Анкета кандидата на вакантную должность

ДЕЛОВАЯ ИГРА

 

Тема «ПОДБОР И ОТБОР ПЕРСОНАЛА»

Дисциплина «Управление персоналом»

 

 

2009 год

 

Описание деловой игры

Организация в связи с расширением своей деятельности произвела расчет потребности в персонале. Расчет показал, что на от­дельных участках работников не хватает, появились вакантные дол­жности и, следовательно, необходимо дополнительно привлечь персонал.

Были использованы различные источники поиска и подбора, потенциальных работником, обращение к своим сотрудникам для поиска возможных кандидатов среди их родственников и знако­мых: публикация объявлений в средствах массовой информации, и рекламных изданиях и т.п. В объявлениях содержались требования к работникам по каждой вакантной должности, составленные на основе должностных инструкции, указывался также телефон диспетчера (последний выступал как бы в роли «фильтра», отсеивающего за­ведомо неподходящих кандидатов).

В организацию стали поступать резюме и анкеты кандидатов на накатные должности. Их изучение позволило работникам службы управления персоналом произвести предварительный отбор пре­тенденток, которым были разосланы письма с приглашением явиться на собеседование.

До проведения собеседования работники по отбору и приему персонала отдела управления персоналом учли систему мето­дов оценки и отбора претендентом с целью выбора наиболее эф­фективных из них для характеристики отдельных оцениваемых ка­честв человека, а также провели мероприятия по подготовке поме­щения, пригласил и нужных сотрудников из других подразделении, разработали стратегию проведении собеседовании.

Специалисты отдела управления персоналом заранее подгото­вили стандартный бланк "Оценочный лист собеседования, на кото­ром проводящий беседу служащий отмечает ответы претендента на вопросы, делает пометки о профессиональном уровне кандидата на должность или оценивает отдельные его качества (параметры).

Следующий этап отбора персонала — собеседование, в котором могут участвовать специалисты отдела управления персоналом, других подразделений, для которых производится отбор на вакантную должность, руководитель организации, консультант по вопросам отбора персонала, а с другой стороны — претендент (или претен­денты) на должность.

По результатам собеседования должен быть выбран тот канди­дат, который по своим характеристикам в наибольшей мере отвечает требованиям, предъявляемым к данной должности.

Постановка задачи

Для проведения работы по подбору и отбору персонала участ­никам деловой игры необходимо:

1. На основе анализа факторов появления дополнительной по­требности в персонале определить состав вакантных должностей и количество требуемых работников по каждой должности.

2. По каждой вакантной должности разработать должностную инструкцию, содержащую перечень задач, функции, ответ­ственности работника.

3. По каждой вакантной должности разработать личностную спе­цификацию, содержащую требования к работнику, претенду­ющему на данную должность (т.е. составить идеальную модель работника).

4. Составить объявления для публикации в средствах массовои информации о наличии вакантных должностей в данной организа­ции (с указанием номера телефона).

5. Разработать структуру резюме и составить резюме на себя либо на вымышленное лицо — претендента на должность.

6. Разработать форму анкеты кандидата на вакантную должность с указанием тех реквизитов, которые, как считают в организации, дадут наиболее полное представление о претенденте еще до лич­ной встречи с ним

7. Произвести предварительный отбор кандидатов на должности на основании анализа сообщений о них, полученных по телефону, резюме и анкет кандидата на должность, отсеяв тем самым заведомо неподходящих людей.

8. Составить письмо-приглашение на собеседование тех кандидатов, которые прошли предварительный отбор.

9. Изучить систему методов отбора и оценки претендентов и отбора| наиболее приемлемые методы для каждой должности.

10. Разработать подготовительные мероприятия для проведения собеседования, включающие, кроме выработки стратегии собеседования, выбор и подготовку помещения, приглашение, необходимых сотрудников из других подразделений, руководителя организации и т.п.

11. Разработать форму оценочного листа собеседования, который используется сотрудником отдела управления персоналом в ходе собеседования для кратких пометок, замечаний, касающих­ся кандидата.

12. Провести собеседование, выбрав из участников деловой игры, представителей организации и претендентов на вакантные должности.

13. После собеседования проанализировать вопросы и ответы одной' и другой стороны с точки зрения полноты и достоверности ин­формации, корректности вопросов, логичности беседы и т.п.

14. Произвести отбор кандидатов и принять решение о приеме/ на работу тех из них, которые в наибольшей степени отвечают «идеальной» модели работника по конкретной должности.

Методические указания

Для проведения деловой игры участникам необходимо воспользоваться материалами учебника «Управление персоналом организации»

1. Выбор организации, для которой проводятся подбор и отбор персонала, осуществляется участниками деловой игры самостоятельно на основе места работы или прохождения практики либо составления модели вымышленной организации.

Анализ факторов появления дополнительной потребности в персонале может проводиться логическим путем, а определение вакантных должностей и количества работников по ним экспертно-аналитическим или расчетным путем с применением известных методов расчета: по трудоемкости, по нормам обслуживания по рабочим местам.

2. По каждой вакантной должности необходимо разработать должностную инструкцию, которая содержит основные требования к работе, выполняемой по конкретной должности.

3. Следует составить личностную спецификацию — набор требований, которые предъявляют к работнику в соответствии с данной должностью. Личностная спецификация содержит информацию, не­обходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, проведения собеседования (табл. 5.4).

4. Объявление для публикации в СМИ о вакантных должностях должно содержать достаточно полную и выигрышную информа­цию, вызывающую интерес и к данной должности, и к самой орга­низации. Оно должно быть кратким, лаконичным, содержать све­дения о названии должности, иногда — об окладе, о социальных льготах, а также общие требования к претенденту на должность: уровень и вид образования, стаж работы, специальные навыки (ино­странный язык, компьютер и т.п.).

5. Резюме — одно из самых мощных средств самомаркетинга на рынке труда. Его задача — привлечь внимание работодателя к пре­тенденту, оно должно быть кратким, достоверным, со вкусом офор­млено (см. ситуацию «Составление резюме»),

6. Процедура заполнения анкеты кандидата, как правило, пред­шествует собеседованию, поэтому ее форма должна быть такой, чтобы из нее можно было получить максимально полную инфор­мацию о кандидате. Один из образцов формы анкеты кандидата на вакантную должность представлен в табл. 5.5.

7.Для первоначального отбора и отсеивания неподходящих по основным требованиям кандидатов, позвонивших в организацию по телефону, может быть использована специальная карточка, в которую заносятся основные сведения о них. В дальнейшем с ее помощью, так же как и с применением резюме и анкеты кандидата, можно отобрать тех лиц, которых необходимо пригласить на собе­седование. Один из образцов такой карточки приведен в табл. 5.6

 

Таблица 5.4

Личностная спецификация

 

 

Должность	Требуемые качества
Перечень требований к работнику	основные	желаемые	противо­показания
1. Физический облик (возраст, рост, пол, здоровье, внешний вид)
2. достижения (образование, квалификация, опыт)
3. Интеллект (ум, смышленость, память, беглость речи, логика мышления, четкое выражение мысли)
4. Специальные способности (к вычислениям, чертежам, музыкальные, художественные)
5. Интересы (к конструированию, общественной работе; к власти, деньгам, престижу, карьере)
6. Черты Характера (инициативность, самостоятельность, ответственность, эмоциональность)
7. Внешние условия (домашние, социально-бытовые, финансовые, возможность командировок)

Таблица 5.5

Анкета кандидата на вакантную должность

 

 

Личные данные
1. Ф.И.О.
2. Адрес
3. Телефон
4. Год рождения	5.Пол
6. Семейное положение
Образование
1. Какое из перечисленных учебных заведений вы закончили?
обычная средняя школа
специальная школа
Укажите специализацию
ПТУ / Техникум
2. Высшее образование, в том числе вуз, посещаемый на данный момент
Название вуза Факультет Специальность	Год окончания или курс на данный момент
3. Уровень работы на компьютере
4. Какими языками Вы владеете?
Английский свободно	хорошо удовлетворительно
Немецкий свободно	хорошо удовлетворительно
Французский свободно	хорошо удовлетворительно
5. Есть ли у Вас водительские права?
Сведения о работе
1. В каких организациях Вы работали или работаете в настоящее время?
Название Направление организации деятельности   Должность	Год поступления, зарплата Год ухода
организации
2. Назовите основную причину, по которой Вы работаете, / работали /:
Деньги Для развития интеллекта
Для получения опыта Карьера
Другое
3. Отметьте наиболее предпочтительный для Вас род занятий: Финансы Продажи Маркетинг Кадры Консалтинг Производство Научные исследования Реклама Еще не определился Не имеет значения 4. Какой тип фирмы Вы считаете наиболее привлекательным с точки зрения работы в ней? Российская фирма с небольшим штатом Крупное российское предприятие с большим штатом Совместное предприятие с небольшим штатом Совместное предприятие с большим штатом Иностранная фирма с большим штатом Не имеет значения 5. Ожидаемая величина зарплаты 6. Почему Вы отдали предпочтение именно этой организации? Хорошая зарплата Имидж компании Рекомендации друзей Высокое качество продукции/услуг компании Привлекательная область деятельности Другое_______________________ 7. Укажите основной способтрудоустройства или источник информации о наличии вакансии: Самостоятельно При помощи родственников Через службы занятости При помощи друзей Через объявление Другое__________________________ 8. Подпись, дата

 

 

8. Письмо-приглашение на собеседование является свидетель­ством того, что кандидат заинтересовал организацию, так как его анкетные данные соответствуют тем требованиям, которые предъяв­ляются к работнику по данной должности. Приглашения лучше рассылать в письменном виде, попочте,на фирменном бланке. Один изпримеров такого приглашения приведен ниже.

 

Таблица 5.6

Организация

Должность

Фамилия...........

Имя..................

Отчество...........

Год рождения...

Пол...................

Адрес................

Место работы.

Должность........

Специализация

.Национальность Гражданство

Образование.................................Учебное заведение

Спец. по образованию..................................................

Иностранный язык — степень владения........................................

Телефоны служебный......................................ДОМ.

Дополнительные сведения ........................................................

Ф. И.О.

Дата

Подпись

9. Для оценки иотбора претендентов на вакантную должность могут быть использованыразличные методы, применение которых может быть болееилименее целесообразным для оценки разныхкачеств человека. Система основных методов должна быть изучена работниками отделауправления персоналом (звеном по отбору и приему персонала) в соответствии с табл. 5.7.

10. При подготовке к проведению собеседования надо тщатель­нопродумать вопрос о том, в какойобстановке — формальной или неформальной— будетпроходить беседа. От этого будет зави­сетьвыбор места, помещения, присутствующих лиц (руководителяорганизации, внешнего консультанта поотбору иоценке персона­ла, психолога и т.д.).Всех, комунеобходимо быть на собеседова­нии, нужно оповестить об этом заранее. П редупредите сотрудника у входав здание о прибытии конкретных лиц.

Кому:_______________________

Адрес: ______________ __________

Приглашение на собеседование

по вопросу найма кандидата

на вакантную должность

Уважаемый__________________!

(имя, отчество)

Большое спасибо за Ваш отклик на наше предложение.

Мы будем проводить собеседование с рядом кандидатов на следующей неделе, и хотели бы встретиться с Вами в 17.00, во вторник, 15 апреля для обсуждения прилагаемого описания работы и возможности Вашей работы, но данной должности.

Собеседование будет проходить по адресу: _________________________

Вам следует подойти к сотруднику при входе и сообщить Ф.И.О. Прилага­ем карту, показывающую, как быстрее добраться от станции метро ___

(платформы_____________________| до нашегоздания. Собеседование,

вероятно, продлится около часа.

Еслипредложенное время или дата неудобны для Вас, пожалуйста, дайте мне знать сразу же, чтобы мы могли установить другое время.

Буду Вам признателен, если Вы в любом случае сообщите о своем решении.

Дата

тел.______________ Искренне Ваш ________________________

Ф.И.О., ДОЛЖНОСТЬ

 

 

Важный фактор эффективного собеседования — выработка стра­тегии, которая должна включать три элемента:

1) установление контакта с претендентом для создания довери­тельных, откровенных отношений;

2} подготовка содержания собеседования,т.е. тех вопросов,которые должны быть заданы претенденту;

3) управление процессом собеседования (представителем орга­низации),

11. Лицо или лица, проводящие собеседование, должны четкопредставлять себе его цели, которые состоят вследующем:

1) оценить способности данного человека к выполнению рабо­ты по конкретной должности;

2) выяснить мотивацию претендента, т.е. почему он желает ра­ботать именно в даннойорганизации;

3) выяснить, управляем ли претендент, понимает ли, что такоесубординация, нисколько он уживчив,коммуникабелен с другими людьми.

Эти цели можно достичь с помощью предварительно состав­ленных и тщательнопродуманных вопросов, которые затем будут заданы кандидату в ходе собеседования.Готовясь к собеседованию, специалисты отдела управленияперсоналом должны изучить спе­циальную литературу срекомендациями, правилами эффективно­го собеседования.

12. В ходе собеседования не рекомендуется вести записи, однако небольшие пометки, замечания делать необходимо. С этой целью можно использовать оценочный лист собеседования, один из ва­риантов которого приведен в табл. 5.8. После окончания собеседо­вания специалист по управлению персоналом может дать краткий комментарий его результатов и указать дату сообщения претенден­ту о принятом решении.

13. Окончательное решение о приеме кандидата на работу в данную организацию или об отказе ему в этом должно быть принято в кратчайший срок руководителем организации по представле­нию отдела управления персоналом и непосредственного руково­дителя отбираемых работников на основании анализа и сопоставления всех представленных ими документов, результатов собеседо­вания, с одной стороны, и требований к работнику по конкрет­ной должности — с другой.

 

Система методов оценки и отборапретендентов (сравнительная характеристика)

Таблица 5.7

 

Оцениваемое качество
	Анализ анкетных данных	Проверка отзывов и рекомендаций	Квалифика­ционное тестирование	Психологи­ческое тестирование	Собеседо­вание	Оценочные деловые игры
1. Интеллект
2. Эрудиция
3. Профессиональные
знания, навыки
4. Организаторские способности, навыки
5.Коммуникационные способности, навыки
6. Личностные особенности
(психологический портрет)
7 Здоровье и работоспособ- ность
8. Внешний вид и манеры
9. Мотивация

«+» — рекомендуемый метод.

«++» — наиболее эффективное использование метода