;
выберите поле "Номер группы" и щелкните по кнопке <Далее>;
выберите функцию AVG, т.е. среднее (она по умолчанию уже выделена), и щелкните по кнопке <Далее>;
введите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке <Готово>. Откроется таблица перекрестного запроса. Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;
закройте таблицу запроса.

4. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос;
в таблице Преподаватели выберите поле <3арплата>;
щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты;
щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;
щелкните по кнопке <Готово>;
в строке Условия отбора введите <1>500;
откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление;
в строке конструктора запроса Обновление в поле "Зарплата" введите: [Зарплата]* 1,1;
выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных;
закройте запрос, подтвердив его сохранение;
откройте форму Преподаватели;
просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 500 р.;
закройте форму.

5. Для создания запроса на отчисление студента гр. 152 Перлова Кирилла Николаевича:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос;,
в таблице Студенты выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Номер группы";
щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты;
щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;
щелкните по кнопке <Готово>;
в строке Условия отбора введите; в поле "Фамилия" - Перлов, в поле "Имя" - Кирилл, в поле "Отчество" - Николаевич, в поле "Номер группы" - 152;
откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление;
просмотрите удаляемую запись, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Режим таблицы; если отчисляемый студент выбран правильно, то перейдите в режим конструктора и выполните запрос. Если условия отбора сделаны неправильно, измените их;
закройте запрос;
откройте форму Студенты и удостоверьтесь в удалении записи о студенте Перлове;
закройте форму.

6. Для создания запроса на создание базы данных отличников:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос;
в таблице Студенты выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Номер группы", а в таблице Оценки - поле "Оценки";
щелкните по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне вновь щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне введите имя запроса Отличники;
щелкните по ячейке Изменение структуры запроса;
щелкните по кнопке <Готово>;

Примечание. Для создания этого запроса надо воспользоваться операцией группировки. Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за четыре экзамена 20 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам.

для выполнения групповых операции щелкните на панели инструментов по кнопке или выполните команду Вид, Групповые операции;
в строке Групповые операции поля "Оценки" щелкните по ячейке Групповые операции. Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;
в строке Условия отбора поля "Оценки" введите 20;
просмотрите создаваемую базу, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Режим таблицы;
перейдите в режим конструктора;
выполните команду Запрос, Создание таблицы;
введите имя таблицы Студенты-отличники и щелкните по кнопке <ОК>;
подтвердите создание таблицы;
закройте с сохранением запрос;
откройте вкладку Таблицы;
откройте таблицу Студенты-отличники. Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.

7. Для каждого из созданных запросов создайте форму (можно рекомендовать автоформу в столбец или ленточную автоформу) для удобного просмотра данных. При создании этих форм воспользуйтесь рекомендациями в работе 3.

ЗАДАНИЕ 10

Создание сложных форм.

1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.

2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис. 4.12.

3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.

4. Отредактируйте вид осей диаграммы.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания сложной формы;

на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <ОК>;
в таблице Дисциплины выберите поле "Название дисциплины";
в таблице Студенты выберите поля "Код студента", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Номер группы";
в таблице Оценки выберите поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее>;
выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;
введите название формы Дисциплины и оценки,
щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.

2. Нас не удовлетворяет расположение полей на экране. Измените их в соответствии с рис. 4.13, оставив место для диаграммы.

Рис. 4.13. Форма Дисциплины и оценки

Для этого:

перейдите в режим конструктора;
стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме формы.

3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:

переключиться в режим конструктора;
выполнить команду Вид, Панель элементов;
на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;
создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;
ввести надпись Диаграмма оценок;
выполнить команду Вставка, Диаграмма;
на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);
выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;
выбрать поля "Код студента" и "Оценки";
щелкнуть по кнопке <Далее>;
выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;
дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;
щелкнуть по кнопке <Далее>;
вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что нам и нужно);
стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>,

4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

дважды щелкните по диаграмме;
дважды щелкните по значениям вертикальной оси;
выберите вкладку Шкала;
уберите "галочку" у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1
уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5
уберите "галочку" у надписи Цена основных делении, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;
расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);
закройте окно "Microsoft Graph", выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма.
перейдите в режим формы (она представлена на рис. 4.14) и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки;
закройте форму.

Рис. 4.14. Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой

ЗАДАНИЕ 11

Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты - поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Номер группы", из таблицы Дисциплины - поле "Название дисциплины", из таблицы Оценки - поле "Оценки".

2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы - среднее значение оценок по всем предметам.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
из таблицы Студенты выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Номер группы", из таблицы Дисциплины - поле "Название дисциплины", из таблицы Оценки - поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
щелкните еще раз по кнопке <Далее>;
введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке <Готово>;
закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;
выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Сессия и щелкните по кнопке <ОК>;
выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;
тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке;
щелкните по кнопке <Далее>;
щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
поставьте "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;
щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>; выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;
введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

ЗАДАНИЕ 12