Тема № 9. Редактирование текстов документов. Устранение типичных ошибок в деловой речи

План практического занятия (2 часа)

1. Порядок редактирования текстов документов.

2. Выявление и исправление типичных ошибок в деловой речи.

Методические указания по изучению дисциплины (для курсантов)

Слушателям необходимо знать, что редактирование служебных документов условно можно разделить на два этапа:

Ø предварительное редактирование самим исполнителем;

Ø редактирование документа руководителем (на стадии согласования с ним проекта документа).

Ø Применяется общепринятая методика редактирования:

Ø внимательное ознакомление с содержанием документа в целом, проверка соблюдения общепринятой формы, установленной для данного документа, наличия в нем необходимых реквизитов;

Ø проверка достаточности, объективности и правильности фактического материала, содержащегося в документе (цифр, примеров);

Ø литературная правка текста документа.

Нужно иметь в виду, что в служебном документе все языковые средства необходимо подчинить основной цели – логике мысли. Из других требований, предъявляемых к содержанию документов, можно выделить краткость, ясность, логичность изложения, объективность содержащейся в них информации, простоту и выразительность языка и стиля.

В связи с этим важно знать, что крайне нежелательны в документах плеоназмы, т.е. обороты речи, в которых излишне повторяются слова, значения которых совпадают (непосредственный очевидец, уголовное преступление). Плеоназм (от греческого pleonasmos - переизбыток) – одно из типичных отступлений от лексической нормы. Портят документ и тавтологические сочетания, т.е. повторения однокоренных, близких по звучания и значению слов (например, следует указать на следующие недостатки, в случае допущения несчастного случая). Нежелательны сокращения, которые при их неосторожном использовании запутывают содержание документа. Портят язык служебных документов и архаизмы (устаревшие слова). Официально-деловому стилю присуща современная терминология. Поэтому не следует употреблять, например, таких слов, как благоволите сообщить, представляем при сем. В текстах документов нужно использовать простые и понятные термины.

В текстах служебных документов нежелательно употреблять личные местоимения и личные формы глаголов, формы повелительного наклонения. Не следует перегружать тексты сложными грамматическими конструкциями, например, сложноподчиненными предложениями, особенно если одни придаточные предложения включаются в другие, образуя несколько ярусов грамматического подчинения. В текстах служебных документов следует употреблять, по возможности, короткие предложения.

Следует сказать и о культуре оформления документа. Плохое использование площади документа, неудобное расположение текста, некачественный шрифт и бумага свидетельствуют о низкой культуре учреждения, представитель которого изготовил документ.

При подготовке ко второму вопросу следует понять, что типичные грамматические ошибки в деловых бумагах таковы.

Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению.

Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

- Не склоняются весьма редкие фамилии славянского происхождения на -о, которые в звуковом составе совпадают с неодушевленными предметами. Например: Сало, Шило, Толокно и т. п.

- Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

- Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

- Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно).

В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Например: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семьюдесятью) шестью рабочими завода». Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

Нарушение правил употребления деепричастных оборотов:

- Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.

- Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы(отметил важность).

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например: Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.

В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

Упражнение 1. Ознакомьтесь справилом по составлению объяснительной записки.

Объяснительная записка – письменное изложение причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения задания и т.п. Она обычно составляется по требованию вышестоящего должностного лица.

Реквизиты:

1. Наименование должности и фамилия лица, которому адресуется объяснительная записка (в Д.п.).

2. Фамилия составителя (в Р.п.).

То и другое помещается в верхнем углу справа.

3. Наименование документа располагается посередине.

4. Текст.

5. Подпись составителя (внизу справа).

6. Дата (внизу слева).

Составьте текст объяснительной записки по поводу опоздания на учебное занятие.

Упражнение 2. Прочитайте фрагмент книги А. Тилле «Занимательная юриспруденция». В чем причина допущенной машинисткой ошибки? О каком изобразительно-выразительном средстве здесь говорится?

Здесь я делаю маленькое отступление и расскажу забавный случай, связанный со словом деликт, о котором поведала мне блестящий юрист, первая в России женщина-юрист Екатерина Абрамовна Флейшиц <.. >

Она писала однажды работу по иностранному гражданскому праву и в ней была фраза «деликатный характер внебрачного сожительства». Маши­нистка не зная слова деликт, решила, что профессор допустила описку, и напечатала: «деликатный характер внебрачного сожительства».

Упражнение 3. Объясните ошибки и устраните их:

- Новое вещество является естественным, так как оно создано из смолы камфарного дерева.

- В этом отделе находятся научные монографии по физике, математике, юриспруденции.

- Как только актер появился на сцене, публика устроила ему настоящий бенефис.

- Членов правительства нельзя будет призывать к уголовной ответственности.

- Издавать они стали мало и плохо, толстые журналы полетели быстренько в трубу.

Упражнение 4. Найдите ошибки, объясните и исправьте их.

1. Чистота улиц в целом от этого не прогрессировала.

2. Ожидается очень грандиозная акция.

3. Все дети страшно обрадовались новому мультфильму.

4. Любой человек бывает малость грубоват, хотя должен следить за собой.

5. Здесь человека берут в такой оборот, что он поет прощальную, лебединую песню.

Упражнение 5. Найдите и исправьте лексические ошибки (плеоназм, тавтология).

Штурвал руля, памятные сувениры, сложилась сложная ситуация, очень прекрасный фильм.

Упражнение 6. Правильно ли употреблены слова иноязычного происхождения. Исправьте предложения, в которых допущены ошибки.

1. Для свободных игр выносим на площадку много различных атрибутов: вожжи, санки, шапочки.

2. Обилие аксессуаров отягощает сюжет, отвлекая внимание от главного.

3. В классе регулярно вентилируют помещение.

4. Выступающий оперирует положительными примерами из жизни группы.

5. Важным фактором хорошего качества знаний являются систематические занятия.

Упражнение 7. Отредактируйте данные предложения, устранив речевые ошибки:

1. Керн в мышлении Пушкина осталась всего лишь мимолетным видением.

2. В Риге выявлен притон наркомании.

3. Когда Русь была раздроблена, ее смогло покорить татаро-монгольское иго.

4. Чем отличается холерик от других типов нервной деятельности?

5. Почти все изделия безымянны, только немногие имеют авторство.

6. Сейчас многие писатели пристально занимаются политикой.

Упражнение 8. Составьте предложения с синонимичными предлогами.

Ввиду – вследствие – в силу – в связи с – по причине – благодаря – в результате.

Упражнение 9. Найдите лексические ошибки, объясните, чем они вызваны, запишите исправленный вариант.

1. Достижение этой гуманной цели не лимитируется ни состоянием науки и техники, ни запасами труда и средств.

2. Предупреждающее влияние новых лекарственных средств еще более разительно.

3. Состоялся первый дебют молодой актрисы на московской сцене.

4. В этом тексте выступления много дефектов.

5. Во время интервала между занятиями в аудиторию вошел преподаватель.

6. За последний год спортсмены достигнули больших успехов.

7. Бунин, как и все русские писатели, переживал за свой народ и очень остро ощущает драматичность жизни.

Упражнение 10. Проверьте, правильно ли расставлены знаки препинания при словах, грамматически не связанных с предложением. Если надо, исправьте ошибки.

Кассиром она работать не сможет (приговор воспрепятствует этому), другой работы она не знает. Да, суд независим. Как установлено по делу, Михаил Горбатый в августе дал взятку в сумме 200 рублей. Доказательства подлога, сколько мне известно, имеют два направления. Подлог обнаруживает, во-первых, злонамеренность, обдуманность образа действий; во-вторых, распознается в способе предъявления документа ко взысканию. Она любит этого рода образы и раз – это было по какой-то странной мистической случайности – записала в свою книгу и картину своей смерти. О, как бы я был счастлив, если бы… вы признали, что ему нельзя вменить в вину взводимое обвинение. Нет, Еременко верить опасно.

Упражнение 12. Выберите подходящий по смыслу предлог. Если возможны варианты, отметьте семантико-стилистическое различие между ними.

1. (В, на) милицейском участке я узнала, что задержанным является Анохин Олег Васильевич. 2. Во время ревизии (в, на) картонажном участке было обнаружено большое количество неучтенного товара. 3. Из имеющихся в деле характеристик (по, с) (место работы) и (по, с) (место жительства) видно, что он принимает активное участие в общественной жизни коллектива, хорошо ведет себя в быту. 4. Движение на дороге было прервано (благодаря, вследствие) (снежные заносы). 5. (Ввиду, вследствие) неявки свидетеля слушание дела в суде было отложено. 6. Перед началом допроса подозреваемому Шорину были разъяснены его права: давать объяснения, заявлять ходатайства, приносить жалобы (на, о) (действия и решения) лица, производящего дознание, следователя, прокурора. 7. В мои обязанности как члена комиссии входит формирование экзаменационных групп на вечернее отделение, контроль (за, над) точностью записей в экзаменационных листах абитуриентов.