Поиск:

Тема 1.1 Понятие «документ». 5 страница

Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, распорядительные документы) присваиваются регистрационные номера как порядковые номера по каждому виду документа отдельно, нумеруются с начала календарного года. 1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей подразделений. 2. Документы передаются под расписку с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель передачи документов - быст

Распоряжение отличается от указаниятем, что имеет властный харакер и обязательную силу для граждан и организаций, а указание - информационно - методического характер. [Кругл] – 301, [Чуков] – 172, 203. 3.3 Организационная документация. Организационная документация- это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности ответственность, руководство и специальное предназначение. Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. Положение о персоналеотличается от Положения о структурном подразделениитем, что относится к сотрудникам всех подразделений организации. Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию предприятия в целом или его структурных подразделений. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например: Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Положения разрабатываются руководителем структурного подразделения, согласовывается с заместителем директора, юристом, утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положении о структурном подразделенииявляется приказ директора предприятия. Инструкция Инструкция - это док-т длительного действия, в котором определены правила, регулирующие организационные, научно- технические, финансовые и другие. Специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Разновидностью инструкции является должностная инструкция. Должностная инструкция регламентирует работу предприятия и устанавливает задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения.

регистрированных исходящих документов категорически запрещается. Схема работы с исходящими документами

3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, простав

2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения Должностная инструкция подписывается руководителем стр. подразделения, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работников под расписку. Штатное расписание (форма № Т-3) Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации. [Кругл] – 290 – 292. Итоговый тест за год «ДОУ» 2 курс, 40вопр ?Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние ?На входящие и исходящие подразделяются документыВнешние ? Индекс - это (регистрационный номер) - только порядковый номер для документов Внутренних ?Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из3 составных частей ?Указание о содержании письма#Заголовок ?Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполненияРезолюция ?Реквизит "Резолюция" печатается сЛюбой позиции строки ?Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза ? Реквизит Виза используется для: # Внутреннего согласования документов, при ознакомлении с документом ? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки ?От 7 табулятора печатают#Отметку о поступлении документа ? При адресовании документа физическому лицу указывают: # фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес; ? Подписание является: # Способом выражения ответственности за содержание документа; ? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации; ? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно. ? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки ? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:# Грифа согласования; ? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним; ? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: рекви

временно в копиях. 6. Регистрация документов производится с целью обеспеченияучета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется(список нерегистрируемых док-тов приводится далее). Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа (7таб, 57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. В структурных подразделениях разрешается регистрировать документы в журналах регистрациивходящей корреспонденции. После регистрации документы передаются руководителю или исполняющему его обязанности заместителю в день их поступления. 7. Рассмотрение документов руководствомпроизводится, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на 1 сутки. Руководитель определяетв резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а так же ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. 8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. [Кругл] – 312, 313, 320, 321, [Пшенко] – 9,10,112, 113, 194. Тема 3.3. Прием и рассмотрение исходящих документов. 1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. 2. Подписанный документ регистрируется секретарями. Все создаваемые документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка неза

зит официального документа# Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием; ?Адресат – это# Получатель письма ?Адресант – это# Отправитель письма ?Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу – этоДокумент ? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются # Отдельные виды допускается оформлять не на бланках. ? По составу реквизитов различают следующие виды бланков: # общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, ?Документ, составленный для подтверждения фактов, событий -#Акт ? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# Акт. ? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта: # председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке. ?Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решенийПротокол ? Заголовком к тексту протокола является: # название протоколируемого мероприятия и коллегиального органа ?Копия части подлинного документа:# Выписка ?Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ ? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей: # констатирующей, распорядительной ? Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляется:# В приказах. ? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста ? Основание издания приказа о реорганизации структуры управления в фирме содержится:# В констатирующей части текста приказа; ? Распорядительная часть приказа начинается глаголом приказываю. Он должен быть оформлен: # на отдельной строке с выравниванием по левому краю; ?Правовой акт по вопросам информационно-методического характера- Указание ? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом ПРЕДЛАГАЮ; ? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению? # положение о структурном подразделении; ? Нумерация страниц документа производится: # в правом нижнем углу документа Итоговый тест за год «ДОУ», 2 курс(100 вопросов) 1.? Первые письменные документы на Руси появились# в X веке 2.? Процесс создания документов – это# Документирование 3.? Реквизит – это# Элемент официального документа

Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одно

4.? Совокупность распол. в определенном порядке реквизитов документа-это# Формуляр 5.? Зафиксированная на материальном носителе информация # Документ 6.? Номер ГОСТА по оформлению реквизитов:# 6.30-03 7.? Комплекс правил по организации и ведению документов# ЕГСД 8.? Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние 9.? На входящие и исходящие подразделяются документы# Внешние 10.? Стандартный лист бумаги с постоянной инф. и местом для переменной-это# Бланк 11.? Размер листа 210 х 297 мм - это формат# А4 12.? Размер листа 148 х 210 мм - это формат# А5 13.? При оформлении документов используются табуляторы в количестве# 8 14.? Табулятор 1 с позиции строки номер# 6 15.? Табулятор 4 с позиции строки номер# 33 16.? Табулятор 5 с позиции строки номер# 41 17.? Табулятор 7 с позиции строки номер# 57 18.? Наименование организации# Обязательный реквизит 19.? Название документа# Обязательный реквизит 20.? Дата, регистрационный номер# Обязательный реквизит 21.? Заголовок к тексту# Обязательный реквизит 22.? Ссылка на регистрационный номер и дату, эмблема предприятия..# Необязательные реквизиты 23.? К реквизитам, необязательным на документе, относятся: # герб субъекта Российской Федерации 24.? Реквизит "Место составления или издания" печатается с позиции строки# 1 25.? Реквизит " Заголовок к тексту " печатается с позиции строки# 1 26.? Реквизит " Отметка о наличии приложения " печатается с позиции строки# 1 27.? Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату" печатается с позиции строки# 1 28.? Реквизит "Визы" печатается с позиции строки# 1 29.? Реквизит "Отметка о поступлении документа" печатается с позиции строки# 57 30.? От 0 табулятора печатают# Гриф согласования 31.? От 1 табулятора печатают# Красную строку в реквизите "Текст" 32.? От 2 табулятора печатают# Регистрационный номер 33.? От 4 табулятора печатают# Адресат 34.? От 5 табулятора печатают# Гриф утверждения 35. От 6 табулятора печатаютРасшифровку подписи в реквизите "Подпись" 36.? От 7 табулятора печатают# Отметку о поступлении документа 37.? В бланках угловых центрированных строки располагаются - # На равном удалении от левого поля и середины листа 38.? При флаговом расположении реквизитов строки бланка –

Тема 3.2. Прием и рассмотрение входящих документов. 1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям. 2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. 3. Прием телеграмм производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы направляется заявление предприятию связи. 4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям. 5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Схема работы с входящими документами

# От левой границы, правый край не выравнивается 39.? По составу реквизитов различают следующие виды бланков: # общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, 40.? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются # Отдельные виды допускается оформлять не на бланках. 41.? Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?# 1, 2, 3?; 42.? Какие из перечисленных реквизитов документа не меняются вообще или длительное время?# Наименование организации 43.? Государственный герб располагается # Рядом с эмблемой предприятия в левом верхнем углу 44.? Индекс (регистрационный номер) - это - только порядковый номер для документов# Внутренних 45.? Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из# 3 составных частей 46.? Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения# Резолюция 47.? Реквизит "Резолюция" печатается с# Любой позиции строки 48.? Реквизит Резолюция включает:# фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения 49.? Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза 50.? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки 51.? Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя:# Сперва Инициалы, фамилию без надписи Исп, телефон без слов тел. 52.? В каких случаях оформляется реквизит«Место составления или издания документа?»# невозможно определение по рекв. Наименование и Справ. данные об организации? 53.? В реквизит подпись для должностного лица входят: # наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи 54.? Подписание является: # Способом выражения ответственности за содержание документа; 55.? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации; 56.? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно. 57. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?# Проставляется самим руководителем в момент утверждения документа. 58.? При адресовании документа физическому лицу указывают: # фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес; 59.? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки ? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта доку

потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждений образуют поток отправляемых документов, кроме того, в учреждении циркулируют документы, создаваемые в нем и не выходящие за его пределы. Это потоки внутренней документации. Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с док-ми, с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Принципиальная схема документооборота Учет объема документооборота 1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям). 2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. 3. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий. Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения. 4. Руководители структурных подразделений должны осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки. [Кругл] – 312, [Пшенко] – 110 – 114, 117.

60.мента реализуется в форме:# Грифа согласования; 61.? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним; 62.? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: реквизит официального документа # Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием; 63.? Адресат – это# Получатель письма 64.? Адресант – это# Отправитель письма 65.? Какие документы относятся к входящим?# служебные письма 66.? Указание о содержании письма# Заголовок 67.? Какие формы изложения не используются в текстах писем: # От 2 лица множественного числа и от 3 лица множественного числа. 68.? Наименование вида документа указывают: # На всех служебных документах, кроме писем. 69.? В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:# от 1 лица, ед. числа 70.? Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать: # если текст оформлен на бумаге формата А5. 71.? Заявление об обнаружении дефектов в полученной продукции или в работе# Рекламационное письмо 72.? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:# Протокол. 73.? В кратком протоколе могут отсутствовать: # выступления участников заседания; 74.? В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста: # выступили. 75. Датой протокола является:# Дата заседания коллегиального органа. 76.? Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку: # родительного падежа (кого, чего?). 77. Заголовком к тексту протокола является: # Название коллегиального органа; 78.? Выберите правильное утверждение: # Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной 79.? Вводная часть протокола заканчивается:# Повесткой дня 80.? Копия части подлинного документа:# Выписка 81.? Какое утверждение является правильным? Выписка из протокола:# Заверяется секретарем. 82. Документ, составленный для подтверждения фактов, событийАкт 83.? Датой документа для акта является:# дата события 84.? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# акт. 85.? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта: # председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке. 86.? Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ 87. С какого момента распорядительные документы вступают в силу?

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив). К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях: · Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов; · Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями; · Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий; · Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. По отношению к аппарату управления различают

# с момента их подписания и доведения до сведения исполнителя. 88.? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей: # констатирующей, распорядительной 89.? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста 90.? Основание для издания приказа содержится: # В констатирующей части текста приказа; 91.? Распорядительная часть приказа начинается глаголом Приказываю. Он должен быть оформлен: # на отдельной строке с выравниванием по левому краю; 92.? Правовой акт по вопросам информационно-методического характера-# Указание 93.? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом# ПРЕДЛАГАЮ; 94.? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению? # положение о структурном подразделении; 95.? Нумерация страниц документа производится: # в правом нижнем углу документа 96.? Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -# Инструкция 97.? Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения -# Положение 98.? Документ, устанавливающий наименование, подчиненность структурных подразделений, оклады работников # Штатное расписание 99.? Запись кратких сведений о документе, проставление регистрационного № и даты:# Регистрация 100.? В случае невыполнения договора виновной стороне посылается# Письмо-претензия (3 курс) Раздел 1. Комплекс документов по личному составу. Тема 1.1 Порядок ведения дел при приёме на работу. В федеральном Законе четко названы док-ты, кот. должен предъявить гражданин предъявить работодателю при заключении трудового договора при поступлении на: · паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; · трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного стра

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; · систематическое информирование руководства по вопросам исполнения документов в срок; · организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; · разработка и проектирование бланков документов; · разработка номенклатуры дел организации; · обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; · организация работы по обращениям граждан; · организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; · разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; · проведение экспертизы научной и практической ценности документов; · организация работы ведомственного архива; · повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; · проведение совещаний и консультаций по вопросам делопроизводства; · организация рабочий мест; · подготовка предложений по автоматизации рабочих мест; · улучшение условий труда работников. Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:руководители; специалисты; технические исполнители. Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функции разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативно-методических документов. Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. [Пшенко] – 53-58. 2.3. Организация документооборота Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

·хования;

· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Другие документы, по общему правилу, требовать запрещено.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 Следующая ⇒

Поделиться с друзьями:

Дата добавления: 2017-01-21; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1251 | Нарушение авторских прав

Поиск на сайте:

Лучшие изречения:

Большинство людей упускают появившуюся возможность, потому что она бывает одета в комбинезон и с виду напоминает работу © Томас Эдисон
==> читать все изречения...

1718 -

| 1484 -

Ген: 0.013 с.