Авансовый отчет в 2016 году.
Работник должен подтвердить, что потратил подотчет по назначению. Представить авансовый отчет в 2016 году нужно за 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который выданы деньги.
А если человек болел, был в отпуске или в командировке – в трехдневный срок со дня выхода на работу.
V Как заполнять авансовый отчет в 2016 году.
Авансовый отчет в 2016 году сдается по унифицированной форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. Некоторые реквизиты авансового отчета заполняет работник, другие – бухгалтер.
Ø Работник в отчете указывает:
§ На лицевой стороне авансового отчета ставит дату (формат – ДД.ММ.ГГГГ). Это день, в который он заполняет документ и указывает в нем:
ü структурное подразделение, в котором трудится;
ü свою фамилию и инициалы;
ü должность по штатному расписанию;
ü назначение полученного аванса.
§ Работник также заполняет левую таблицу авансового отчета (пометка 1 в образце ниже). Здесь есть строки для сведений о предыдущем авансе, зависшем у сотрудника. В них всегда должны стоять прочерки. Ведь работнику выдают наличные деньги под отчет только в том случае, если он погасил старую задолженность. Такое требование прописано в п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций.
Авансовый отчет в 2016 году (образец)
§ В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства – наличными или на платежную карту.
§ Далее запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он потратил. Соответственно, подотчетник выводит перерасход или остаток средств. Суммы в рублях и копейках.
§ К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Перечень этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице.
§ По каждому документу сотрудник укажет:
ü дату и номер – графы 2 и 3 таблицы;
ü наименование документа или расхода, которое подтверждает бумага (например, проезд, проживание в командировке, стоимость приобретенных канцтоваров), – графа 4;
ü сумму в рублях и копейках или в инвалюте – графа 5 или 6.
§ Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
§ Далее подотчетник подпишет авансовый отчет и проставит расшифровку подписи – только в одном месте (пометка 3 в образце выше).
Когда работник принесет вам авансовый отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. Это отрезная часть формы № АО-1. В ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую потратил сотрудник. Не забудьте подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Ø Какие реквизиты заполняет бухгалтер.
§ Проверьте авансовый отчет. Срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Например, в положении о документообороте.
§ По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите название организации, код структурного подразделения, в котором трудится подотчетник, и его табельный номер.
§ Затем сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета.
§ Подтвержденные суммы впишите в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше).
§ В этой же таблице поставьте номер счета, на который относите затраты.
§ Далее суммы расходов и счета, на которые их списывают, перенесите в таблицу «Бухгалтерская запись» отчета (пометка 6 в образце выше).
Проводки такие:
| ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 | оприходовали товары; |
| ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71 | отразили расходы на услуги или работы; |
| ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 | учли входной НДС по подотчетным расходам. |
§ Если сотрудник потерял справку из обменного пункта, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие разъяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
§ Подведите итог: возможно, образовались перерасход или задолженность по подотчетным суммам. Перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
§ Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Когда он это сделает, в авансовом отчете Вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
| ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 | выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету; |
| ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 | получили от работника в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег. |
§ Если подотчетник не возвращает остаток в кассу, деньги удержите из его зарплаты.
Проводки такие:
| ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 | отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок; |
| ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94 | удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок. |
§ Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у руководителя компании. Пусть он укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и подпись (пометка 8 в образце выше).
