Чернівецька обласна державна адміністрація

РІШЕННЯ КОЛЕГІЇ

«___» _________ 20__ р.

№__________

Заслухавши та обговоривши доповіді учасників, колегія вирішила:

1. Стан надання екстреної медичної допомоги у Глибоцькому та Новоселицькому районах визнати задовільним.

2. Головним лікарям ЦРЛ та ПМСД Глибоцького та Новоселицького районів:

2.1. Винайти можливість щодо створення цілодобових пунктів невідкладної медичної допомоги при ЦРЛ, визначити та погодити розмежування функцій невідкладної і екстреної медичної допомоги щодо обслуговування непрофільних викликів та викликів до хронічних хворих.

Термін: до 01.09.2015 р.

2.2. Розробити та затвердити маршрути скерування хворих і потерпілих на адміністративних територіях Глибоцького та Новоселицького районів. Термін: до 01.07.2015 р.

3. Директору Центру ЕМД та МК Єленєву В. В.:

3.1. Забезпечити подальше виконання щорічного плану розвитку системи екстреної медичної допомоги в Чернівецькій області на 2015 р.

Термін: постійно.

3.2. Надати пропозиції в Департамент охорони здоров ’ я Чернівецької ОДА щодо розмежування обслуговування екстрених і невідкладних викликів.

Термін: до 01.09.2015 р.

3.3. Удосконалити та продовжити подальшу співпрацю із ЦРЛ та ПМСД Глибоцького та Новоселицького районів.

Термін: постійно.

4. Директору Центру ЕМД та МК Єленєву В. В., головному лікарю Новоселецького районного центру ПМСД Бежану В. В.:

4.1. Забезпечити відкриття пункту ЕМД в с. Черленівка Новоселицького району.

Термін: до кінця 2015 р.

4.2. Інформацію про виконання рішення колегії надати в Департамент охорони здоров’я Чернівецької ОДА до 01.09.2015 р. та 11.01.2016 р.

5. Контроль за виконанням рішення колегії покласти на заступника директора Департаменту охорони здоров’я Чернівецької ОДА Лесюка Ю. М.

Голова колегії О. Андрійчук

 

Секретар колегії М. Задорожний

3. Наказ: призначення, реквізити, структура тексту, види. Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази за призначенням поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань.

Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, заохочення, відпустки.

Накази із загальних питань поділяються на ініціативні й ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Ініціативні накази видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації.

Накази на виконання розпоряджень вищих органів видаються під час створення, реорганізації чи ліквідації структурних підрозділів, при підсумуванні діяльності установи, затвердженні планів тощо.

Текст наказу складається з констатувальної та розпорядчої частини. Констатувальна має такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються основні факти); висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатувальній частині вказують назву, дату, заголовок до тексту та зміст того документа, який був підставою для видання цього наказу. Констатувальної частини може й не бути, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують роз’яснення.

Необхідно звернути увагу на те, що констатувальна частина починається словосполученнями «у зв’язку …», «згідно з …», «відповідно до …», «для виконання …», «з метою …».

Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами в окремому рядку, а сама частина поділяється на пункти, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Текст розпорядчої частини викладається у наказовій формі та включає інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи розміщуються нижче від підпису керівника.

Реквізити наказу: зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака; назва установи-автора; назва виду документа (НАКАЗ); дата видання наказу; реєстраційний індекс (номер) наказу; місце видання; заголовок до тексту; текст; підстава до окремих пунктів тексту; підпис керівника; візи; відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зразок:

Тульчинська центральна районна лікарня

НАКАЗ

05.04.15 № 152

ПРИЗНАЧИТИ:

1. СВЕРБИУС Оксану Павлівну на посаду сімейного лікаря з 10.04.15 встановити посадовий оклад 1800 гривень.

Підстава: заява Свербиус О. П. з візою завідувача поліклініки.

НАДАТИ:

2. Іванишину Владиславу Романовичу, завідувачу хірургічного відділення, чергову відпустку з 01.05.15 до 24.05.15 на 24 календарні дні за період роботи.

Головний лікар (підпис) О. Т. Тарасенко

4. Інструкції, положення, правила, статути. Інструкція – це правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють діяльність установи. Інструкцію затверджує вищий орган або керівник установи. Обов’язково установлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці. Інструкції можуть бути:

а) посадові, що окреслюють права й обов’язки працівника певної установи; їх розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом;

б) з техніки безпеки, що інструктують про правила поводження на робочому місці;

в) експлуатаційні, котрі розповідають про правила використання певного обладнання.

Текст інструкції викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями на зразок «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено» тощо. Оскільки документ призначений для постійного користування, текст повинен бути стислим, точним, зрозумілим. Зміст викладається від 2, 3 особи, рідше у безособовій формі.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом «Загальних положень», де викладається мета видання інструкції, вказується на межі поширення та на порядок використання.

Реквізити інструкції, що оформлюються на бланку: назва, гриф затвердження, заголовок (іноді назва входить до заголовку, наприклад, «Інструкція з правил користування електроприладами на кафедрі медичної фізики ВНМУ», дата, індекс, місце видання, текст, підпис, види погодження.

Окрему групу становлять посадові інструкції, які розробляють для кожної посади.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Генеральний директор ТОВ «Ісада-IVE»

____________________ Кідонь В. П.

«____» ________________2015 р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

завідувача акушерського відділення

1. Загальні положення.

2. Посадові обов’язки.

3. Права.

4. Відповідальність,

5. Повинен знати.

6. Кваліфікаційні вимоги.

7. Взаємовідносини за посадою.

8. Умови роботи.

Погоджено:

Провідний юрисконсульт

Директор служби управління персоналом

Медичний директор

З посадовою інструкцією ознайомлений:

«___» ___________

Положення – це правовий акт, що окреслює основні правила діяльності організації та її структурних підрозділів. Положення затверджує вищий орган управління або керівник установи.

Положення можуть бути типовими й індивідуальними. Індивідуальні положення для окремих установ чи організацій складаються на базі типових і затверджуються керівниками цих установ. Типові положення розробляються для системи установ і затверджуються вищими органами управління.

Реквізити положення: герб, назва відомства, організації, гриф затвердження, назва документа, місце видання, дата, індекс, підпис, відмітка про погодження.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр юстиції України Міністр фінансів України

підпис (ініціали й прізвище) підпис (ініціали й прізвище)

ПОЛОЖЕННЯ

про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій

1. Сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві, в установі, організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом.

Для роботи за сумісництвом згоди власника або уповноваженого ним органу за місцем основної роботи не потрібно.

Не є сумісництвом робота, яка визначена Переліком робіт, що додається до цього Положення.

2. Обмеження на сумісництво можуть запроваджуватися керівниками державних підприємств, установ і організацій разом з профспілковими комітетами лише щодо працівників окремих професій та посад, зайнятих на важких роботах і на роботах із шкідливими або небезпечними умовами праці, додаткова робота яких може призвести до наслідків, що негативно позначаться на стані їхнього здоров’я та безпеці виробництва. Обмеження також поширюється на осіб, які не досягли 18 років та вагітних жінок.

3. Працівник, який приймається на роботу за сумісництвом на інше підприємство, в установу, організацію, повинен пред’явити власнику або уповноваженому ним органу паспорт.

При прийнятті на роботу, що потребує спеціальних знань, власник або уповноважений ним орган має право вимагати від працівника пред’явлення диплома або іншого документа про набуту освіту або професійну підготовку.

4. Керівники державних підприємств, установ, організацій, їхні заступники, керівники структурних підрозділів державних підприємств, установ, організацій (цехів, відділів, лабораторій тощо) та їхні заступники не мають права працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної і творчої діяльності).

Трудові договори, укладені з вищевказаними працівниками про роботу за сумісництвом до прийняття постанови Кабінету Міністрів України від 03 квітня 1993 р. № 245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій», припиняються відповідно до пункту 4 зазначеної постанови.

5. Оплата праці сумісників здійснюється за фактично виконану роботу.

При встановленні сумісникам з погодинною оплатою праці нормованих завдань на основі технічно обґрунтованих норм оплата провадиться за кінцевими результатами за фактично виконаний обсяг робіт.

Одержана за роботу за сумісництвом заробітна плата при підрахунку середнього заробітку по основній роботі не враховується, крім випадків, передбачених пунктом 10 цього Положення.

6. Відпустка на роботі за сумісництвом надається одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Оплата відпустки чи виплата компенсації за невикористану відпустку провадиться сумісникам відповідно до чинного законодавства.

7. Особам, які працюють за сумісництвом у районах, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, надбавки до заробітної плати виплачуються в порядку та розмірах, передбачених Законом України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи».

8. Звільнення з роботи за сумісництвом провадиться з підстав, передбачених законодавством, а також у разі прийняття працівника, який не є сумісником, чи обмеження сумісництва у зв’язку з особливими умовами та режимом праці без виплати вихідної допомоги.

9. Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом за місцем основної роботи.

10. Заробітна плата на всіх місцях роботи враховується при обчисленні середнього заробітку:

• вчителям та викладачам, які працюють у декількох середніх загальноосвітніх, професійних та інших навчально-освітніх, а також вищих навчальних закладах, прирівнених до них по оплаті праці працівників, а також педагогічним працівникам дошкільних виховних, позашкільних та інших навчально-виховних закладів (як в одному, так і в декількох);

• медичним і фармацевтичним працівникам лікувально-профілактичних та санітарно-епідеміологічних установ охорони здоров’я, аптек, установ соціального забезпечення, дитячих будинків, шкіл-інтернатів для дітей-сиріт, а також дітей, які мають вади у фізичному чи розумовому розвитку, дитячих дошкільних виховних закладів, медико-соціальної експертизи; сестрам милосердя товариств Червоного Хреста та Червоного Півмісяця України.

Крім того, в середню заробітну плату зазначеним працівникам зараховується додаткова оплата за роботу, яка не є сумісництвом (пункт 8 Переліку робіт, які не є сумісництвом).

11. Висококваліфікованим спеціалістам народного господарства дозволяється за погодженням з власником або уповноваженим ним органом здійснювати педагогічну діяльність у вищих навчальних закладах та навчальних закладах (підрозділах) підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів за сумісництвом у робочий час до 4 годин на тиждень із збереженням за ними заробітної плати за місцем основної роботи.

12. Відповідальність за порушення порядку прийняття на роботу за сумісництвом відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03.04.93 № 245 та цього Положення покладається на власника або уповноважений ним орган державного підприємства, установи, організації, що приймає працівника на роботу за сумісництвом.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, вимоги, порядок дій або поведінки за тих чи інших умов. Правила подібні до інструкцій і можуть бути частиною інструкцій. Дотримання правил обов’язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.

Реквізити правил: гриф затвердження, назва документа, заголовок, дата і номер, підпис особи, що відповідає за укладання правил.

Зразок:

ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО

21 листопада 2014 р. 18 листопада 2014 р.

Перший заступник Міністра Ректор ВНМУ

ім. М. І. Пирогова

___________ Є. М. Суліма академік НАМН,

професор В. М. Мороз

ПРАВИЛА ПРИЙОМУ

до Вінницького національного медичного

університету ім. М. І. Пирогова

1. Загальні положення.

2. Вимоги до рівня освіти вступників.

3. Фінансування підготовки фахівців.

4. Терміни прийому заяв та документів, вступних іспитів, конкурсного відбору та зарахування на навчання.

5. Порядок прийому заяв та документів для вступу до ВНМУ ім. М. І. Пирогова.

6. Вступні випробування та конкурсний відбір.

7. Цільовий прийом до ВНМУ ім. М. І. Пирогова.

8. Зарахування за співбесідою.

9. Зарахування вступників на основі повної загальної середньої освіти, які досягли визначних успіхів у вивченні профільних предметів.

10. Зарахування та оприлюднення рейтингового списку вступників.

11. Право на першочергове зарахування.

12. Формування та оприлюднення рейтингового списку вступників.

13. Надання рекомендацій для зарахування.

14. Реалізація права вступника на вибір місця навчання.

15. Коригування списку рекомендованих до зарахування.

16. Наказ про зарахування.

17. Особливості прийому та навчання іноземців та осіб без громадянства.

18. Додаткове зарахування до ВНМУ та зберігання робіт випускників.

19. Забезпечення відкритості та прозорості при проведенні прийому до університету.

Статут – це правовий документ, що є зведенням правил, які визначають діяльність організацій, установ, підприємств, громадян з іншими установами. Органи державної влади та управління, вища установа, з’їзди громадських організацій затверджують статути. Міністерство фінансів України обов’язково реєструє статут після його затвердження.

Статути поділяються на індивідуальні та типові. Типові укладаються для певних підрозділів установ чи підприємств і затверджуються вищими органами влади.

Індивідуальний статут розробляєтьсяється для конкретної організації чи установи методом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується організація.

Реквізити статуту: гриф затвердження, назва документа, заголовок, текст, відмітка про погодження та реєстрацію, дата.

Статут є основою для розробки положення.

Зразок:

З а т в е р д ж е н о

Рішення Новоушицької районної ради

Хмельницької області

від 15 грудня 2014 р. № 357

Голова ради Л. М. Нагорняк

(печатка)

 

С Т А Т У Т

лікарської амбулаторії загальної практики (сімейної медицини)

села Заміхів Новоушицького р-ну Хмельницької обл.

(нова редакція)

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

2. МЕТА ТА ПРЕДМЕТ ДІЯЛЬНОСТІ АМБУЛАТОРІЇ

3. ЗАВДАННЯ АМБУЛАТОРІЇ

4. ФУНКЦІЇ АМБУЛАТОРІЇ

5. МАЙНО І КОШТИ АМБУЛАТОРІЇ

6. ОСОБЛИВОСТІ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ АМБУЛАТОРІЇ

7. ВЛАСНИК, ОРГАНИ УПРАВЛІННЯ АМБУЛАТОРІЇ ТА ЇХ КОМПЕТЕНЦІЯ

8. ТРУДОВИЙ КОЛЕКТИВ АМБУЛАТОРІЇ

9. ПРИПИНЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ АМБУЛАТОРІЇ

10. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

 

5. Призначення, особливості, види довідково-інформаційних документів. Оскільки процес прийняття управлінських рішень ґрунтується на зборі й обробці об’єктивної і достовірної інформації, більшість документів, які виходять з підприємств, установ, організацій і спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Підставою для прийняття розпорядчих документів є інформація про фактичний стан справ на підприємстві, в установі, організації, що міститься в довідково-інформаційних документах.

Інформація, яку надають довідково-інформаційні документи, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Отже, довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих.

Відіграючи службову роль щодо організаційно-правових і розпорядчих документів, довідково-інформаційні документи не містять доручення, не зобов’язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а лише повідомляють дані, на підставі яких приймаються певні рішення, дозволяють вибрати найдієвіший спосіб управлінського впливу.

Специфічність цих ділових паперів полягає в тому, що вони спрямовуються до керівних органів системи управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до керівної.

Основні види довідково-інформаційної документації: оголошення, довідка, службові записки (доповідна та пояснювальна), запрошення, повідомлення, протокол, витяг з протоколу, анотація, рецензія, відгук, службові листи, звіт, зведення, телеграма, телефонограма, стенограма, радіограма, прес-реліз, стаття. Оскільки ці документи найменш регламентовані, тому для них вони характерна стилістична забарвленість. Укладаючи тип документа і його призначення, необхідно враховувати типові мовні засоби ділового (довідка), публіцистичного (прес-реліз, стаття, оголошення, повідомлення, запрошення), наукового (анотація, рецензія, відгук, стаття), і розмовного стилів (телефонограма, радіограма, службові листи тощо).

6. Службова записка (доповідна, пояснювальна). Звіт. Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, організації чи підприємства, в якому відповідальна особа звітує про виконання певної роботи, завдань, службового доручення. Документ також може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідні записки поділяються на внутрішні й зовнішні. Внутрішні записки адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, а зовнішні – керівництву, якому підпорядкована ця установа. Як внутрішні, так і зовнішні доповідні записки укладаються з ініціативи керівника або автора. Ці документи містять певні факти чи події, повідомляють про виконання доручених завдань, пропонують заходи щодо покращення виконання завдань. Оформляються внутрішні записки на звичайному папері, а зовнішні – на бланку, з обов’язковою реєстрацією.

Точність і лаконічність є основними й характерними рисами змісту доповідної записки. Основними рекомендаціями до укладання змісту є поділ на окремі частини; у кінці обов’язкове подання висновків і пропозицій. Писати доповідні записки можна власноруч і передруковувати.

Реквізити: адресат – посада, звання, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка (у Д. в.); адресант – посада, назва підрозділу, звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку(у Р. відмінку); назва документа; заголовок («про …»); текст; дата укладання; підпис.

Зразок:

Головному лікареві

Шепетівської районної лікарні

Шиманському Петру Вікторовичу

завідувача відділення

сімейної медицини

Лисенка Валерія Івановича

Доповідна записка

Оформлення медичної документації – обов’язковий компонент професійної діяльності лікаря. Щоденно за медичною допомогою у відділення звертається близько 50 пацієнтів. У відділенні закінчуються бланки медичних документів.

Прошу виділити бланки медичних документів у такій кількості:

– медична довідка – 300 прим.,

– направлення на лабораторні дослідження – 400 прим.,

– вимога-рецепт – 200 прим.

18.05.14 (підпис)

У діловому мовленні для назви двох документів використовують термін пояснювальна записка: 1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому пояснюються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність, новизна; 2) документ особистого характеру, в якому особа пояснює свої дії (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи). Пояснювальна записка подається працівником на вимогу керівника, інколи – з ініціативи підлеглого. Якщо пояснювальна записка не виходить за межі установи, то вона оформляється на бланку або стандартному аркуші з такими реквізитів: адресат; посада, прізвище, ім’я, по батькові (за потреби домашня адреса) адресанта; назва виду документа; заголовок; текст; дата складання; підпис.

Пояснювальна записка, що виходить за межі організації, оформляється на бланку і реєструється.

Зразок:

Завідувачу хірургічного відділення

Київської міської лікарні №6

Левченкові Олегу Володимировичу

лікаря Семенюк Софії Романівни

Пояснювальна записка

про запізнення на роботу

14.05.14 я запізнилася на роботу, оскільки не працювали кілька станцій метро і мені довелося добиратися наземним транспортом.

14.05.14 (підпис)

Звіт – це документ, в якому повідомляється про результати діяльності особи чи установи, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо.

Звіти поділяють на статистичні, текстові та змішані. Статистичні звіти укладаються на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках і містять у собі таблиці, до яких подаються статистичні періодичні дані, в яких відображаться ступінь виконання завдань чи доручень за якийсь визначений термін. Текстові звіти подаються на звичайному папері за встановленим зразком.

Складають звіти згідно зі спрямованістю виконання чи проведення роботи: щомісяця, щокварталу, щороку тощо. Звіти можуть бути періодичними, разовими чи постійними.

Реквізити: штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішнього документа; гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх); назва виду документа; заголовок (вказується установа, напрям діяльності, звітний період, посада, прізвище, ім’я, по батькові укладача; текст, який має такі частини: вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період); основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи); висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє); додаток (якщо є) – службова записка, довідкові матеріали, проїзні документи, квитанції, рахунки про витрачені кошти; підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту; дата укладання; печатка (для зовнішніх).

Зразок:

Звіт

аспіранта без відриву від виробництва

(здобувача наукового ступеня кандидата медичних наук)

першого року навчання / прикріплення

кафедри терапевтичної стоматології

Вінницького національного медичного університету ім. М. І. Пирогова

Коваленка Михайла Петровича

Відповідно до індивідуального плану роботи аспіранта (здобувача наукового ступеня кандидата наук) першого року навчання / прикріплення, за період з березня 2014 року до березня 2015 року була проведена така робота:

– укладено бібліографічний список, до якого ввійшло 214 найменувань наукових джерел вітчизняних і зарубіжних дослідників;

– вивчено й проаналізовано наукові праці вітчизняних і зарубіжних учених, публікації в наукових виданнях щодо застосування препаратів селену в комплексному лікуванні хворих на хронічний генералізований пародонт;

– на підставі опрацьованого матеріалу підготовлено перший розділ дисертаційного дослідження, в якому розкрито теоретичну сутність застосування препаратів природного походження в комплексному лікуванні хворих на хронічний генералізований пародонт;

– складено кандидатські іспити з філософії, іноземної мови, спеціальності;

– опубліковано 3 статті, з них 2 – у фахових виданнях (список наукових і науково-методичних праць додається).

– результати дисертаційного дослідження висвітлені в матеріалах трьох науково-практичних конференцій.

Аспірант (підпис) М. П. Коваленко

Науковий керівник (підпис) В. Т. Сидоренко

29.03.15

7. Протокол. Витяг з протоколу. Протокол – це один із найбільш поширених видів ділових паперів, у якому знаходять своє відображення хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах фіксуються всі виступи з питань порядку денного, ухвали, прийняті в результаті обговорення, а у витягу з протоколу – тільки рішення з питань, що цікавлять. У цьому випадку в протоколі робиться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.

Секретар або спеціально призначена особа веде протокол. Голова й секретар підписують протоколи загальних зборів, а протоколи засідань комісій – усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).

Протоколи поділяють на:

– стислі, в яких записують лише назви обговорених питань і ухвали;

– повні, де фіксують виступи доповідачів, а також короткий виклад виступів інших учасників зібрання;

– стенографічні, де все записують дослівно.

Текст протоколу поділяється на розділи відповідно до пунктів порядку денного. Кожний розділ складається з трьох таких частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».

Окремими протоколами лічильної комісії оформляються результати виборів, що проводились таємним голосуванням. В одному протоколі зазначається склад лічильної комісії, а в другому – результати таємного голосування, які записуються таким чином:

За Степаненка В. П. 34 голоси, проти 6, утримався 1.

За Петренка М. Д. 28 голосів, проти 11, утримались 9.

Реквізити: назва виду документа (посередині) та порядковий номер; назва зборів, конференцій тощо із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада, наукова конференція тощо); назва установи, закладу чи структурного підрозділу, де відбулися збори; дата проведення заходу (ліворуч); місце проведення (праворуч); кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 15 осіб, то вказують усіх присутніх); відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за алфавітом), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше ніж 10 осіб; порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище й ініціали доповідача); текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ»; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; посади, прізвища й ініціали керівників (голови й секретаря) засідання (ліворуч), їхні підписи (праворуч).

Витяг з протоколу – це документ, що є потрібною частиною протоколу, для вирішення окремого питання. Він складається або передається окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити: назва виду документа; номер протоколу, з якого робиться витяг; назва установи, організації, яка проводила засідання, нараду; дата протоколу; номер питання, що розглядалося, та його суть (як його сформульовано в протоколі); текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося); дата складання витягу; посада, прізвище й ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису); посада, прізвище й ініціали того, хто уклав витяг; дата укладання витягу.

Зразки:

ПРОТОКОЛ № 4

загальних зборів колективу

Бердичівської центральної районної лікарні

27.03.14

Голова – Семенюк О. П.

Секретар – Яковенко Л. М.

Присутні: заступник голови Бердичівської міської ради Коновалюк А. П., головний лікар лікарні Шевчук Р. І., працівники лікарні – 65 осіб.

Відсутні: Андрієвська В. Т., Левченко С. М., Щур Н. Г. (через хворобу).

Порядок денний:

1. Заходи щодо упорядкування та озеленення території лікарні.

2. Вибори делегатів на обласну конференцію медичних працівників.

1. СЛУХАЛИ:

Мельника П.Р., заступника головного лікаря, про заходи щодо упорядкування та озеленення території лікарні.

ВИСТУПИЛИ:

Козак Л. П. підтримав пропозицію Мельника П. Р. про звернення до керівництва Бердичівського зеленого господарства для виділення саджанців і забезпечення лікарні необхідним ґрунтом.

Вільчинська Г. І. запропонувала створити графік робіт з озеленення й упорядкування території лікарні.

Нестеренко П. В. наголосив на необхідності проведення суботника з благоустрою території лікарні.

УХВАЛИЛИ:

1. Доручити Мельнику П. Р. створити графік робіт з озеленення й упорядкування території лікарні.

2. Звернутися до керівництва Бердичівського зеленого господарства з проханням виділення саджанців і забезпечення лікарні необхідним ґрунтом.

3. Провести 12.04.2014 суботник з благоустрою території лікарні.

2.СЛУХАЛИ:

Левадного В. А. – інформація про час і місце проведення обласної конференції медичних працівників та умови виборів делегатів.

ВИСТУПИЛИ:

Рибак Г. А. запропонував список делегатів на обласну конференцію медичних працівників.

УХВАЛИЛИ:

Делегатами від Бердичівської центральної районної лікарні на обласну конференцію медичних працівників обрати:

1. Шевчука Р. І. – головного лікаря лікарні;

2. Коваленка В. П. – завідувача терапевтичного відділення;

3. Кравчук Л. П. – старшу медсестру хірургічного відділення.

Додаток

Текст виступу Мельника П. Р. на 3 с. в 1 пр.

Голова (підпис) Семенюк О. П.

Секретар (підпис) Яковенко Л. М.

 

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 4

загальних зборів колективу

Бердичівської центральної районної лікарні

від 27.03.14

2.СЛУХАЛИ:

Левадного В. А. – інформація про час і місце проведення обласної конференції медичних працівників та умови виборів делегатів.

УХВАЛИЛИ:

Делегатами від Бердичівської центральної районної лікарні на обласну конференцію медичних працівників обрати:

1. Шевчука Р. І. – головного лікаря лікарні;

2. Коваленка В. П. – завідувача терапевтичного відділення;

3. Кравчук Л. П. – старшу медсестру хірургічного відділення.

Оригінал підписали:

Голова Семенюк О. П.

Секретар Яковенко Л. М.

З оригіналом згідно:

Секретар-референт (підпис) С. В. Мороз

04.04.14

8. Запрошення, оголошення, повідомлення. Запрошення (повідомлення) – це вид ділового папера, що адресується певній особі з пропозицією взяти участь у події або заході. Цей документ за змістом і формуляром подібний до службового листа й оголошення про майбутню подію. Запрошення оформлюють на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення поділяються на іменні, що потребують документа, який засвідчує особу, та неіменні – офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.

Реквізити запрошення: назва виду документа; звертання до адресата; текст, у якому зазначаються: дата й час проведення заходу, місце проведення заходу, порядок денний, тематика, прізвища доповідачів з кожного питання, прізвище й телефон відповідальної особи, маршрут проїзду (за необхідності); підпис; печатка (за потреби).

Голова колегіального органу або керівник установи підписує запрошення. Обсяг запрошення може бути різним. Формули ввічливості та подяки за увагу вживаються в тексті, якщо запрошуються поважні, вищі за службовим становищем особи.

Зразок:

Запрошення

Шановна Валентино Петрівно! Запрошуємо Вас взяти участь у відкритті Міжнародної студентської наукової конференції «Перший крок у науку 2015», яке відбудеться 4 квітня 2015 р. в актовому залі морфологічного корпусу ВНМУ ім. М.І. Пирогова. Початок о 13.00.

Порядок денний:

1. Вітальне слово ректора ВНМУ ім. М. І. Пирогова проф. Мороза В. М.

2. Привітання голови студентського наукового товариства ВНМУ ім. М. І. Пирогова Коломійця П. М.

3.Концерт учасників художньої самодіяльності університету.

Голова студентського наукового товариства

ВНМУ ім. М. І. Пирогова

Оголошення – це особливий вид інформаційно-довідкового документа, в якому міститься потрібна інформація, адресована певним зацікавленим особам. За змістом оголошення бувають: організаційні – оголошення про подію чи захід; рекламні – оголошення про послуги навчання, роботу тощо.

За формою організаційні і рекламні оголошення поділяють на відтворені механічним способом, писані, мальовані, комбіновані, тощо. В оголошенні лаконічно викладається інформація про те, хто й про що повідомляє, а також обов’язково зазначається дата, яка виділяється іншим шрифтом.

Особлива увага в оформленні оголошення приділяється чіткості й оригінальності викладення тексту, а при усному оголошенні – чіткість вимови. Оголошення можуть бути приватні і службові.

Організаційне оголошення має такі реквізити: назва виду документа; текст, що містить дату, місце, організатора, зміст події, коло осіб, які запрошуються, умови входу (платний чи вільний); підпис (назва установи, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) – якщо потрібно.

Рекламне оголошення містить такі реквізити: назва виду документа; заголовок; текст; адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа («Оголошення») розміщують заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: «Найму», «Продам», «Потрібні», «Робота за кордоном» тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Зразки:

ОГОЛОШЕННЯ

Сім’я з двох осіб найме однокімнатну квартиру поліпшеного планування в центрі міста терміном на 2 роки. Тел. 53-12-14.

ОГОЛОШЕННЯ

12 травня 2014 р. о 17.00 у приміщенні Концертної зали «Райдуга» відбудеться зустріч із кандидатом у Президенти України П. Порошенком.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Проїзд: трам. № 1, 3, 4, 5 до зуп. Першотравнева.

Харківська державна телерадіокомпанія

9. Лист, класифікація листів. Етикет ділового листування. Службовий лист – це документ, за допомогою якого відбувається встановлення офіційних зв’язків між установами, організаціями, підприємствами. Службовий лист – це найскладніший вид документації, оскільки текст листів майже не має стандартизації.

Службові листи за функціональними ознаками поділяються на листи, що потребують відповіді (листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги), й листи, що не потребують відповіді (листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення).

Враховуючи кількість адресатів, листи поділяють на колективні (на одну адресу від імені керівників кількох установ) звичайні (на адресу однієї інстанції), циркулярні (великій кількості адресатів, підпорядкованих одній установі) і звичайні (на адресу однієї інстанції).

Пишуть або друкують службові листи на бланку або чистому аркуші паперу.

До основних реквізитів службового листа належать: назва міністерства (для державних структур); штамп (повна назва установи автора листа); індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номери телетайпу, телефону, факсу, електронної пошти, розрахункового рахунку у відділенні банку (для здійснення розрахунково-грошових операцій); номер і дата (записують здебільшого словесно-цифровим способом, наприклад: 19 вересня 2014 року.); назва установи-адресата; текст (складається з двох частин: опису фактів або подій, що зумовили складання листа, і висновків, пропозицій); перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості примірників додатків, їх наймену­вання і позначкою про кількість сторінок; посада, прізвище, ім’я, по батькові, підпис адресанта; печатка (якщо необхідно).

Поля у службових листах для зручності залишають з обох боків: ліве – не менше 30 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 16-19 мм.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами, починаючи з другої сторінки,

Текст службового листа рубрикується через абзац (відступ через три інтервали від поля), який складається, як правило, з трьох частин (зачину-теми, фрази-інформації та коментаря-висновку).

Текст службового листа друкується без виправлень і підчищень через півтора чи два інтервали.

Як вимагають правила ввічливості, відповідають на одержаний лист упродовж 7-10 днів.

Упродовж трьох днів слід повідомити про одержання листа-запита і дати остаточну відповідь протягом 30-ти днів.

З моменту одержання повідомлення про певну врочистість можна надсилати лист-вітання впродовж восьми днів

Лист-запит містить прохання про надання докладної інформації щодо певних послуг, товарів або уточнення попередньої інформації.

Лист-прохання вимагає неодмінної відповіді, оскільки потрібно вирішити, задовольнити прохання чи ні. В останньому випадку треба пояснити у ввічливій формі, використовуючи типові звороти службового мовного етикету, чому ви вимушені відмовити.

Лист-підтвердження засвідчує факт одержаних листів, переказів, цінних паперів.

Супровідний лист – це службовий лист, невеликий за обсягом, що додається до основного документа, де надається перелік і назви надісланих документів.

Під час укладання листа-відмови необхіднозвернути увагу на те, що відмова повинна бути переконливою, аргументованою, доброзичливою, тому на початку речення обов’язково мають бути слова, що показують упевненість у професійній якості того, кому відмовляють і, таким чином, пом’якшують тон відмови.

Оскільки причина невиконання певних зобов’язань може бути об’єктивною, тому лист-нагадування укладається в доброзичливій формі, без звинувачень.

Зазвичай лист-претензія надсилається після листа-нагадування. Але на відміну від листа-нагадування в листі-претензії висловлюється незадоволення з приводу суттєвих порушень укладеної угоди, тому тон цього документа більш категоричний.

 

Різниця між рекламаційним листом і листом-претензією полягає в тому, що він може надсилатися без попереднього листа-нагадування, оскільки мова йде про безпричинне порушення зобов’язань.

Обов’язковим елементом листа-відповіді на претензію є підтвердження зобов’язань, пояснення причин їх несвоєчасного виконання або переконливе доведення безпідставності претензії.

Листи-подяки є гарантією налагодження і підтримки службових, партнерських та суто людських стосунків, а тому вони завжди вчасні й слушні.

Позитивний чи негативний відгук про особу, організацію чи фірму може міститися у рекомендаційному листі. У першому випадку висловлюється готовність про відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендація не завжди подається з місця роботи, в чому є суттєва різниця між рекомендаційним листом і характеристикою. Його дають особи, які мають відповідний рівень авторитету, тому висновок «рекомендую» або «не рекомендую» мають значно більший вплив на організацію чи фірму, яка одержує рекомендаційний лист.

Для підтвердження певних умов або зобов’язаньскладають гарантійний лист, в якому здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу тощо. Готовність до дій висловлюють у ввічливій, тактовній формі.

Усвідомивши провину, не потрібно чекати листа-нагадування або рекламаційного листа, краще попередити їх листом-вибаченням.

Лист-вітання припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, жартів тощо, оскільки складається з нагоди певної події.

Лист-повідомлення надсилається здебільшого конкретній організації або установі тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи, відкриття філії, початок виробництва тощо.

У листі-запрошенні обов’язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Велике значення при цьому мають технічні засоби виготовлення запрошень.

Зразок:

Лист-повідомлення

ФАРМАЦЕВТИЧНА КОМПАНІЯ

СПЕРКО-УКРАЇНА

вул. 600-річчя, 25, Тел.:(0432) 52-30-49 (тел/факс)

м. Вінниця, 21027 (0432) 52-33-90 (факс/авт)

№ 14/4 від 21 травня 2014 року

Директорові ТОВ «Авіценна»

Кузьменкові Павлу Романовичу

Повідомляємо, що згідно з нашими попередніми домовленостями замовлену Вами партію медикаментів було відвантажено 21.05.2014 на товарний склад ТОВ «Авіценна».

Сподіваємося, що претензій до якості товару у Вас не буде.

Чекаємо нових замовлень.

З повагою і найкращими побажаннями представники компанії «Сперко-Україна»

Директор (підпис) В. П. Ткаченко

Печатка

Написання службового листа вимагає дотримання таких правил:

І. Загальноприйнятою формою ввічливості є звертання, з якого необхідно починати листа. Проблема вибору звертання є надто делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане / пані... (ім’я, ім’я й прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

Високошановний пане...!

Листування передбачає зазначення звання адресата чи вказівку на його професію:

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажаний міністре!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Звертання до служителів церкви вимагають дотримання таких форм:

Ваша Святосте (до Патріарха)!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Всечесніший Отче Михайле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Правила сучасної української літературної мови вимагають вживання форми кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Галина Петрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Як правило, звертання до службової особи завершується знаком оклику і перше слово тексту листа пишеться з великої літери та з абзацу.

Порушення етикету ділового листування і відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата.

II. Початкова фраза листа передбачає дуже ретельне обмірковування, оскільки від неї може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист є відповіддю на запрошення, запит, подяку, то вже в першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Вдячні Вам за запрошення...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

Л исти-підтвердження ввимагають таких початкових фраз:

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію є поширеними вступними фразами в ділових листах:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Нерідко доводиться звертатися з проханнями до інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів. Початковими фразами таких листів можуть бути:

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Будь ласка, повідомте нам про...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо прийняти замовлення...

Ділові стосунки передбачають виникнення об’єктивних чи суб’єктивних ситуацій (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з’явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію), коли потрібно попросити вибачення, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому випадку листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

Листи-нагадування належать до психологічно складних, а тому тут необхідно ввічливо, тактовно й ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи розпочинаються так:

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Вважаємо за необхідне нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що...

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Якщо делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Оскільки Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Листи-відмови належать до категорії складних. Якщо немає можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на це надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що іншого виходу не було. Відмова формулюється так:

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

 

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

Дуже шкода, aлe ми не маємо згоди задовольнити Ваше прохання з багатьох причин...

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Листи-повідомлення доречно розпочинати такими вступними фразами:

Хочемо повідомити про те, що...

Повідомляємо Вам...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що...

Раді повідомити Вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...

Дозвольте повідомити Вам, що...

III. Дуже важливим є вибір завершальних речень, що залежить насамперед від змісту листа. Так, можна просто подякувати за допомогу, приділену увагу чи повторити подяку, висловлену на початку, оскільки слово «дякую» – найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дозвольте ще раз подякувати Вам..

Щиро вдячні за...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Наприкінці листа є доречним і корисним запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником, ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Можна висловити сподівання наприкінці листа:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нас про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас, і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною й вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці й у майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час нас відвідати.

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Найчастіше в листах уживаються такі форми прощальної фрази:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

Зі щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

 

Із вдячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Залишаємося з пошаною

Розділовий знак не ставиться після прощальної формули ввічливості, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».

Якщо після написання листа, сталася подія, про яку неодмінно потрібно повідомити адресатові, наприкінці листа пишеться постскриптум (приписка), після якого необхідно ще раз поставити підпис.

V. Для досягнення успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, оскільки навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

«Візитною карткою» установи є бланки, тому листи слід друкувати на гарно виконаних бланках. Такі деталі сприятимуть створенню доброго враження про діяльність колективу установи. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не мають бути надто довгими, а тому викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості є дотримання правил етикету листування та сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

10. Телефонограма, факс. Термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст записується під диктовку) є телефонограма. Це найпростіша і найшвидша форма передачі службових документів.

Після ознайомлення з текстом особа, якій передають телефонограму, ставить свій підпис, підтверджуючи свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

Телефонні повідомлення на відміну від телеграми, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах району, міста, області.

Для запису телефонограм у багатьох установах використовуються спеціальні бланки.

Телефонограми мають такі реквізити: назва документа; номер і дата (слово «Телефонограма», її номер і дата надходження пишуть у першому рядку, дата телефонограми – дата її передачі); назва організації і службової особи – відправника телефонограми; назва організації і службової особи – одержувача; текст телефонограми (як і текст телеграми, він має бути стислим, не більше ніж 50 слів); підпис посадової особи – керівника організації або його заступника; посади, ініціали, прізвища тих, хто передає і хто приймає, які зазначають у графах «Передано» і «Прийнято».

Зразок:

Телефонограма № 246

від 21 березня 2014 року

Від кого Уманський державний педагогічний університет ім. П. Тичини

Телефон 56-43-64 Передав Ільчук В. А.

Кому Вишневському К. Л. Прийняв Зубов В. І.

год 14 хв 25

Просимо професора Вишневського К. Л. взяти участь у конференції 8-10 квітня. Запрошення надсилаємо поштою.

Оргкомітет

Проректор О. В. Мельник

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Факс – це різноманітні за змістом документи, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв’язку. Факс – це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв’язок використовується як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.

Реквізити факсу такі: назва документа; дата; назва адресанта, установи, яка передає факс; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва адресата, організації та службової особи – одержувача факсу; тема; текст; кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Передавши факс, адресант має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі: назва (код) фірми-одержувача; номер телефаксу; дата; кількість одержаних сторінок; результат – у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

Стандартний бланк факсу має такий вигляд:

Назва організації ФАКС

Кому: [наберіть прізвище] Від: [наберіть прізвище]

Факс: [номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок]

Телефон: [номер телефону] Дата:............р.

Тема: [тема повідомлення]__________ Копія: __

Терміново Для ознайомлення

Потребує відповіді Повернути Підтвердити

з позначенням отримання Текст [Наберіть текст]_

Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]_________

БЛОК ПРАКТИЧНИХ ЗАВДАНЬ

І. Завдання.

Завдання 1. А. Напишіть речення з пасивними конструкціями «закони приймаються», «постанова розглядається», «інструкції виконуються», «вимоги ставляться», «контроль здійснюється».

Б. Словосполучення «усунути недоліки», «порушити питання», «забезпечити виконання» використайте в реченнях, які можна було б внести до наказу.

Завдання 2. Використайте дієслова «наказувати», «доручати», «звільнити», «забезпечити», «оголосити» у наказі щодо особового складу. Яка форма дієслів переважає в наказах?

Напишіть наказ про прийняття на роботу. Назвіть його реквізити.

Завдання 3. Виправте помилки в тексті.

Акціонерне товариство КОНЕКС тел. 41-39-76

вул. Франко, 2 м. Кіровоград факс 41-47-47

12.01.2013 № 3846/219

Районним філіалам акціонерного

товариства КОНЕКС

Інструкція

про порядок прийняття, використання приватизаційних

сертифікатів і виплачування дивідендів акціонерам

Згідно діючому законодавству та у зв’язку з введенням Кабінетом міністрів України де