Первісне формування складу необоротних активів бюджетних установ і організацій здійснює держава за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів. Надалі для забезпечення оптимізації господарської діяльності та якісного надання послуг постійно їхній склад поповнюється та оновлюється через придбання за системою тендерних торгів, капітальне будівництво, отримання гуманітарної допомоги та безкоштовне надходження. Усі зазначені процеси характеризуються як надходження необоротних активів.
Відповідно до Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, зазначені об’єкти приймає в експлуатацію комісія, утворена з цією метою наказом керівника установи. До складу комісії, як правило, входять представники інженерно-технічних служб, відділів постачання, бухгалтерського підрозділу та представники структурних підрозділів. Комісія, приймаючи необоротні активи, складає Акт прийняття-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1. Акт складається у двох примірниках: один — для установи, яка здає, другий — для установи, яка приймає. Підписують його члени комісії та матеріально відповідальна особа, а затверджує керівник установи.
В окремих випадках дозволяється прийняття необоротних активів безпосередньо на підставі первинної супроводжувальної документації постачальника: рахунків-фактур, накладних тощо. За таких умов форма № ОЗ-1 не складається, а прийняття необоротних активів супроводжується підписом матеріально відповідальної особи на документах постачальника.
Необоротні активи, отримані установою як гуманітарна допомога, приймає комісія, утворена наказом керівника установи, до складу якої входять працівник бухгалтерії та представник вищої установи. Для включення отриманого об’єкта необоротних активів до складу інвентарних об’єктів установи йому присвоюється інвентарний чи номенклатурний (для білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів, матеріалів, довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення) номер.
Інвентарний номер має вісім знаків (цифр): перші три знаки означають номер субрахунка Плану рахунків бухгалтерського обліку, четвертий — підгрупу, останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виокремлено підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Якщо інвентарний об’єкт складний і містить ті чи інші окремі елементи, що становлять з ним єдине ціле, на кожному такому елементі має бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті.
Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів установлюються номенклатурні номери. Номенклатурний номер містить сім знаків (цифр): перші три означають субрахунок, четвертий — підгрупу, три останні знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. При цьому предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни присвоюється той самий номенклатурний номер.
Інвентарні та номенклатурні номери фіксуються на об’єкті так:
- за допомогою жетона (де є відбиток інвентарного номера), який кріпиться до інвентарного об’єкта;
- за допомогою фарби, яка наноситься на інвентарний об’єкт;
- за допомогою штампа (де зазначається найменування установи, рік і місяць видачі предмета до експлуатації), який фіксується на номенклатурних об’єктах незмивною фарбою.
Відповідальність за маркування необоротних активів несуть матеріально відповідальні особи. Інвентарні номери присвоюються необоротним активам на весь час їх перебування в установі та залишаються вільними ще впродовж трьох років після вибуття об’єктів чи їх ліквідації.
Орендовані необоротні активи обліковують за інвентарними номерами, присвоєними їм орендодавцями.
На підставі отриманих документів інформація про інвентарні об’єкти фіксується в системі предметного обліку, ведення якого забезпечується відкриттям інвентарних карток.
Інвентарний об’єкт - це закінчений конструктивний пристрій з усіма пристосуваннями й пристроями, що його стосуються, конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій або певний комплекс конструктивно об’єднаних предметів, що становлять єдине ціле й разом виконують певну роботу (кожна окрема будівля з розміщеними всередині неї необхідними комунікаціями, земля, на якій розташовано будівлі, тощо).
Відкриває і веде картки бухгалтерія. Відповідно до Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів, затвердженої Наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 2.12.97 № 125/70, передбачено до застосування
три картки інвентарного обліку відповідно до видів необоротних активів:
для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого й господарського інвентарю та інших об’єктів основних засобів — інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах ф. № ОЗ-6 (бюджет)
для індивідуального обліку робочої, продуктивної та племінної худоби, а також для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд) — інвентарна карта обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень) ф. № ОЗ-8 (бюджет);
для групового обліку однотипних об’єктів основних засобів, які мають те саме призначення, однакову технічну характеристику й вартість — інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах ф. № ОЗ-9 (бюджет).
