Авансовый отчет в 2016 году (образец)

Авансовый отчет в 2016 году.

Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.

А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.

V Как заполнять авансовый отчет в 2016 году.

Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер.

Ø Работник в отчете указывает:

§ На лицевой стороне авансового отчета ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:

ü структурное подразделение, в котором трудится;

ü свою фамилию и инициалы;

ü должность по штатному расписанию;

ü назначение полученного аванса.

§ Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций.

Авансовый отчет в 2016 году (образец)

§ В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту.

§ Далее запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он потратил. Соответственно, подотчетник выводит перерасход или остаток средств. Суммы в рублях и копейках.

§ К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице.

§ По каждому документу сотрудник укажет:

ü дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;

ü наименование документа или расхода, которое подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;

ü сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.

§ Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).

§ Далее подотчетник подпишет авансовый отчет и проставит расшифровку подписи – только в одном месте (пометка 3 в образце выше).

Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).

Ø Какие реквизиты заполняет бухгалтер.

§ Проверьте авансовый отчет. Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.

§ По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер.

§ Затем сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета.

§ Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше).

§ В этой же таблице поставьте номер счета, на который относите затраты.

§ Далее суммы расходов и счета, на которые их списывают, перенесите в таблицу «Бухгалтерская запись» отчета (пометка 6 в образце выше).

Проводки такие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 оприходовали товары;

ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71 отразили расходы на услуги или работы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 учли входной НДС по подотчетным расходам.

§ Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

§ Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.

§ Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете Вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).

В учете запишите:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 получили от работника в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.

§ Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты.

Проводки такие:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94 удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.

§ Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у руководителя компании. Пусть он укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и подпись (пометка 8 в образце выше).