Информационная система — это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ) на базе интеграции инфраструктуры компа­ний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных сис­тем решаются многие вопросы технической и технологической подго­товки производства, технологические, научно-технические, конструк­торские и нормативные расчеты, экономические обоснования, плани­рование и учет.

ЭВМ позволяет высвободить значительный состав учетчиков, бух­галтеров, плановиков и других работников, занятых планированием и нормированием труда, начислением зарплаты, учетом материаль­но-производственных запасов и их управлением, реализацией продук­ции, статистической отчетностью. ЭВМ стала обычным явлением в процессе управления непосредственно производственными процесса­ми. На основе быстрой обработки информации рассчитываются опти­мальные режимы работ участков и цехов, конвейеров, агрегатов и ма­шин, осуществляется диспетчеризация и оперативное управление про­изводством.

Современная ИСУ позволяет выполнять работу в трех основных направлениях:

1) пассивно реагирующую, когда машина выдает информацию и
пассивно реагирует на специальные требования и требования заказчи­ка снижать затраты на производство;

2) в опережающем направлении, когда она инициирует и направля­ет проекты, реализуемые с целью роста эффективности хозяйственной
деятельности;

3) в координирующем направлении, когда машина выступает в роли
консультанта по вопросам производственных требований и изменений
технологий.

В соответствии с этими направлениями работают и службы ИСУ:

1) пассивно реагируют на запросы и требования, для чего доста­точно иметь лишь аппаратные средства, программное обеспечение и сети при минимальных затратах и приемлемом уровне услуг;

2) действуют с опережением и прогнозированием, когда служба ИСУ хочет улучшить поддержку производственной деятельности. Здесь главное внимание обращается на формирование соответствую­щего кадрового обеспечения, развитие сетевых и информационных ре­сурсов;

3) берут на себя координирующую роль, если ставят цель разрабо­тать производство новых продуктов или услуг. При этом обращается внимание на организационную культуру, фактор времени, риск и гар­моничное развитие всего предприятия. Естественно, при таком режиме работы могут возникать противоречия между руководителями ИСУ и самой организации, которые разрешаются обычно с помощью беспри­страстной оценки конфликта самими вычислительными машинами.

Определенную роль в работе менеджера занимают телевизионные системы. Телевизионная сеть охватила огромные территории Земли. В 90-х гг. находились в пользовании три совместные телевизионные сис­темы:

NTSC (первые буквы комитета, разработавшего эту систему) — для США, Японии и еще 40 стран с населением 669 млн. человек;

SECAM (аббревиатура названия «Поочередность цветов и па­мять») — для российско-французского региона и еще 40 стран с насе­лением более 620 млн. человек;

PAL (строка с переменной фазой) — для 74 стран, в том числе Ин­дии и Китая с населением 2,6 млрд. человек.

Огромную роль в настоящее время имеет быстрая и надежная сис­тема спутниковой связи, которая существует уже около 30 лет и обес­печивает связь между удаленными точками.

Благодаря спутниковой системе связи в России можно принимать многие десятки телевизионных программ всего мира. Положение на фондовых рынках, курсы иностранных валют и акций, экономические показатели, спрос и предложение товаров и многое другое менеджеры узнают из телевизионных передач. Здесь же идет и «ненавязчивая рек­лама» и т. д.

В работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиорелейных, кабельных, волоконно-оптических каналов и других систем связи. Технология подготовки и передачи информации осуще­ствляется на телевизионных центрах с предварительной магнитной за­писью. Это дает возможность обеспечить четкий технический кон­троль качества записи, хронометраж, автоматизацию передачи и пере­хода на передачу другой информации, производить оперативный мон­таж. По наиболее важным и срочным сообщениям применяется также прямой репортаж и передачи с мест событий.

В последнее время нашла широкое применение волоконно-оптиче­ская связь, разрешительная способность которой по сравнению с обыч­ной значительно возросла (множество каналов с различной длиной волны и скоростью передачи свыше 1 млрд. бит в секунду).

Обмен информацией невозможен без соответствующей коммуника­ции. Руководители взаимодействуют между собой и с исполнителями посредством личных контактов, обмена документами и с помощью электронных средств связи. Менеджер может, как получать информа­цию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по сети Интер­нет.

К другим видам связи относятся: электронная почта, цифровая со­товая связь (радиосвязь), цифровая радиосвязь, но она сравнительно дорогая и используется в полиции, пожарных службах, экстренной ме­дицинской помощи, чрезвычайных ситуациях и т. д.

Наиболее распространенными коммуникационными сетями являют­ся: кольцевая, звездообразная, шинная.

Юридическое обеспечение защиты информации. В США в лю­бом штате действуют законы о компьютерных преступлениях, есть и несколько федеральных законов:

- связанные с мошенничеством (обманом);

- связанные с воровством (хищением имущества) и растратами в сфере информации;

- связанные с так называемым хакерством или несанкционирован­ным доступом в компьютеры и сети передачи данных, незаконным ис­пользованием машинного времени и занесением вирусов, несанкцио­нированным размещением программного обеспечения, на которые имеются авторские права.

Тщательно охраняются информационные системы, применяемые в воздушных сообщениях, управляющие системами оружия, работой АЭС, навигационным оборудованием.

Аппаратные средства

В практической работе менеджмента огромное место занимает пер­сональный компьютер. Общее представление о роли таких аппарат­ных средств дает перечисление возможностей персонального компью­тера.

Записная книжка. В таком режиме машина хранит необходимые адреса и фамилии, номера телефонов, расписание текущих дел, время совещаний и встреч, период, в течение которого необходимо выпол­нить ту или иную работу.

Личная картотека. В нееменеджер заносит указатель отработан­ных документов, книг, брошюр, статей, писем и др. Здесь может быть и список литературы или документов, с которыми необходимо ознако­миться в ближайшее время. В память машины можно занести также каталог личной библиотеки.

Лабораторный журнал. Для руководителя часто важно просмат­ривать предыдущую информацию по тому или иному вопросу и реше­нию, оценивать предпринятые действия. Для этого нет необходимости поднимать из архива множество документов, достаточно нажать соот­ветствующие клавиши, и за считанные секунды информация появится перед вами. Анализ прошлой информации позволяет менеджеру сде­лать верные выводы для будущей работы.

Текстовой процессор. Способность ЭВМ осуществлять редактиро­вание текстов дает возможность производить аналитические (формуль­ные) выкладки в режиме диалога. Здесь можно подготовить официаль­ное письмо, рукопись статьи или книги с изображением схем и рисун­ков на отдельных листах, таблицы, графики и др.

Наконец, это управление базами данных, библиотека программ, микрокалькулятор, небольшая универсальная вычислительная ма­шина и др.

Сегодня в распоряжении менеджеров могут быть самые различные типы компьютеров. Они подразделяются на группы в зависимости от класса, поколения и режима обработки информации.

К аппаратным средствам передачи и приема информации, исполь­зуемым менеджерами, относятся технические устройства, разработан­ные в США, Японии, Германии, Франции, России и других странах. Например, французская система «ТЕЛЕТЕЛЬ» включает небольшой телеэкран, клавиатуру и телефонную трубку. Система позволяет об­щаться в диалоговом режиме с центральными базами данных, полу­чать информацию и справки из самых различных источников и облас­тей — от географии и орфографии и до установления телексной связи с 2000 различных служб.

В Германии разработан терминал цехового комплекса (бывш. объединение «РОБОТРОН» — ГДР), позволяющий автоматизировать управление производством не только цеха, но и каждого рабочего места.

Фирма IBM предлагает менеджерам использовать электронную пи­шущую машинку «ТЕРМОТРОНИК-6750». Она может быть и быстро­действующим печатающим устройством в компьютерной системе вы­вода информации. В ее памяти имеется орфографический словарь на 50 тыс. слов, сверка с ним производится автоматически, а в случае ор­фографической ошибки подается звуковой сигнал. В словарь можно ввести 300 дополнительных терминов. К машинке подключается специальный экран для просмотра текста перед его распечатыва­нием.

Российскими инженерами разработан уникальный прибор — порта­тивная лаборатория «Панель инженера ТСА—110», позволяющая производить отладку программ пользователя, диагностировать компь­ютерную технику, изучать элементы аппаратного и программного обеспечения микропроцессорных устройств.

За последнее время менеджеры все чаще прибегают к услугам информационно-вычислительных центров (ИВЦ). Потоки информации идут туда с различных сторон и в самом разнообразном виде. Как ру­ководителю во всем этом быстро, полно и эффективно разобраться, чтобы принять необходимые решения?

Процесс движения информации в ИВЦ можно представить следую­щими этапами:

1) информация готовится в форме отчетов на бумаге или в электронном виде на ЭВМ;

2) определяется, что требуется конечному пользователю, и решает­ся целесообразность выполнения информационного заказа;

3) создается база данных и проводится кодирование программы для
производства, требуемого в п. 2;

4) осуществляется тестирование базы данных и программы,
созданной в п. 3;

5) создается и проводится прогон программы для производства, тре­буемого пользователем информационного продукта и его доставки;

6) сопровождается и расширяется база данных и программ
с учетом текущих хозяйственных изменений и требований обстановки.

Таким образом, ИВЦ — это производственная линия, на которой изо дня в день выпускается информационная продукция.

Одновременно с положительным эффектом ЭВМ увеличивает психологическую нагрузку, сокращает время для личных контактов и др. Все это может повлечь за собой возникновение нежелательного клима­та на производстве, нервные срывы у работников и в конечном итоге падение производительности труда. Машину нельзя противопоставлять человеку, делать его бессловесным придатком техники. Применение ЭВМ должно иметь разумные пределы.

Краткие выводы по теме

Информация в процессе управления играет чрезвычайно большую роль. Это совокупность сведений и сигналов о состоянии, процессах и явлениях в жизнедеятельности предприятий. Ее восприятие зависит от множества обстоятельств психологического и технического свойства. Информация является такой продукцией, которой интересуются бук­вально все руководители. В ряде стран имеет место юридическое обес­печение защиты информации.

Научно-технический прогресс, открытия и изобретения в области электроники позволили в последние десятилетия создать целые инфор­мационные системы и разнообразные информационные технологии. Среди них АСУ, ИСУ, ИВК, система Интернет с сетью персональных и профессиональных компьютеров, Информационно-вычислительные центры и комплексы и др.

К услугам менеджеров предоставлены самые разнообразные аппа­ратные средства, коммуникации и программное обеспечение. Конечно, все это стоит недешево, но затраты с лихвой окупаются резким повы­шением производительности управленческого труда.