Интерпретация собственной позиции

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Тульский государственный университет

Кафедра «Мировая экономика»

Методические указания

По проведению ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

дисциплины «ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ»

для студентов направления 080500 «Менеджмент»

специальности 080507 «Менеджмент организации»

для очной формы обучения

 

Г. Тула 2005

Методические указания составлены ассистентом Косушко З.Я., обсуждена на заседании кафедры "Мировая экономика"факультета экономики и права,

протокол №_____ от «____»______________200__г.

Зав. кафедрой _______________________Белоцерковский В.И.

 

Методические указания пересмотрены и утверждены на заседании кафедры "Мировая экономика" факультета экономики и права,

протокол №_____ от «____»__________200__г.

Зав. кафедрой _______________________Белоцерковский В.И.

В результате практических занятий студентыдолжны знать:

¨ основные требования, предъявляемые к тексту документа;

¨ технико-орфографические правила написания текстов документов;

¨ логическую структуру текста управленческих документов;

¨ способы изложения документов (повествование, описание, рассуждение);

¨ основные виды организационно-распорядительных документов;

¨ на каком уровне управленческой иерархии какие документы издаются и кем;

¨ как пишутся тексты и реквизиты управленческих документов;

¨ правила внутреннего и внешнего визирования документов;

¨ организация документооборота на предприятии.

Студенты должны уметь:

¨ выделить в тексте управленческого документа логические элементы;

¨ писать каждый логический элемент текста,строить и текст прямой и обратной логической последовательности;

¨ правильно оформлять реквизиты организационно-распорядительных документов;

¨ пользоваться трафаретным документом по личному составу;

¨ писать индивидуальные документы по кадровым вопросам;

¨ составлять разные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;

¨ формировать и оформлять дела, проводить необходимые операции с входящей и исходящей корреспонденцией.

Тема 1: Составление текстов управленческих документов

Вопросы для обсуждения

1.Какова конечная цель редакторской критики текста?

2.Что такое редактирование?

3.Как в действующем ГОСТе определяется "факт"?

4.Каковы задачи редакторского анализа фактического материала?

5.Как проверяется фактический материал?

6.Перечислите правила выбора источников для сличения фактов. Перечислите типичные структурные ошибки при составлении деловых писем.

7.Перечислите типичные синтаксические ошибки при составлении деловых писем.

8.Перечислите типичные морфологические ошибки при составлении деловых писем.

9.Перечислите типичные лексические ошибки в деловой корреспонденции.

10.Что такое паронимы?

11.Перечислите основные стилистические ошибки, встречающиеся в деловой корреспонденции.

12.Как правильно сократить название того или иного предприятия?

13.Как образуется сокращение длинных названий?

14.За счет чего достигается информативность и убедительность делового письма?

15.Перечислите основные требования к тексту письма.

16.Что такое "убедительность" письма?

17.Письмо, посвященное сложному вопросу, состоит из... частей.

18.Что включает в себя понятие "служебный этикет"?

19.Назовите основное требование, предъявляемое к официальному тексту.

20.Чем обуславливается объективность содержания?

Практические занятия

1.Отредактируйте текст в соответствии с требованиями официально - делового стиля. Проанализировав данные таблицы, я пришла к следующим решениям:

Аналогичные меры следует принять к восемнадцатому рабочему. Это единственный рабочий – активист в рассматриваемой группе, и возможно именно эта активность приводит к низкой производительности труда. Если его общественная работа очень полезна предприятию, и он хорошо ее выполняет, то ему можно простить недостаточно высокую производительность труда.

Двадцать первого отправить в школу рабочей молодежи и повысит квалификацию.

Кроме всего прочего нужно проверить, как организовано рабочее место у каждого из попавших в данную группу рабочих, и если необходимо организовать его таким образом, чтобы увеличить производительность труда рабочего, работающего на данном рабочем месте.

Наиболее сложная ситуация у девятого рабочего. Значения возраста, стажа, квалификации и образования у него превышают прогрессивные, его производительность труда самая высокая в выделенной группе, но он бракует половину продукции. Возможно, причиной этого является его невнимательная работа. По этому рабочему необходим более тщательный анализ с целью выявления причин его низкой производительности труда, чтобы в дальнейшем принять относительно него правильное решение, а также систематический контроль с целью предотвращения брака в работе.

Тема 2: Деловая переписка

Вопросы для обсуждения

1. Деление писем по основанию "констатация факта".

2. Деление писем по основанию "функциональный признак".

3. Деление писем по основанию "тематический признак".

4. Деление писем по основанию "структурный признак".

5. Что такое гарантийное письмо?

6. Дайте определение деловому письму.

7. Что такое договорное письмо?

8. Что такое коммерческое письмо?

9. Что такое письмо - извещение?

10.Что такое письмо - напоминание?

11.Что такое письмо - подтверждение?

12.Что такое письмо - приглашение?

13.Что такое письмо - просьба?

Практические занятия

При составлении деловых писем рекомендуется использовать приведенные ниже модели и варианты синтаксических конструкций:

МОДЕЛИ И ВАРИАНТЫ СИНТАКСИЧЕСКИХ КОНСТРУКЦИЙ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Обращение

"Уважаемый Василий Петрович!";

"Господин Петров!";"Товарищ Воронин!";

"Уважаемый г-н Ветров!";

"Уважаемые господа, товарищи, коллеги!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны слова благодарности:

"Мы были рады получить Ваше письмо";

"Большое спасибо за факс от 04.09.95";

"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма":

Большинство писем продолжаются далее словами:

"В связи с...";

"Согласно контракту от...,№ …”;

"В соответствии с..." и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)

1. Отправляем Вам....

2. Направляем Вам....

3. Высылаем Вам....

Напоминание

I. Напоминаем Вам, что....

2. По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение

1. Концерн... подтверждает получение....

2. Подтверждаем, что партия... получена....

Извещение

1. Сообщаем Вам, что...

2. Ставим Вас в известность, что...

3. Извещаем Вас, что...

4. Доводим до Вашего сведения, что....

Просьба

1. Пожалуйста, сообщите...

2. Просим оплатить в течение... банковских дней...

3. Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

1. Оплату гарантируем.

2. Качество продукции наша фирма гарантирует.

3. Соответствие требованиям гарантируем.

4. Сроки выполнения работ гарантируем.

Предложения

1. Мы рады предложить Вам...

2. Предлагаем Вам...

3. Мы можем рекомендовать...

4. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

1. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...

2. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...

3. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за..

Предупреждение

1. Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

2. Задержка поставок может привести к...

3. Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Приглашение

1.Просим принять участие в...

2.Приглашаем Вас...

3.Мы рады пригласить Вас...

ИНТЕРПРЕТАЦИЯ СОБСТВЕННОЙ ПОЗИЦИИ

"Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам";

" Возражений против.... не имеем";

"Фирма "____" присоединяется к Вашему мнению о необходимости... и сообщает....";

"Создавшееся положение с... вынуждает завод обратиться к Вам с просьбой...";

"Фирма "___" не имеет возможности.... В связи с этим вынуждены временно прекратить оплату счетов";

'В связи со срывом … по вине... завод "___" лишен возможности....";

"Фирма отказывается от дальнейшей аренды......";

"Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор";

"К сожалению, должны сообщить Вам, что наш завод....";

"Мы не несем ответственности за... и просим Вас принять срочные меры относительно...";

"Нас интересует...";