Ручное выравнивание загрузки ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначения на которые перегружают ресурсы. Затем нужно определить, как избавиться от перегрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно перенести задачу, прервать ее или изменить ее длительность. Можно снизить объем работ для ресурса или удалить назначение, либо выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного, либо не делая этого. В таком случае трудозатраты снизятся. Наконец, можно оставить ресурс перегруженным, рассматривая избыточные трудозатраты ресурса как сверхурочные.
Перераспределение трудозатрат ресурса:
1. В главном меню на вкладке Вид выберите команду Фильтр, а затем – команду Все ресурсы.
2. Переместите «бегунок» по горизонтальной линейке прокрутки в правой части окна так, чтобы просмотреть сведения завершающей стадии проекта (январь 2016 года).
3. Найдите в левой части окна название ресурса Руководство проектом генерального подрядчика (можно воспользоваться командой Найти из меню Правка). Сведения о перегрузке ресурса выделены в таблице красным цветом: в те дни, когда ресурс перегружен, его трудозатраты превышают доступность ресурса.
4. Если список задач, на которые назначен ресурс Руководство проектом генерального подрядчика, скрыт, отобразите этот список, щелкнув левой клавишей мыши на значке 
, расположенном слева от названия данного ресурса. Вы увидите, что перегрузка ресурса происходит из-за его одновременного участия в двух задачах: Получение акта приемки здания в эксплуатацию и Выпуск документов о завершении строительства.
5. Перенесем трудозатраты задачи Выпуск документов о завершении строительства так, чтобы она выполнялась после завершения задачи Получение акта приемки здания в эксплуатацию.
Пусть, например, задача Получение акта приемки здания в эксплуатацию запланирована на 17 мая (7 часов), 18 мая (8 часов) и 19 мая (1 час), а задача Выпуск документов о завершении строительства запланирована на 17 мая (7 часов) и 18 мая (1 час). В этом случае для задачи Получение акта приемки здания в эксплуатацию следует ввести такие значения: 17 мая – 8, 18 мая – 8,
19 мая – 0. Для задачи Выпуск документов о завершении строительства следует ввести такие значения: 17 мая – 0, 18 мая – 0, 19 мая – 8. Таким образом, суммарные трудозатраты ресурса по двум задачам будут такими: 17 мая – 8 часов, 18 мая – 8 часов, 19 мая – 8 часов. У Вас распределение задач по дням и часам может получиться другим. Перенесите трудозатраты задачи Выпуск документов о завершении строительства таким образом, чтобы суммарные трудозатраты ресурса по двум задачам не превышали 8 часов для дней с понедельника по пятницу и 4 часов в субботу. Итак, мы устранили превышение доступности ресурса. Однако перенос задачи Выпуск документов о завершении строительства на более позднюю дату привел к переносу связанной с ней последней задачи проекта Выставление заключительного запроса на оплату, т. е. длительность проекта немного увеличилась.
6. Возможно, даже после выполнения вышеописанных действий некоторые сведения (касающиеся суммарных трудозатрат по двум рассмотренным задачам) все еще будут выделены красным цветом. То есть ресурс остается перегруженным, несмотря на то, что его трудозатраты соответствуют норме (8 часов для дней с понедельника по пятницу и 4 часа в субботу). Ниже рассмотрено на другом примере, почему так происходит и как устранить в этом случае превышение доступности ресурса. Если Вы столкнулись с перегруженностью ресурса, трудозатраты которого соответствуют норме, сначала выполните описанный ниже пример, а затем по аналогии устраните превышение доступности ресурса при выполнении задач Получение акта приемки здания в эксплуатацию и Выпуск документов о завершении строительства.
7. Переместите влево «бегунок» по горизонтальной линейке прокрутки в правой части окна таким образом, чтобы просмотреть распределение трудозатрат ресурса Руководство проектом генерального подрядчика на первом – втором месяце проекта. Вы увидите, что для одного из дней сведения в таблице выделены красным цветом. Это означает, что ресурс перегружен, хотя суммарные трудозатраты составляют не более 8-ми часов, что соответствует норме. В чем же дело? Чтобы разобраться в ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня: возможно, что некоторые задачи пересекаются, что и создает перегрузку.
8. Отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы (напомним, что шкалой времени называется индикатор периодов времени, выводящийся сверху в правой части окна). Для этого щелкните на шкале времени дважды левой клавишей мыши. В открывшемся окне перейдите на вкладку Нижний уровень, в списке Отображать выберите три уровня (верхний, средний, нижний), в списке Единицы выберите Часы.
Перейдите на вкладку Средний уровень, в списке Единицы выберите Дни, нажмите кнопку ОК.
9. Найдите в почасовом плане ресурса Руководство проектом генерального подрядчика (в правой части окна) сведения, выделенные красным цветом. Перегрузка ресурса происходит из-за его одновременного участия в двух задачах: Подготовка и предоставление графика затрат и Предоставление предварительных рабочих чертежей. При этом ресурс будет вынужден за час сделать работу, на которую отводится 1,5 часа. В то же время задача Предоставление предварительных рабочих чертежей растянута на несколько дней, в течение которых ресурс работает над ней в каждый из часов лишь по 0,5 часа (в этом можно убедиться, переместив вправо «бегунок» в правой части окна).
10. В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Предоставление предварительных рабочих чертежей ресурс выделен только на 50 %, и Microsoft Project загружает ресурс на 50 % часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку такой вариант загрузки ресурса создает проблемы, перенесем трудозатраты по задаче Предоставление предварительных рабочих чертежей на часы, следующие после завершения задачи Подготовка и предоставление графика затрат. Пусть, например, для задачи Предоставление предварительных рабочих чертежей в столбце 14 (интервал времени с 14:00 до 15:00) указано значение 0,5 ч, в столбцах 15 и 16 – также 0,5 ч. 16 – последний час рабочего дня; на следующий день выполнение задачи Подготовка и предоставление графика затрат не запланировано. Для задачи Предоставление предварительных рабочих чертежей в столбцах 8–10следующего рабочего дня указаны значения 0,5 ч.
В этом случае перенос трудозатрат можно выполнить так: для задачи Предоставление предварительных рабочих чертежей в столбцах 14–16 ввести нули, а в столбцах 8–10 ввести единицы.
11. Если в п. 6 Вы столкнулись с перегруженностью ресурса, трудозатраты которого соответствуют норме (8 часов для дней с понедельника по пятницу и 4 часа в субботу), по аналогии с вышеописанным примером устраните превышение доступности ресурса при выполнении задач Получение акта приемки здания в эксплуатацию и Выпуск документов о завершении строительства.
12. Теперь загрузка ресурса выровнена. Обратите внимание: сведения о ресурсе Руководство проектом генерального подрядчика уже не выделены в таблице красным цветом.
Отформатируйте шкалу времени так, чтобы на ее среднем уровне отображались недели, а на нижнем – дни (достаточно отобразить только два уровня).
Рассмотрим замену ресурсов в программе управления проектами MS Project. Рассмотренный выше пример показывает, как выравнивать загрузку ресурса путем перераспределения трудозатрат во время исполнения задачи, сохраняя суммарные трудозатраты. Но часто бывает так, что трудозатраты не удается перераспределить, и тогда приходится выделять на исполнение задачи другого сотрудника.
Например, известно, что в период, на который запланирована задача Предоставление гарантийных и страховых документов ресурс Руководство проектом генерального подрядчика недоступен, т. к. уезжает в командировку. Предположим, во время составления плана командировка не была предусмотрена, и данный ресурс назначен на задачу Предоставление гарантийных и страховых документов. В результате возникает превышение доступности. Единственная возможность избавиться от перегрузки – назначить исполнять задачу другого сотрудника.
1. Определим, на какие дни запланирована задача Предоставление гарантийных и страховых документов. Для этого отобразим на экране кроме представления Использование ресурсов еще и представление Диаграмма Ганта. В левой части окна найдите в списке задач, назначенных ресурсу Руководство проектом генерального подрядчика, задачу Предоставление гарантийных и страховых документов. Щелкните на названии этой задачи левой клавишей мыши. На вкладке Задача в разделе Свойства 
щелкните по значку 
Отобразить сведения о задаче (данное представление отобразилось в нижней части окна после его разделения). В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта. В результате на представлении Диаграмма Гантав нижней части окна отобразятся сведения о задаче Предоставление гарантийных и страховых документов. Посмотрите, какие даты содержатся в полях Начало и Окончание данной задачи (если эти поля или одно из них не умещаются в левой части окна, переместите вертикальную разделительную линию вправо, щелкнув на ней левой клавишей мыши и удерживая эту клавишу нажатой). Предположим, дата начала – 10.02.15, а дата окончания – 12.021.
2. Пусть ресурс Руководство проектом генерального подрядчика недоступен 10-го и 11-го февраля 2015 года (16 рабочих часов), т. к. он уезжает в командировку (у Вас могут получиться другие даты). Все остальное время этот ресурс будет доступен для нашего проекта. Чтобы занести информацию об этой ситуации, выполните описанные ниже действия. В представлении Использование ресурсов (в верхней части окна) щелкните левой клавишей мыши на названии ресурса Руководство проектом генерального подрядчика и нажмите на панели инструментов кнопку Сведения о ресурсе 
. В открывшемся окне нам следует заполнить таблицу Доступность ресурса. В поле Начало нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а в поле Окончание – дату вывода ресурса из проекта, в поле Единицы – максимальный процент загрузки ресурса за период между указанными датами. При этом если одна из дат не определена, то вместо нее следует ввести значение НД. В нашем примере таблицу Доступность ресурса нужно заполнить следующим образом:
- в первой строке введите в первый столбец значение НД, во второй столбец – 09.02.05 (у Вас может получиться другая дата, см. п. 1), в третий столбец – 100 %;
- во второй строке введите в первый столбец 10.02.05 (у Вас может получиться другая дата, см. п. 1), во второй столбец – 11.02.05 (у Вас может получиться другая дата, см. п. 1), в третий столбец – 0 %;
- в третьей строке введите в первый столбец 12.02.05 (у Вас может получиться другая дата, см. п. 1), во второй столбец – значение НД, в третий столбец – 100 %.
Нажмите кнопку ОК.
3. Теперь ресурс Руководство проектом генерального подрядчика оказался перегруженным. В правой части представления Использование ресурсов найдите дни, когда этот ресурс недоступен (находится в командировке). Трудозатраты ресурса (15 часов), приходящиеся на эти дни, выделены в таблице красным цветом.
4. Попробуем заменить временно недоступный ресурс каким-либо другим ресурсом. Больше всего для такой замены подходит ресурс Общее руководство генерального подрядчика. В представлении Использование ресурсов найдите в списке задач, назначенных ресурсу Руководство проектом генерального подрядчика, задачу Предоставление гарантийных и страховых документов. Щелкните на названии этой задачи левой клавишей мыши. Теперь щелкните левой клавишей мыши на названии этой задачи в представлении Диаграмма Ганта (в нижней части окна). На панели инструментов нажмите кнопку Назначить ресурсы 
.
5. Открывшееся окно предоставляет возможность просмотреть график доступности любого ресурса и определить, подходит ли он для назначения на задачу. Нас интересует, сможем ли мы заменить ресурс Руководство проектом генерального подрядчика на ресурс Общее руководство генерального подрядчика. Щелкните в таблице левой клавишей мыши на названии ресурса Общее руководство генерального подрядчика и нажмите кнопку Графики… В открывшемся окне в списке График выберите вариант Оставшаяся доступность. По этому графику определите, на сколько часов может быть загружено Общее руководство генерального подрядчика в те дни, когда Руководство проектом генерального подрядчика находится в командировке. Например, 10-го февраля оставшаяся доступность ресурса Общее руководство генерального подрядчика составляет 5,25 часа, а 11-го февраля – 6 часов, т. е. в сумме 11,25 часа (у Вас могут получиться другие результаты, дальнейший анализ проводите в соответствии с ними). Вспомним, что трудозатраты ресурса Руководство проектом генерального подрядчика, приходящиеся на дни его временной недоступности, составляют в сумме 15 часов. Допустим, 12-го февраля 2015 г. оставшаяся доступность ресурса Общее руководство генерального подрядчика составляет 3,75 часа, которые он мог бы потратить на выполнение задачи Предоставление гарантийных и страховых документов. В то же время, 12-го февраля ресурс Руководство проектом генерального подрядчика уже будет доступен, так что он сам мог бы завершить задачу, если бы его оставшаяся доступность в этот день была не менее чем 3,75 часа. Определим, какова его оставшаяся доступность 12-го февраля. Для этого в окне Графики нажмите кнопку Закрыть, в окне Назначение ресурсов щелкните левой клавишей мыши на названии ресурса Руководство проектом генерального подрядчика и нажмите кнопку График. Определите оставшуюся доступность ресурса 12-го февраля. В рассматриваемом примере она составляет 0,75 часа. Значит, трудозатраты ресурса Руководство проектом генерального подрядчика по задаче Предоставление гарантийных и страховых документов назначим ресурсу Общее руководство генерального подрядчика.
6. В окне Графики нажмите кнопку Закрыть. В окне Назначение ресурсов в поле Единицы установите 100 %для ресурса Общее руководство генерального подрядчика. Щелкните левой клавишей мыши на названии ресурса Руководство проектом генерального подрядчика и нажмите кнопку Удалить, а затем – кнопку Закрыть.
7. В результате внесенных изменений в один из дней после возвращения из командировки ресурс Руководство проектом генерального подрядчика может оказаться перегруженным. В этом случае устраните превышение доступности ресурса, как Вы это делали ранее (см. подраздел «Перераспределение трудозатрат ресурса»). При этом выберите такой вариант перераспределения трудозатрат, который не вызывает конфликта планирования (в случае возникновения такого конфликта на экран выводится соответствующее сообщение).
Проведем рассмотрение и дадим оценку сокращению задач путем добавления ресурсов.
Если задаче изначально назначены ресурсы, а потом ресурсы добавляются или удаляются, Microsoft Project по умолчанию пересчитывает длительность задачи. Например, предположим, что имеется задача с фиксированным объемом работ, длительностью четыре дня и одним назначенным ресурсом. Если на выполнение этой задачи назначить еще один ресурс, то длительность задачи сократится до двух дней. Добавление ресурсов может являться эффективным способом сокращения времени выполнения проекта.
1. В поле Название ресурсанайдите название Подрядчик на малярные работы. Превышение доступности этого ресурса возникает из-за необходимости его одновременной работы по двум задачам: Покраска стен и деревянных деталей и Поклейка обоев.
Убедитесь в этом, рассмотрев соответствующий участок шкалы времени.
2. Для устранения превышения доступности ресурса добавим еще одну бригаду подрядчика на малярные работы. В главном меню на вкладке Вид выберите представление Лист ресурсов. В поле столбца Макс. единиц для ресурса Подрядчик на малярные работы введите значение 200. В результате превышение доступности устранено, т. к. две бригады могут параллельно выполнять разные задачи. Запишите или запомните даты окончания задач Покраска стен и деревянных деталей и Поклейка обоев (эти даты указаны в столбце Окончание в левой нижней части окна).
3. Можно сократить время выполнения двух вышеуказанных задач, если на выполнение каждой из них назначить две бригады. Для этого на вкладке Вид выберите представление Использование ресурсов. В поле Название задачи щелкните левой клавишей мыши на названии задачи Покраска стен и деревянных деталей, а затем нажмите на панели инструментов кнопку Назначить ресурсы 
. В открывшемся диалоговом окне Назначение ресурсов в столбце Единицы замените значение 100 % на 200. Нажмите кнопку Закрыть. Аналогично назначьте две бригады на выполнение задачи Поклейка обоев. Обратите внимание на то, что время выполнения обеих задач сократилось.
Важно заметить, что, если длительность задачи не изменяется при добавлении ресурсов, проверьте, что параметры планирования задают планирование с фиксированным объемом работ. Для этого щелкните левой клавишей мыши на названии задачи в левой нижней части окна, нажмите кнопку Сведения о задаче 
и откройте вкладку Дополнительно. Убедитесь, что флажок Фиксированный объем работ установлен, а для задачи выбран тип Фиксированный объем ресурсов или Фиксированные трудозатраты.
Контрольные вопросы и задания
1. Объясните, почему перегружен ресурс Бригада столярно-плотничных отделочных работ генерального подрядчика. Назначьте на выполнение задачи Навеска внутренних дверей вместо ресурса Бригада столярно-плотничных отделочных работ генерального подрядчика ресурс Бригада столярно-плотничных работ генерального подрядчика.
2. Объясните, почему перегружен ресурс Подрядчик на работы по электрификации. Добавьте еще одну бригаду ресурса Подрядчик на работы по электрификации.
3. Превышение доступности каждого из ресурсов, все еще остающихся перегруженными, устраните вручную за счет перераспределения трудозатрат этого ресурса.
4. Не сохраняйте изменения, внесенные Вами в файл Office_building.mpp при выполнении контрольных заданий п. 4–12.
5. Продемонстрируйте, как отобразить на экране список задач, назначенных ресурсам с превышением доступности.
6. Как приоритет задачи влияет на выравнивание загрузки ресурсов?
7. Продемонстрируйте, как изменить приоритет какой-либо задачи.
8. Продемонстрируйте, как выполнить выравнивание загрузки ресурсов с помощью средств автоматизации.
9. За счет чего устраняется превышения доступности ресурсов при использовании средств автоматизации?
10. В каких единицах выражается выравнивающая задержка задачи?
11. Что такое астрономическая длительность и в каких единицах она измеряется и отображается в MS Project?
12. Отобразите на экране представление Диаграмма Ганта с выравниванием. Поясните используемые на этой диаграмме условные обозначения.
13. Продлите на 3 рабочих дня командировку ресурса Руководство проектом генерального подрядчика.
Примечание: В целях предотвращения потери данных при ответе на контрольные вопросы создайте новый файл проекта и не сохраняйте изменения в файле Office_building.mpp.
